Einen Pitch-Wettbewerb organisieren: der richtige Ablauf
Bei einem Pitch-Wettbewerb entscheidet nicht nur die Qualität der Ideen, sondern auch ein sauberer Ablauf. Lege zuerst Format, Redezeit und Bewertung fest, bevor du Jury und Teilnehmende einlädst. Danach folgen Anmeldung, Unterlagen, Technik und Raumaufbau in dieser Reihenfolge. Plane außerdem feste Fristen für Pitch-Dateien und einen Techniktest ein – beides wird häufig zu spät erledigt und bringt den Zeitplan am Veranstaltungstag ins Wanken.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Wettkampfformat festlegen
2 Personen
- 3
Jurymitglieder ansprechen
- 4
Jurymitglieder bestätigen
- 5
Anmeldeformular erstellen
- 6
Wettkampfregeln veröffentlichen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Pitch-Dateien anfordern
- 11
Pitch-Dateien prüfen
2 Personen
- 12
Teilnehmerliste erstellen
- 13
Startreihenfolge auslosen
2 Personen
- 14
Drehbuch ausdrucken
- 15
Juryeformulare drucken
- 16
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 17
Catering bestellen
- 18
Einkaufen gehen
2 Personen
- 19
Technik testen
2 Personen
- 20
Präsentationen sichern
- 21
Jurybriefing vorbereiten
Event
- 22
Raum freimachen
3 Personen
- 23
Tische aufstellen
3 Personen
- 24
Stühle aufstellen
3 Personen
- 25
Jurytisch einrichten
2 Personen
- 26
Präsentationsecke einrichten
2 Personen
- 27
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 28
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 29
Catering bereitstellen
3 Personen
- 30
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 31
Jury empfangen
- 32
Teilnehmer registrieren
2 Personen
- 33
Teilnehmende instruieren
- 34
Gäste empfangen
3 Personen
- 35
Eröffnung betreuen
- 36
Pitch-Zeiten überwachen
- 37
Präsentationen betreuen
- 38
Mikrofon verwalten
- 39
Juryformulare austeilen
- 40
Snacks servieren
3 Personen
- 41
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 42
Pausebuffet auffüllen
2 Personen
- 43
Publikumsfragen betreuen
- 44
Jurybesprechung moderieren
- 45
Preisverleihung durchführen
2 Personen
- 46
Netzwerk-Getränke servieren
3 Personen
- 47
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 48
Geräte ausschalten
2 Personen
- 49
Geschirr sammeln
3 Personen
- 50
Müll einsammeln
3 Personen
- 51
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 52
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 53
Raum reinigen
3 Personen
- 54
Dekoration entfernen
2 Personen
- 55
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
- 56
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 57
Ergebnisse veröffentlichen
- 58
Teilnehmer verabschieden
- 59
Dankeschöns für die Jury übergeben
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 70
- Jurytisch
- Präsentationstisch
- HockerAnz. 6
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- LaptopAnz. 2
- HDMI-KabelAnz. 3
- HDMI-AdapterAnz. 4
- FunkmikrofoneAnz. 2
- Mikrofonständer
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- PräsentationsklickerAnz. 2
- StoppuhrAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 70
- WassergläserAnz. 70
- TellerAnz. 70
- BestecksetsAnz. 70
- ServierplattenAnz. 10
- ServierzangenAnz. 6
- KaffeekannenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 6
Dekoration
- NamensschilderAnz. 80
- StifteAnz. 30
- Flipchart-BlöckeAnz. 2
- Wegweiser-SchilderAnz. 6
- TischdeckenAnz. 8
- BallonsAnz. 40
- PreistrophäenAnz. 3
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- ScherenAnz. 3
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmopsAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 4
- StehlampenAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege das Wettbewerbsformat mindestens 4 Wochen vor dem Termin fest: Redezeit, Fragerunde, Bewertungskriterien und Ablauf pro Person müssen eindeutig sein. So kann die Jury ihre Formulare passend vorbereiten.
- Bestätige die Jurymitglieder spätestens 3 Wochen vorher und verschicke ein kurzes Jurybriefing. Darin stehen Bewertungsmaßstab, Zeitlimits und der Umgang mit Rückfragen während der Pitches.
- Setze für Anmeldungen und Pitch-Dateien zwei getrennte Fristen. Prüfe jede Präsentation spätestens 3 Werktage vor dem Wettbewerb und sichere alle Dateien zusätzlich auf dem Veranstaltungs-Laptop.
- Teste Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Adapter, Mikrofone und Lautsprecher am Vortag gemeinsam. Ein Ersatzkabel und eine Stoppuhr gehören ebenfalls an den Jurytisch, damit ein einzelner technischer Ausfall nicht den Ablauf stoppt.
- Plane den Raum mindestens 90 Minuten vor Einlass: Jurytisch, Präsentationstisch, Sitzplätze und Technik zuerst, Catering danach. Drucke Drehbuch, Juryeformulare, Namensschilder und Teilnehmerliste vor dem Aufbau aus, nicht erst kurz vor Beginn.
Häufige Fragen
- Wie viel Zeit braucht man, um einen Pitch-Wettbewerb zu organisieren?
- Plane mindestens 4 Wochen Vorlauf ein. In dieser Zeit kannst du das Format festlegen, eine Location reservieren, die Jury bestätigen, Anmeldungen bearbeiten und die Technik rechtzeitig testen.
- Wie lange sollte ein Pitch bei einem Wettbewerb dauern?
- Lege eine feste Dauer von etwa 3 bis 5 Minuten pro Pitch fest und ergänze höchstens 2 bis 3 Minuten für Fragen. Veröffentliche das Zeitlimit mit den Wettbewerbsregeln, damit alle dieselben Bedingungen kennen.
- Wann muss man die Pitch-Dateien anfordern und prüfen?
- Fordere die Dateien spätestens 7 Tage vor dem Termin an und prüfe sie spätestens 3 Werktage vorher. So bleibt Zeit, fehlende Schriften, inkompatible Formate oder defekte Videos zu ersetzen.
- Wie früh sollte man am Tag des Pitch-Wettbewerbs vor Ort sein?
- Sei mindestens 90 Minuten vor dem Einlass vor Ort. Rechne zusätzlich 30 Minuten für einen vollständigen Techniktest mit Präsentationen, Mikrofonen, Lautsprechern und Präsentationsklicker ein.
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