Cómo organizar un concurso de pitch sin perder el control
Un concurso de pitch necesita más preparación que una sucesión de presentaciones. Primero fija el formato, las reglas y los criterios de evaluación; después confirma al jurado y abre las inscripciones. En las semanas previas tendrás que revisar los archivos, sortear el orden de salida y probar toda la técnica. El día del evento, el cronómetro, las copias de seguridad y una mesa del jurado bien preparada evitan la mayoría de los retrasos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Definir el formato de la competición
2 personas
- 3
Contactar a los miembros del jurado
- 4
Confirmar al jurado
- 5
Crear formulario de inscripción
- 6
Publicar el reglamento de la competición
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Gestionar inscripciones
2 personas
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Solicitar los archivos de presentación
- 11
Comprobar los archivos de pitch
2 personas
- 12
Elaborar la lista de participantes
- 13
Sortear el orden de salida
2 personas
- 14
Imprimir el plan de trabajo
- 15
Imprimir los formularios del jurado
- 16
Preparar acreditaciones
2 personas
- 17
Pedir el catering
- 18
Hacer la compra
2 personas
- 19
Probar la técnica
2 personas
- 20
Hacer copias de seguridad de las presentaciones
- 21
Preparar la reunión del jurado
Evento
- 22
Despejar el espacio
3 personas
- 23
Montar mesas
3 personas
- 24
Colocar las sillas
3 personas
- 25
Preparar la mesa del jurado
2 personas
- 26
Montar el rincón de presentación
2 personas
- 27
Colgar señalización
2 personas
- 28
Colgar la decoración
2 personas
- 29
Preparar la restauración
3 personas
- 30
Enfriar las bebidas
2 personas
- 31
Recibir al jurado
- 32
Registrar a los participantes
2 personas
- 33
Instruir a los participantes
- 34
Recibir a los invitados
3 personas
- 35
Encargarse de la inauguración
- 36
Controlar los tiempos de presentación
- 37
Gestionar las presentaciones
- 38
Gestionar el micrófono
- 39
Repartir formularios del jurado
- 40
Servir aperitivos
3 personas
- 41
Rellenar las bebidas
2 personas
- 42
Reponer el bufé del descanso
2 personas
- 43
Gestionar las preguntas del público
- 44
Facilitar la deliberación del jurado
- 45
Gestionar la entrega de premios
2 personas
- 46
Servir el cóctel de networking
3 personas
- 47
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
- 48
Apagar el equipo
2 personas
- 49
Recoger la vajilla
3 personas
- 50
Recoger la basura
3 personas
- 51
Lavar la vajilla
2 personas
- 52
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 53
Limpiar el espacio
3 personas
- 54
Retirar la decoración
2 personas
- 55
Entregar la ubicación
2 personas
- 56
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 57
Publicar los resultados
- 58
Agradecer a los participantes
- 59
Entregar los detalles para el jurado
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 70
- Mesa del jurado
- Mesa de presentación
- Taburetescant. 6
- Percheroscant. 2
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátilcant. 2
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores HDMIcant. 4
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soporte de micrófono
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Clic de presentacióncant. 2
- Cronómetrocant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 70
- Vasos para aguacant. 70
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Bandejas para servircant. 10
- Pinzas de servircant. 6
- Jarras de cafécant. 4
- Jarras de aguacant. 6
Decoración
- Credencialescant. 80
- Bolígrafoscant. 30
- Bloc de rotafoliocant. 2
- Señales de orientacióncant. 6
- Mantelescant. 8
- Globoscant. 40
- Troféos de premiocant. 3
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Tijerascant. 3
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
- Lámparas de piecant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Define antes de abrir las inscripciones cuánto dura cada pitch, cuánto tiempo tienen las preguntas y qué ocurre si alguien se pasa del límite. Publica esas reglas junto con los criterios de evaluación.
- Confirma al jurado al menos 3 semanas antes y envíale la dinámica, los formularios y el horario. No des por cerrada la participación hasta tener confirmación individual de cada miembro.
- Pide los archivos de presentación entre 5 y 7 días antes. Comprueba que abren en el portátil del evento, guarda una copia en una segunda ubicación y lleva también los adaptadores HDMI necesarios.
- Haz una prueba técnica completa el día anterior: proyector, pantalla, micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, cables y regletas. Ensaya el cambio entre dos presentaciones con el cronómetro en marcha.
- Cierra la lista de participantes y sortea el orden al menos 48 horas antes. Imprime el plan de trabajo, los formularios del jurado y las acreditaciones; prepara además agua, café y el catering según las preferencias dietéticas recogidas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de pitch?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes si habrá inscripciones y jurado externo. Reserva el lugar y define el formato al principio; deja la revisión de presentaciones y la prueba técnica para la última semana.
- ¿Cuánto debe durar un pitch en un concurso?
- Un formato habitual es de 3 a 5 minutos de exposición y 2 a 3 minutos de preguntas. Elige una duración y aplícala por igual a todos, con un cronómetro visible para participantes y moderación.
- ¿Cuándo hay que enviar las presentaciones al organizador?
- Solicítalas entre 5 y 7 días antes del concurso. Así puedes comprobar fuentes, vídeos, proporciones de pantalla y compatibilidad con el portátil, y todavía tienes tiempo para pedir correcciones.
- ¿Qué equipo técnico hace falta para un concurso de pitch?
- Como mínimo necesitas portátil, proyector, pantalla, clic de presentación, cronómetro, micrófonos, altavoces, cables HDMI, adaptadores, alargadores y regletas. Haz una prueba completa 24 horas antes y conserva una copia de cada archivo.
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