Organiser un concours de pitch, étape par étape

Un concours de pitch repose sur une organisation très cadrée : format, inscriptions, jury et déroulé doivent être décidés dans cet ordre. Commencez par fixer la durée de chaque passage et les critères de notation, puis réservez le lieu et sécurisez la technique. Les présentations et l’ordre de passage sont souvent traités trop tard : prévoyez un contrôle des fichiers avant le jour J et une sauvegarde sur deux supports. Le plan ci-dessous vous aide à avancer sans oublier les détails qui ralentissent l’événement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Définir le format de la compétition
2 personnes
3
Contacter les membres du jury
4
Confirmer les jurés
5
Créer le formulaire d’inscription
6
Publier le règlement du concours
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Demander les fichiers de présentation
11
Vérifier les fichiers de pitch
2 personnes
12
Établir la liste des participants
13
Tirage de l'ordre de départ
2 personnes
14
Imprimer le déroulé
15
Imprimer les feuilles de jury
16
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
17
Commander le catering
18
Faire les courses
2 personnes
19
Tester la technique
2 personnes
20
Sauvegarder les présentations
21
Préparer le briefing du jury

Événement

22
Libérer de l’espace
3 personnes
23
Installer les tables
3 personnes
24
Installer les chaises
3 personnes
25
Installer la table du jury
2 personnes
26
Aménager le coin présentation
2 personnes
27
Installer la signalétique
2 personnes
28
Suspendre la décoration
2 personnes
29
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
30
Mettre les boissons au frais
2 personnes
31
Accueillir le jury
32
Enregistrer les participants
2 personnes
33
Informer les participants
34
Accueillir les invités
3 personnes
35
Assurer l’ouverture
36
Surveiller les temps de présentation
37
Animer les présentations
38
Gérer le micro
39
Distribuer les formulaires du jury
40
Servir des amuse-bouches
3 personnes
41
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
42
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
43
Animer les questions du public
44
Faciliter la délibération du jury
45
Assurer la remise des prix
2 personnes
46
Servir le cocktail réseau
3 personnes
47
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

48
Éteindre l’équipement
2 personnes
49
Rassembler la vaisselle
3 personnes
50
Collecter les déchets
3 personnes
51
Faire la vaisselle
2 personnes
52
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
53
Nettoyer l’espace
3 personnes
54
Retirer la décoration
2 personnes
55
Remettre le lieu en état
2 personnes
56
Rendre les articles empruntés
2 personnes
57
Publier les résultats
58
Remercier les participants
59
Remettre les remerciements au jury

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Table du jury
Table de présentation
Tabouretsqté 6
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 4
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Cliqueur de présentationqté 2
Chronomètreqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verres à eauqté 70
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 10
Pinces de serviceqté 6
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 6

Décoration

Badges nominatifsqté 80
Stylosqté 30
Blocs pour chevaletqté 2
Panneaux directionnelsqté 6
Nappesqté 8
Ballonsqté 40
Trophéesqté 3

Cuisine

Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Ciseauxqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampadairesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez le format avant d’ouvrir les inscriptions : indiquez la durée du pitch, celle des questions et le temps de transition entre deux participants. Sans ces durées, vous ne pouvez pas calculer correctement le nombre de passages.
Confirmez les jurés au moins 2 semaines avant le concours et envoyez-leur les critères de notation avec un briefing séparé. Préparez une feuille par juré et prévoyez un remplacement identifié en cas d’absence.
Demandez les fichiers de présentation plusieurs jours avant l’événement, puis testez chaque fichier sur l’ordinateur et le vidéoprojecteur utilisés sur place. Conservez une copie locale et une seconde sauvegarde, notamment pour les vidéos ou polices particulières.
Fermez les inscriptions avant de tirer l’ordre de passage et envoyez la liste finale aux participants. Imprimez le déroulé, les feuilles du jury et les badges nominatifs avant l’installation, afin de ne pas mobiliser l’équipe d’accueil au dernier moment.
Faites un test technique complet avant l’arrivée du public : son, microphones, câbles HDMI, adaptateurs, rallonges, multiprises et chronomètre. Installez la table du jury face à la zone de présentation et gardez un passage dégagé entre les chaises, les tables et l’équipement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de pitch ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, confirmer le jury, publier le règlement, traiter les inscriptions et vérifier les présentations plusieurs jours avant l’événement.
Quand faut-il confirmer les membres du jury ?: Confirmez les jurés au moins 2 semaines avant le concours. Envoyez ensuite le format, les critères de notation et l’horaire du briefing afin qu’ils puissent signaler un conflit ou une question à temps.
Quand demander les présentations des participants ?: Demandez les fichiers au plus tard 5 jours avant le jour J. Testez-les dès réception, puis fixez une date limite claire pour les corrections afin d’éviter une première vérification quelques minutes avant les pitches.
Combien de temps prévoir entre deux pitches ?: Réservez généralement 3 à 5 minutes entre deux passages pour les questions, les notes du jury et l’installation du participant suivant. Ajoutez aussi une pause d’au moins 15 minutes si la session dépasse 90 minutes.

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