Zo organiseer je een persconferentie zonder verrassingen

Begin met het doel, de kernboodschap en het programma voordat je een zaal reserveert. Leg daarna de datum, sprekers, perslijst, techniek en interviewmogelijkheden vast, zodat uitnodigingen inhoudelijk compleet zijn. Open de persaccreditatie en verzamel dieetwensen uiterlijk een week vooraf. In de laatste dagen controleer je de catering, druk je badges en draaiboek af en test je microfoons, presentatie, beamer en opnameapparatuur. Zo blijft er op de dag zelf ruimte voor ontvangst en onverwachte persvragen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaal reserveren
3
Sprekers en woordvoerders bevestigen
2 personen
4
Perslijst samenstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier publiceren
7
Persaccreditatie openen
8
Interviewmogelijkheden inventariseren
2 personen
9
Technische benodigdheden vastleggen
2 personen
10
Catering reserveren
11
Fotografie en video plannen
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Persbadges voorbereiden
2 personen
15
Persmap samenstellen
2 personen
16
Presentatie en persbericht opmaken
2 personen
17
Cateringbestelling controleren
18
Sprekersbriefing versturen
19
Draaiboek afdrukken
2 personen
20
Aanwezigheidslijst afdrukken
21
Naamkaartjes afdrukken
2 personen
22
Persmateriaal digitaal klaarzetten
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Apparatuur opladen

Event

26
Locatie openen
2 personen
27
Zaal controleren
2 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
29
Registratietafel inrichten
2 personen
30
Persmappen klaarleggen
2 personen
31
Naambadges sorteren
2 personen
32
Podiumtafel en stoelen plaatsen
3 personen
33
Achtergrond en bewegwijzering plaatsen
2 personen
34
Microfoons aansluiten
2 personen
35
Presentatie aansluiten
2 personen
36
Geluidsniveau testen
2 personen
37
Presentatie en video testen
2 personen
38
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
39
Pers registreren
3 personen
40
Badges uitdelen
2 personen
41
Koffie en thee serveren
2 personen
42
Sprekers opvangen
2 personen
43
Sprekers naar zaal begeleiden
44
Persconferentie openen
45
Sprekers aankondigen
46
Presentaties begeleiden
2 personen
47
Microfoons doorgeven
2 personen
48
Vragen uit de zaal registreren
49
Foto- en videomoment begeleiden
2 personen
50
Interviews faciliteren
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Hapjes serveren
2 personen
53
Persmateriaal nabestellen
54
Contactgegevens van pers verzamelen
55
Laatste interviews afronden
2 personen
56
Gasten uitgeleiden
2 personen

Nazorg

57
Apparatuur uitschakelen
2 personen
58
Persmateriaal veiligstellen
2 personen
59
Servies verzamelen
2 personen
60
Afval verzamelen
2 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
62
Zaal schoonmaken
3 personen
63
Keuken schoonmaken
2 personen
64
Locatie eindcontrole uitvoeren
2 personen
65
Materialen retourneren
2 personen
66
Bedankbericht versturen
67
Persbericht en foto's nazenden
2 personen
68
Opkomst en perscontacten verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 10
Podiumtafel
Spreekstoel
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 90
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4
Fotocamera'saantal 2
Videocamera
Statiefaantal 3
Opnamekaartenaantal 3
USB-sticksaantal 5
Laserpointer
Presentatieklikker

Registratie

Naamkaartjesaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Lanyardsaantal 100
Aanwezigheidsformulierenaantal 100
Balpennenaantal 30
Clipboardmappenaantal 6

Communicatie

Persmappenaantal 100
A4-printpapieraantal 2
Flip-over
Flip-overvellenaantal 30
Markeerstiftenaantal 12
Bewegwijzerbordenaantal 8
Pijlenstickersaantal 20

Decoratie

Achtergronddoek
Tafelkledenaantal 10
Bloemstukkenaantal 4

Verlichting

LED-lampenaantal 6
Lichtstatievenaantal 3

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Karaffenaantal 12
Schaaltjesaantal 12
Tangenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilmoppenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per spreker een duidelijk tijdsblok en houd 10 tot 15 minuten over voor vragen. Zet ook vooraf vast wie na afloop beschikbaar is voor individuele interviews.
Stuur de uitnodiging zodra datum, locatie, programma en aanmeldformulier klaar zijn; sluit de accreditatie bijvoorbeeld 48 uur voor aanvang, zodat je persbadges en aanwezigheidslijst op tijd kunt maken.
Test de volledige presentatieroute uiterlijk één werkdag vooraf: laptop, HDMI-kabels, adapters, beamer, projectiescherm, microfoons, mengpaneel en luidsprekers. Laad opnameapparatuur en powerbanks daarna opnieuw op.
Maak voor iedere journalist een persmap met persbericht, presentatie en contactgegevens. Zet dezelfde bestanden digitaal klaar op USB-sticks of een gedeelde link, zodat ontbrekende papieren geen vertraging veroorzaken.
Controleer de cateringbestelling de dag ervoor aan de hand van het aantal aanmeldingen en dieetwensen. Koel dranken vooraf en richt water bij de podiumtafel in; dat voorkomt onderbrekingen tijdens de verklaringen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een persconferentie?: Plan meestal 45 tot 60 minuten: ongeveer 20 tot 30 minuten voor statements en 15 tot 20 minuten voor vragen. Reserveer daarna nog minstens 30 minuten voor geplande interviews.
Wanneer moet je uitnodigingen voor een persconferentie versturen?: Stuur de eerste uitnodiging bij voorkeur 7 tot 14 dagen vooraf, zodra programma en locatie definitief zijn. Verstuur 24 uur voor aanvang een praktische reminder met tijd, route, accreditatie-informatie en interviewmogelijkheden.
Wanneer moet de persaccreditatie sluiten?: Sluit de aanmelding 24 tot 48 uur voor de persconferentie. Met die termijn kun je badges, naamkaartjes, aanwezigheidslijst, catering en zitplaatsen nog controleren.
Hoeveel microfoons heb je nodig voor een persconferentie?: Gebruik minimaal één microfoon per spreker aan de podiumtafel en één extra voor vragen uit de zaal. Test alle microfoons tegelijk uiterlijk één werkdag vooraf en houd een reserve-exemplaar of alternatief klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.