So organisierst du eine Pressekonferenz

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Beginne mit Termin, Programm und Raum, bevor du Einladungen verschickst. Plane für Aufbau und Technik mindestens 90 Minuten vor Beginn ein und kläre, ob Podiumstisch, Rednerpult und Bestuhlung im Saal vorhanden sind.
• Öffne die Presseakkreditierung frühzeitig und führe eine Anmeldeliste mit Medium, Name und Interviewwunsch. Verschicke die Einladung idealerweise 14 Tage vorher und sende drei bis fünf Tage vor dem Termin eine Erinnerung.
• Stimme den technischen Bedarf mit den Sprechern ab: Funkmikrofone, Lautsprecher, Beamer, Leinwand, Laptop sowie HDMI-Kabel und Adapter müssen zusammen getestet werden. Lade Geräte und Powerbanks am Vorabend auf und halte mindestens ein Ersatzkabel bereit.
• Bereite die Pressemappe nicht erst am Veranstaltungstag vor. Drucke Pressemitteilung, Präsentation und Ablauf mindestens einen Werktag vorher, lege digitale Pressematerialien auf USB-Sticks bereit und erstelle zusätzliche Exemplare für etwa 10 Prozent mehr Gäste als angemeldet.
• Plane Catering nach der Teilnehmerzahl und erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vorher. Kühle Getränke am Vorabend, stelle Wasser für jeden Sprecher bereit und prüfe die Bestellung am Veranstaltungstag mindestens zwei Stunden vor Einlass.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Pressekonferenz organisieren?

Starte sechs bis acht Wochen vorher mit Termin, Programm, Raum und Sprechern. Die Einladungen sollten etwa 14 Tage vor der Pressekonferenz verschickt werden, damit Medien die Teilnahme einplanen können.

Wann verschickt man die Einladung zu einer Pressekonferenz?

Verschicke die Einladung idealerweise 10 bis 14 Tage vor dem Termin. Sende drei bis fünf Tage vorher eine kurze Erinnerung und ergänze dabei Zugang, Beginn, Akkreditierung und mögliche Interviewzeiten.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Pressekonferenz?

Plane mindestens 90 Minuten für Bestuhlung, Podium, Mikrofone, Projektion und Registrierung ein. Für umfangreiche Video- oder Präsentationstechnik sind zwei bis drei Stunden realistischer, einschließlich eines vollständigen Funktionstests.

Wie viele Pressemappen sollte man vorbereiten?

Bereite für jede angemeldete Person eine Pressemappe vor und rechne zusätzlich mit etwa 10 Prozent Reserve. Bei 30 Anmeldungen sind 33 Mappen sinnvoll; digitale Unterlagen sollten parallel auf einem Laptop oder USB-Stick verfügbar sein.

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