Cómo organizar una conferencia de prensa sin improvisar

Una conferencia de prensa se organiza en un orden concreto: primero se fijan la fecha, el programa y la sede; después se confirman los portavoces y se convoca a los medios. La acreditación, las entrevistas y las necesidades técnicas deben cerrarse antes de preparar la sala. El día anterior conviene revisar el catering, cargar el equipo y dejar listos el dossier, el comunicado y la presentación. Este plan reúne 68 tareas y 63 elementos para controlar cada fase sin depender de la improvisación.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar la sede y la sala
3
Confirmar ponentes y portavoces
2 personas
4
Elaborar la lista de prensa
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Publicar el formulario de inscripción
7
Abrir la acreditación de prensa
8
Identificar opciones de entrevista
2 personas
9
Registrar las necesidades técnicas
2 personas
10
Reservar el catering
11
Planificar la fotografía y el video
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Gestionar inscripciones
2 personas
14
Preparar las acreditaciones de prensa
2 personas
15
Preparar dossier de prensa
2 personas
16
Preparar la presentación y el comunicado de prensa
2 personas
17
Revisar el pedido de catering
18
Enviar briefing a los ponentes
19
Imprimir el plan de trabajo
2 personas
20
Imprimir la lista de asistencia
21
Imprimir las tarjetas con nombres
2 personas
22
Preparar el material de prensa en digital
23
Hacer la compra
2 personas
24
Enfriar bebidas
2 personas
25
Cargar el equipo

Evento

26
Abrir la ubicación
2 personas
27
Comprobar la sala
2 personas
28
Colocar mesas y sillas
4 personas
29
Montar la mesa de registro
2 personas
30
Preparar las carpetas de prensa
2 personas
31
Ordenar las acreditaciones
2 personas
32
Colocar la mesa y las sillas del escenario
3 personas
33
Colocar el fondo y la señalización
2 personas
34
Conectar los micrófonos
2 personas
35
Conectar la presentación
2 personas
36
Probar el nivel de sonido
2 personas
37
Probar la presentación y el video
2 personas
38
Atender la recepción
2 personas
39
Registrar al personal
3 personas
40
Repartir acreditaciones
2 personas
41
Servir café y té
2 personas
42
Recibir a los ponentes
2 personas
43
Acompañar a los ponentes a la sala
44
Abrir la rueda de prensa
45
Anunciar a los ponentes
46
Coordinar presentaciones
2 personas
47
Pasar los micrófonos
2 personas
48
Registrar preguntas del público
49
Coordinar el momento de fotos y vídeo
2 personas
50
Facilitar las entrevistas
3 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Servir aperitivos
2 personas
53
Reponer material de prensa
54
Recopilar los datos de contacto de la prensa
55
Terminar las últimas entrevistas
2 personas
56
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

57
Apagar el equipo
2 personas
58
Asegurar el material de prensa
2 personas
59
Recoger la vajilla
2 personas
60
Recoger la basura
2 personas
61
Recoger mesas y sillas
4 personas
62
Limpiar la sala
3 personas
63
Limpiar la cocina
2 personas
64
Realizar la revisión final del recinto
2 personas
65
Devolver los materiales
2 personas
66
Enviar mensaje de agradecimiento
67
Enviar la nota de prensa y las fotos después
2 personas
68
Procesar la asistencia y los contactos con la prensa

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 90
Mesascant. 10
Mesa del escenario
Atril
Percheroscant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 90
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 90
Platoscant. 100
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 3
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores HDMIcant. 3
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 4
Cámaras fotográficascant. 2
Videocámara
Trípodecant. 3
Tarjetas de acreditacióncant. 3
Memorias USBcant. 5
Puntero láser
Clic de presentación

Registro

Tarjetas de nombrecant. 100
Portabadgescant. 100
Lanyardscant. 100
Formularios de asistenciacant. 100
Bolígrafoscant. 30
Carpetas portapapelescant. 6

Comunicación

Carpetas de prensacant. 100
Papel de impresión A4cant. 2
Pizarra de hojas
Hojas de rotafoliocant. 30
Rotuladores fosforescentescant. 12
Paneles de señalizacióncant. 8
Pegatinas de flechascant. 20

Decoración

Lona de fondo
Mantelescant. 10
Arreglos floralescant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 3

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Jarrascant. 12
Cuencoscant. 12
Pinzascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 6
Escoba y recogedorcant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 2
Paños de limpiezacant. 20

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y la sala antes de enviar invitaciones. Deja al menos 3 semanas para convocar a la prensa y confirmar a los ponentes.
Envía el briefing a los ponentes entre 48 y 72 horas antes. Incluye horarios, orden de intervención, duración de cada bloque y las opciones de entrevista.
Abre la acreditación con una fecha límite clara, idealmente 24 horas antes del acto. Así puedes preparar las tarjetas con nombres y la lista de asistencia sin trabajar con datos incompletos.
Haz una prueba técnica completa el día anterior: micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, proyector, pantalla, portátil, cables HDMI y adaptadores. Lleva al menos un alargador, una regleta y baterías externas de reserva.
Confirma el pedido de catering y las preferencias dietéticas 48 horas antes. Enfría las bebidas con tiempo y coloca café, agua y copas según el momento del programa, no todo al inicio.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una conferencia de prensa?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Ese margen permite reservar la sede, confirmar a los portavoces, elaborar la lista de prensa y gestionar las acreditaciones sin enviar cambios de última hora.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones a los medios?: Envíalas entre 2 y 3 semanas antes de la conferencia. Manda un recordatorio 3 días antes con el horario, la dirección, el formulario de inscripción y la información sobre entrevistas.
¿Cuándo hay que hacer la prueba técnica?: Haz una prueba completa como mínimo 24 horas antes y otra comprobación 60 minutos antes de recibir a la prensa. Prueba cada micrófono, la presentación, el vídeo, los cables y los adaptadores, no solo el sonido.
¿Cuánto catering calcular para una conferencia de prensa?: Para un formato de 2 horas, calcula una bebida sin alcohol por persona al llegar y otra durante el descanso, además de una ración de comida por asistente. Confirma el número final y las dietas 48 horas antes.

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