Organiser une conférence de presse sans rien laisser au dernier moment

Une conférence de presse se prépare dans un ordre précis : date et programme, lieu, intervenants, presse, technique, puis accueil. Commence par verrouiller les porte-parole et le déroulé avant d’envoyer les invitations. Le formulaire d’inscription et l’accréditation permettent ensuite de suivre les participants, les besoins alimentaires et les demandes d’interview. Les oublis les plus coûteux concernent souvent les adaptateurs HDMI, les badges, le dossier de presse numérique et la recharge du matériel le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et la salle
3
Confirmer les intervenants et les porte-parole
2 personnes
4
Établir la liste de presse
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Publier le formulaire d'inscription
7
Ouvrir l’accréditation presse
8
Recenser les possibilités d'interview
2 personnes
9
Recenser le matériel technique
2 personnes
10
Réserver le catering
11
Prévoir la photographie et la vidéo
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Préparer les badges presse
2 personnes
15
Constituer le dossier de presse
2 personnes
16
Mettre en forme la présentation et le communiqué de presse
2 personnes
17
Vérifier la commande traiteur
18
Envoyer le briefing des intervenants
19
Imprimer le déroulé
2 personnes
20
Imprimer la liste de présence
21
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
22
Préparer le matériel de presse en numérique
23
Faire les courses
2 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Recharger les appareils

Événement

26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Vérifier la salle
2 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Installer la table d'inscription
2 personnes
30
Préparer les dossiers de presse
2 personnes
31
Trier les badges nominatifs
2 personnes
32
Installer la table et les chaises de la scène
3 personnes
33
Installer le fond et la signalétique
2 personnes
34
Brancher les microphones
2 personnes
35
Brancher la présentation
2 personnes
36
Tester le niveau sonore
2 personnes
37
Tester la présentation et la vidéo
2 personnes
38
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
39
Enregistrer la presse
3 personnes
40
Distribuer les badges
2 personnes
41
Servir le café et le thé
2 personnes
42
Accueillir les intervenants
2 personnes
43
Accompagner les intervenants à la salle
44
Ouvrir la conférence de presse
45
Annoncer les intervenants
46
Animer les présentations
2 personnes
47
Passer les microphones
2 personnes
48
Enregistrer les questions de la salle
49
Encadrer le moment photo et vidéo
2 personnes
50
Faciliter les interviews
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
2 personnes
53
Commander du matériel de presse supplémentaire
54
Collecter les coordonnées de la presse
55
Finaliser les derniers entretiens
2 personnes
56
Accompagner les invités à la sortie
2 personnes

Suivi

57
Éteindre l’équipement
2 personnes
58
Sécuriser le matériel de presse
2 personnes
59
Rassembler la vaisselle
2 personnes
60
Rassembler les déchets
2 personnes
61
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
62
Nettoyer la salle
3 personnes
63
Nettoyer la cuisine
2 personnes
64
Effectuer le contrôle final du site
2 personnes
65
Retourner les matériels
2 personnes
66
Envoyer un message de remerciement
67
Envoyer le communiqué de presse et les photos en suivi
2 personnes
68
Gérer la participation et les contacts presse

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 10
Table de scène
Pupitre
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 90
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100

Équipement

Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4
Appareils photoqté 2
Caméra vidéo
Trépiedqté 3
Cartes d'enregistrementqté 3
Clés USBqté 5
Pointeur laser
Cliqueur de présentation

Inscription

Badges nominatifsqté 100
Porte-badgesqté 100
Lanyardsqté 100
Formulaires de présenceqté 100
Stylos à billeqté 30
Chemises à pinceqté 6

Communication

Dossiers de presseqté 100
Papier d'impression A4qté 2
Paperboard
Feuilles de paperboardqté 30
Marqueursqté 12
Panneaux de signalisationqté 8
Autocollants flèchesqté 20

Décoration

Bâche de fond
Nappesqté 10
Compositions floralesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 3

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 12
Petits bolsqté 12
Pincesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 20

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date et le programme avant toute invitation, puis confirme les intervenants et les porte-parole par écrit. Prévois un déroulé imprimé et un briefing séparé pour chaque personne qui prend la parole.
Prépare la liste de presse au moins 3 semaines avant la conférence et envoie les invitations avec un formulaire d’inscription. Ferme les accréditations à une date précise afin de pouvoir imprimer les badges et la liste de présence à temps.
Teste la technique dans la salle la veille : microphones sans fil, haut-parleurs, vidéoprojecteur, écran, ordinateur, câbles HDMI et adaptateurs. Prévois au moins 2 adaptateurs HDMI et 2 rallonges, car les branchements disponibles ne correspondent pas toujours au plan de salle.
Transforme le dossier de presse en version numérique et prépare les clés USB ou le lien de téléchargement avant l’accueil. Ajoute les possibilités d’interview au programme pour éviter que les journalistes cherchent un interlocuteur au dernier moment.
Confirme le traiteur 48 heures avant, notamment les quantités et les besoins alimentaires recueillis dans les inscriptions. Refroidis les boissons, recharge les appareils photo, la caméra vidéo et les batteries externes la veille, pas le matin de la conférence.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une conférence de presse ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer les intervenants, constituer la liste de presse, ouvrir l’accréditation et préparer le dossier de presse.
Quand envoyer les invitations à une conférence de presse ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la date, puis faites une relance 5 à 7 jours avant. Fixez la clôture des inscriptions au plus tard 3 jours avant pour finaliser les badges et le catering.
Quel matériel technique prévoir pour une conférence de presse ?: Prévoyez au minimum un microphone par intervenant, un pied de micro, des haut-parleurs, un ordinateur, un vidéoprojecteur et un écran. Ajoutez 2 câbles HDMI, 2 adaptateurs compatibles, des rallonges et des multiprises de secours.
Quand préparer le dossier de presse et les badges ?: Finalisez le dossier de presse numérique 3 à 5 jours avant, après validation du communiqué et de la présentation. Imprimez les badges nominatifs et la liste de présence la veille, à partir des inscriptions confirmées.

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