Zo organiseer je een ouder-kindmiddag zonder last-minute stress

Begin met een helder programma en een realistische indeling van ruimtes, activiteiten en begeleiding. Leg daarna de datum vast, reserveer het terrein en open de aanmeldingen met vragen over dieetwensen en deelname van kinderen. Plan vervolgens vrijwilligers, materialen en catering per onderdeel. De laatste week draait vooral om controleren: bezoekerslijst, weersverwachting, boodschappen, spelmaterialen en routeborden. Zo voorkom je dat ouders moeten wachten of dat begeleiders op de dag zelf nog moeten improviseren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Ruimtes en terrein reserveren
3
Activiteiten selecteren
3 personen
4
Leveranciers reserveren
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Vrijwilligers werven
2 personen
11
Activiteitenbegeleiders indelen
2 personen
12
Definitieve bezoekerslijst maken
13
Programma naar deelnemers sturen
14
Weersverwachting controleren
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Materialen controleren
2 personen
17
Spelmaterialen sorteren
2 personen
18
Naamlabels voorbereiden
2 personen
19
Routeborden maken
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Koelproducten opslaan
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
4 personen
23
Groenten wassen en snijden
3 personen
24
Dips en sauzen portioneren
2 personen
25
Dessert portioneren
2 personen
26
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
27
Partytenten opbouwen
4 personen
28
Activiteitenstations inrichten
5 personen
29
Knutseltafels inrichten
2 personen
30
Sportveld uitzetten
2 personen
31
Speurtocht uitzetten
3 personen
32
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
33
Verlichting ophangen
2 personen
34
Buffet opbouwen
4 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Koffiepunt klaarzetten
2 personen
37
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
38
Toiletten controleren
39
Afvalpunten plaatsen
2 personen
40
Informatietafel inrichten
2 personen
41
Naamlabels klaarleggen
42
Vrijwilligers instrueren
3 personen
43
Veiligheidsronde uitvoeren
2 personen

Event

44
Inloop en registratie begeleiden
3 personen
45
Naamlabels uitdelen
2 personen
46
Welkom en programma toelichten
47
Koffie en thee serveren
2 personen
48
Kinderen bij knutselactiviteit begeleiden
3 personen
49
Sportactiviteiten begeleiden
4 personen
50
Spelletjes begeleiden
3 personen
51
Speurtocht begeleiden
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Hapjes presenteren
3 personen
54
Hapjes aanvullen
2 personen
55
Prijsjes uitdelen
2 personen
56
Buffet openen
2 personen
57
Buffet serveren
4 personen
58
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
59
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
60
Muziek verzorgen
61
Dessert en fruit serveren
3 personen
62
Gezamenlijke afsluiting begeleiden
2 personen
63
Uitloop en vertrek begeleiden
3 personen
64
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

65
Eten en drinken opruimen
4 personen
66
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
69
Activiteitenmateriaal opruimen
3 personen
70
Locatie schoonmaken
4 personen
71
Toiletten schoonmaken
2 personen
72
Partytenten afbreken
4 personen
73
Apparatuur inpakken
2 personen
74
Materialen inventariseren
2 personen
75
Geleende spullen retourneren
2 personen
76
Restanten veilig opslaan
77
Gevonden voorwerpen teruggeven

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelaantal 10
Stoelaantal 90
Buffettafelaantal 3
Krukaantal 8
Tafellinnenaantal 12

Servies

Herbruikbaar bordaantal 100
Herbruikbare komaantal 90
Herbruikbare bekeraantal 120
Koffiekopaantal 50
Theeglasaantal 50
Besteksetaantal 100
Opscheplepelaantal 12
Schaalaantal 16
Kanaantal 8

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Thermoskanaantal 6
Snijplankaantal 4
Keukenmesaantal 6
Koelboxaantal 4
Serveertangaantal 8
Broodmandaantal 6

Apparatuur

Bluetoothspeakeraantal 2
Microfoon
Verlengkabelaantal 6
Stekkerdoosaantal 4
Oplaadbare powerbankaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Welkomstbord
Routebordaantal 10
Naamlabelhouderaantal 100
Naamlabelsaantal 100
Tafeldecoratieaantal 12

Verlichting

Lichtslingeraantal 6
LED-lantaarnaantal 8

Sportmateriaal

Voetbalaantal 4
Basketbalaantal 2
Softbalaantal 6
Hoepelaantal 12
Pionaantal 30
Springtouwaantal 12
Estafettestokaantal 8
Veldmarkeringaantal 2

Spelmateriaal

Gezelschapsspelaantal 12
Puzzelaantal 8
Speurtochtkaartaantal 40
Stempelkaartaantal 100
Kleurpotloodsetaantal 20
Schaaraantal 20
Lijmstiftaantal 30
Knutselpapieraantal 10
Verfschortaantal 20

Veiligheid

EHBO-doos
Zaklampaantal 4
Afzetlintaantal 2
Antislipmataantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per activiteit één vaste begeleider en noteer daarnaast een reservepersoon. Bij meerdere activiteiten raakt de bezetting anders snel uit balans wanneer iemand ziek is of een ouder eerder weg moet.
Vraag bij de aanmelding niet alleen het aantal kinderen, maar ook dieetwensen en de naam van de ouder. Maak de definitieve bezoekerslijst uiterlijk 3 dagen vooraf en stuur daarna het programma en de route.
Controleer materialen uiterlijk 2 dagen vooraf per activiteit. Sorteer spelmaterialen in aparte bakken en leg naamlabels, routeborden en verlengkabels klaar; juist die kleine zaken worden vaak pas op locatie gemist.
Bereid hapjes niet allemaal tegelijk voor. Was en snijd groenten uiterlijk 1 dag vooraf, portioneer dips en dessert apart en bewaar koelproducten direct in een koelbox of koelkast.
Maak 24 uur vooraf een buiten- en binnenplan. Controleer de weersverwachting, zet een partytent of alternatieve ruimte klaar en test microfoon, Bluetoothspeaker, verlengkabel en stekkerdoos vóór de eerste deelnemers komen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een ouder-kindmiddag?: Plan voor de bijeenkomst ongeveer 3 uur, bijvoorbeeld met een ontvangst, twee activiteitenblokken en een afsluitend eetmoment. Houd tussen onderdelen 10 tot 15 minuten vrij voor verplaatsen, toiletbezoek en opruimen.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een ouder-kindmiddag versturen?: Verstuur de uitnodiging bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf en open het aanmeldformulier direct. Sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de middag, zodat je dieetwensen, vrijwilligers en materialen nog kunt afstemmen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een ouder-kindmiddag?: Reken op minimaal 1 begeleider per activiteit en 1 extra persoon voor ontvangst, catering en onverwachte vragen. Bij groepen vanaf 30 deelnemers plan je daarnaast minstens 2 algemene vrijwilligers in.
Wanneer controleer je het materiaal voor een ouder-kindmiddag?: Doe een eerste materiaalcontrole 7 dagen vooraf en een laatste controle 1 tot 2 dagen vooraf. Test apparatuur op dezelfde dag en leg servies, tafels, stoelen, spelmaterialen en routeborden per onderdeel klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.