Zo organiseer je een sterrenkamp zonder gedoe

Een sterrenkamp organiseren begint niet bij het opbouwen van de tenten, maar bij overzicht over deelnemers, begeleiding en veiligheid. Verzamel eerst aanmeldingen, dieetwensen, noodcontacten en toestemmingsformulieren. Daarna leg je de groepsindeling, reserveringen, boodschappen en het programma vast. Op de dag zelf werk je van ontvangst naar tenten, eten en activiteiten, met zaklampen, EHBO en een weerplan binnen handbereik.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldformulier openen
3
Aanmeldingen verwerken
2 personen
4
Dieetwensen verzamelen
5
Noodcontacten verzamelen
6
Toestemmingsformulieren verzamelen
2 personen
7
Weersverwachting controleren
8
Programma afdrukken
9
Groepsindeling maken
2 personen
10
Begeleiderstaken verdelen
2 personen
11
Reserveringen bevestigen
12
Boodschappen doen
3 personen
13
Eten sorteren
2 personen
14
Dranken koelen
2 personen
15
Materialen controleren
2 personen
16
Zaklampen testen
2 personen
17
Tenten controleren
3 personen
18
EHBO-koffer vullen
19
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
20
Tenten opbouwen
6 personen
21
Tafels opstellen
3 personen
22
Stoelen plaatsen
3 personen
23
Buffet opbouwen
4 personen
24
Kookmateriaal klaarzetten
2 personen
25
Versiering ophangen
3 personen
26
Sterrenkijkplek inrichten
3 personen
27
Verlichting plaatsen
2 personen
28
Speurtocht uitzetten
3 personen
29
Spelmateriaal klaarleggen
2 personen
30
Naamkaartjes klaarleggen
31
Rustruimte inrichten
2 personen
32
Toiletten controleren
33
Veiligheidsronde lopen
2 personen

Event

34
Deelnemers ontvangen
4 personen
35
Aanwezigheid registreren
2 personen
36
Bagage naar tenten brengen
4 personen
37
Huisregels uitleggen
2 personen
38
Groepen indelen
3 personen
39
Kampterrein verkennen
8 personen
40
Kampvlag hijsen
2 personen
41
Kampactiviteiten begeleiden
8 personen
42
Dranken uitdelen
2 personen
43
Fruit en snacks serveren
3 personen
44
Speurtocht begeleiden
8 personen
45
Diner bereiden
4 personen
46
Buffet bijvullen
2 personen
47
Diner serveren
4 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Servies verzamelen
3 personen
50
Avondspel uitleggen
3 personen
51
Avondspel begeleiden
8 personen
52
Vuurplaats controleren
2 personen
53
Marshmallows uitdelen
2 personen
54
Sterrenkijkers uitdelen
2 personen
55
Sterren kijken begeleiden
4 personen
56
Warme dranken serveren
3 personen
57
Deelnemers naar tenten begeleiden
6 personen
58
Laatste aanwezigheidscontrole
2 personen

Nazorg

59
Eten afdekken
2 personen
60
Afval verzamelen
3 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Keuken schoonmaken
2 personen
63
Terrein opruimen
4 personen
64
Tenten afbreken
6 personen
65
Meubilair terugplaatsen
4 personen
66
Decoratie verwijderen
3 personen
67
Materialen schoonmaken
3 personen
68
Geleende spullen retourneren
2 personen
69
Overgebleven eten opslaan
2 personen
70
Gevonden voorwerpen verzamelen
71
Locatie schoon opleveren
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 50
Partytentenaantal 3
Picknickbankenaantal 4
Kleedjesaantal 8
Opbergkrattenaantal 12

Kamperen

Kampeertentenaantal 20
Tenthamersaantal 6
Haringenaantal 120
Scheerlijnenaantal 40
Slaapmattenaantal 45
Slaapzakkenaantal 45
Hoofdkussensaantal 45
Zaklampenaantal 45
Reservebatterijenaantal 90

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 60
Soepkommenaantal 50
Besteksetsaantal 60
Koffiekopjesaantal 30
Opscheplepelsaantal 8
Scharen voor voedselaantal 3

Keuken

Grote kookpannenaantal 4
Koekenpannenaantal 2
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Waterkokersaantal 2
Opslagbakkenaantal 12
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 5

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Megafoon

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Frisbeesaantal 6
Touwtrektouwenaantal 2
Springtouwenaantal 8
Pionnenaantal 30
Blinddoekenaantal 12

Spelmateriaal

Spelkaartenaantal 6
Dobbelstenenaantal 12
Touwaantal 100
Schrijfplatenaantal 10
Kleurstiftenaantal 10
Glowsticksaantal 60
Sterrenkaartenaantal 10
Verrekijkersaantal 6

Decoratie

Kampvlag
Vlaggenlijnenaantal 8
Papieren sterrenaantal 40
Naamkaartjesaantal 50

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Lantaarnsaantal 8
Hoofdlampenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 10
Zakfluitjesaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 6
Sponzenaantal 12
Afwasborstelsaantal 6
Bezemsetsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen vooraf en verwerk daarna dieetwensen, noodcontacten en toestemmingsformulieren in één deelnemersoverzicht. Zo ontbreekt er bij de ontvangst niemand cruciale informatie.
Maak de groepsindeling en verdeel begeleiderstaken minstens 3 dagen vooraf. Wijs per groep een verantwoordelijke aan voor tenten, eten, nachtelijke controle en het contact met ouders of verzorgers.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Zet partytenten, kleedjes en een alternatief programma klaar voordat regen of harde wind het opbouwen vertraagt.
Test alle zaklampen en leg per zaklamp reservebatterijen klaar. Controleer ook tenten, haringen, scheerlijnen, slaapmatten en slaapzakken vóór vertrek; een ontbrekende tenthamer ontdek je liever niet op locatie.
Plan de ontvangst vóór het eten en houd programma's, groepsindeling en noodinformatie op de ontvangsttafel. Zet dranken op tijd koud en sorteer eten vooraf, zodat begeleiders niet tegelijk hoeven te koken, uitdelen en deelnemers te registreren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een sterrenkamp organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met uitnodigingen, aanmeldingen en reserveringen. Sluit de praktische voorbereiding uiterlijk 7 dagen voor het kamp af en controleer het weer opnieuw 48 uur vooraf.
Wat regel je eerst bij het organiseren van een sterrenkamp?: Start met de deelnemerslijst en verzamel direct dieetwensen, noodcontacten en toestemmingsformulieren. Leg daarna begeleiding, groepsindeling, locatieafspraken en het programma vast.
Hoeveel begeleiders heb je nodig bij een sterrenkamp?: Dat hangt af van de leeftijd en groepsgrootte, maar wijs minimaal één verantwoordelijke per groep aan. Verdeel daarnaast aparte taken voor ontvangst, eten, veiligheid en nachtelijke controles uiterlijk 3 dagen vooraf.
Wanneer zet je de tenten op voor een sterrenkamp?: Bouw de tenten op vóór de ontvangst en vóór het programma begint, zodat deelnemers niet wachten terwijl begeleiders nog bezig zijn. Reken voor controle en opbouw extra tijd en plan minimaal 60 minuten speling vóór aankomst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.