Organiser un après-midi parent-enfant, étape par étape

Pour réussir un après-midi parent-enfant, commencez par fixer une date, un programme et des espaces adaptés aux activités. Les inscriptions servent ensuite à connaître le nombre d’enfants et d’adultes, les besoins alimentaires et le nombre d’animateurs nécessaires. La préparation se termine par le tri du matériel, les achats, le goûter et un contrôle météo. Prévoyez un calendrier précis : plusieurs tâches dépendent du nombre définitif de participants et ne peuvent pas être faites au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver les espaces et le terrain
3
Sélectionner les activités
3 personnes
4
Réserver les fournisseurs
5
Rédiger les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Recruter des bénévoles
2 personnes
11
Répartir les animateurs d'activités
2 personnes
12
Établir la liste définitive des visiteurs
13
Envoyer le programme aux participants
14
Vérifier les prévisions météo
15
Vérifier la liste des courses
2 personnes
16
Vérifier le matériel
2 personnes
17
Trier le matériel de jeu
2 personnes
18
Préparer les badges nominaux
2 personnes
19
Créer les panneaux de direction
20
Faire les courses
3 personnes
21
Stocker les produits réfrigérés
2 personnes
22
Préparer les en-cas
4 personnes
23
Laver et couper les légumes
3 personnes
24
Répartir les dips et les sauces en portions
2 personnes
25
Portionner le dessert
2 personnes
26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
27
Monter les tentes de réception
4 personnes
28
Installer les postes d’activités
5 personnes
29
Aménager les tables de bricolage
2 personnes
30
Délimiter le terrain de sport
2 personnes
31
Mettre en place la chasse au trésor
3 personnes
32
Raccorder la sonorisation
2 personnes
33
Installer l'éclairage
2 personnes
34
Monter le buffet
4 personnes
35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
36
Préparer le point café
2 personnes
37
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
38
Vérifier les toilettes
39
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
40
Aménager le stand d’information
2 personnes
41
Préparer les étiquettes nominatives
42
Briefer les bénévoles
3 personnes
43
Effectuer la ronde de sécurité
2 personnes

Événement

44
Gérer l'accueil et l'enregistrement
3 personnes
45
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
46
Accueil et présentation du programme
47
Servir le café et le thé
2 personnes
48
Encadrer les enfants lors de l’activité manuelle
3 personnes
49
Encadrer les activités sportives
4 personnes
50
Animer les jeux
3 personnes
51
Encadrer la chasse au trésor
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Présenter les amuse-bouches
3 personnes
54
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
55
Distribuer les prix
2 personnes
56
Ouvrir le buffet
2 personnes
57
Servir le buffet
4 personnes
58
Servir les repas diététiques
2 personnes
59
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
60
Fournir la musique
61
Servir le dessert et les fruits
3 personnes
62
Animer la clôture collective
2 personnes
63
Encadrer la sortie et le départ
3 personnes
64
Rassembler les objets trouvés

Suivi

65
Ranger la nourriture et les boissons
4 personnes
66
Collecter et trier les déchets
3 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
69
Ranger le matériel d'activités
3 personnes
70
Nettoyer le lieu
4 personnes
71
Nettoyer les toilettes
2 personnes
72
Démonter les tentes de fête
4 personnes
73
Emballer le matériel
2 personnes
74
Inventorier le matériel
2 personnes
75
Rendre les articles empruntés
2 personnes
76
Stocker les restes en toute sécurité
77
Restituer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Table plianteqté 10
Chaiseqté 90
Table de buffetqté 3
Tabouretqté 8
Nappesqté 12

Vaisselle

Assiette réutilisableqté 100
Bol réutilisableqté 90
Gobelet réutilisableqté 120
Tasse à caféqté 50
Verre à théqté 50
Set de couvertsqté 100
Cuillère de serviceqté 12
Platqté 16
Carafeqté 8

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Thermosqté 6
Planche à découperqté 4
Couteau de cuisineqté 6
Glacièreqté 4
Pince de serviceqté 8
Corbeille à painqté 6

Équipement

Enceinte Bluetoothqté 2
Microphone
Rallonge électriqueqté 6
Multipriseqté 4
Batterie externe rechargeableqté 2

Décoration

Guirlande de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Panneau d’accueil
Panneau d’orientationqté 10
Porte-étiquette de nomqté 100
Étiquettes nominativesqté 100
Décoration de tableqté 12

Éclairage

Guirlande lumineuseqté 6
Lanterne LEDqté 8

Matériel de sport

Footballqté 4
Basket-ballqté 2
Softballqté 6
Cerceauqté 12
Côneqté 30
Corde à sauterqté 12
Témoin de relaisqté 8
Marquage du terrainqté 2

Matériel de jeu

Jeu de sociétéqté 12
Puzzleqté 8
Carte de chasse au trésorqté 40
Carte à tamponnerqté 100
Set de crayons de couleurqté 20
Ciseauxqté 20
Bâton de colleqté 30
Papier de bricolageqté 10
Tablier de peintureqté 20

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampe de pocheqté 4
Ruban de balisageqté 2
Tapis antidérapantqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : prévoyez des créneaux distincts pour l’accueil, les activités, le goûter et le rangement. Cela permet aussi de réserver le terrain et les espaces correspondant à chaque activité.
Ouvrez rapidement le formulaire d’inscription et demandez le nombre d’adultes, d’enfants et les allergies ou régimes alimentaires. Arrêtez la liste définitive au moins 5 à 7 jours avant l’événement pour répartir les animateurs et préparer les badges.
Ne comptez pas uniquement sur les fournisseurs ou les animateurs : attribuez chaque activité à une personne précise et recrutez les bénévoles avant l’envoi du programme. Une seule personne ne devrait pas gérer à la fois l’accueil, la sonorisation et le goûter.
Préparez les aliments en deux temps : lavez et coupez les légumes, portionnez les sauces et le dessert la veille, puis stockez les produits réfrigérés au froid. Sortez les plats et les boissons au fur et à mesure pour éviter qu’ils restent trop longtemps à température ambiante.
Faites un contrôle matériel la veille, pas le matin même : tables, chaises, vaisselle réutilisable, rallonges, multiprises, enceinte et microphone. Vérifiez aussi les prévisions météo et décidez à l’avance si la tente ou un espace intérieur doit être installé.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un après-midi parent-enfant ?: Commencez 4 à 6 semaines avant la date prévue pour réserver les espaces, sélectionner les activités et contacter les fournisseurs. Envoyez les invitations dès que le programme est suffisamment stable, puis clôturez les inscriptions 5 à 7 jours avant l’événement.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un après-midi parent-enfant ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines à l’avance, avec la date, les horaires, le lieu, le programme et le lien d’inscription. Prévenez les participants du programme définitif environ 3 jours avant l’événement.
Combien d’animateurs faut-il prévoir pour les activités ?: Répartissez au minimum un animateur par activité prévue, puis ajoutez un bénévole pour l’accueil et un autre pour le goûter ou la logistique. Pour un groupe d’enfants nombreux, prévoyez environ un encadrant pour 8 à 10 enfants, selon l’activité et l’âge.
Quand préparer le goûter et le matériel ?: Préparez les légumes, les dips et les portions de dessert la veille, puis conservez les produits réfrigérés dans une glacière ou un réfrigérateur jusqu’au service. Triez et testez le matériel la veille également, afin de pouvoir remplacer une pièce manquante avant le jour J.

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