Cómo organizar una tarde para padres e hijos

Una tarde para padres e hijos funciona mejor cuando alternas actividades guiadas, tiempo libre y una pausa para comer. Empieza fijando la fecha, el horario y el espacio; después cierra las actividades y los proveedores antes de abrir las inscripciones. La lista definitiva de asistentes te permitirá repartir monitores, preparar etiquetas y calcular comida y material. Los últimos días deben centrarse en revisar el tiempo, enfriar los productos y dejar cada juego clasificado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar espacios y recinto
3
Seleccionar actividades
3 personas
4
Reservar proveedores
5
Redactar invitaciones
2 personas
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Abrir el formulario de inscripción
8
Gestionar inscripciones
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Reclutar voluntarios
2 personas
11
Asignar monitores de actividades
2 personas
12
Elaborar la lista definitiva de asistentes
13
Enviar el programa a los participantes
14
Comprobar el pronóstico del tiempo
15
Comprobar la lista de la compra
2 personas
16
Comprobar los materiales
2 personas
17
Clasificar el material de juego
2 personas
18
Preparar etiquetas con nombres
2 personas
19
Crear señales de ruta
20
Hacer la compra
3 personas
21
Guardar los productos refrigerados
2 personas
22
Preparar aperitivos
4 personas
23
Lavar y cortar las verduras
3 personas
24
Porcionar dips y salsas
2 personas
25
Porcionar el postre
2 personas
26
Montar mesas y sillas
4 personas
27
Montar las carpas
4 personas
28
Montar estaciones de actividades
5 personas
29
Montar mesas de manualidades
2 personas
30
Marcar el campo deportivo
2 personas
31
Organizar la búsqueda del tesoro
3 personas
32
Conectar el equipo de sonido
2 personas
33
Colgar la iluminación
2 personas
34
Montar el buffet
4 personas
35
Enfriar las bebidas
2 personas
36
Preparar el rincón del café
2 personas
37
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
38
Comprobar los baños
39
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
40
Montar la mesa de información
2 personas
41
Dejar listos los etiquetas de nombre
42
Instruir a los voluntarios
3 personas
43
Realizar una ronda de seguridad
2 personas

Evento

44
Coordinar la llegada y el registro
3 personas
45
Repartir etiquetas con nombre
2 personas
46
Dar la bienvenida y explicar el programa
47
Servir café y té
2 personas
48
Guiar a los niños en la actividad de manualidades
3 personas
49
Coordinar actividades deportivas
4 personas
50
Guiar los juegos
3 personas
51
Guiar la búsqueda del tesoro
3 personas
52
Rellenar las bebidas
2 personas
53
Presentar los aperitivos
3 personas
54
Reponer los aperitivos
2 personas
55
Repartir premios
2 personas
56
Abrir el buffet
2 personas
57
Servir el bufé
4 personas
58
Servir comidas especiales
2 personas
59
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
60
Proporcionar la música
61
Servir el postre y la fruta
3 personas
62
Guiar el cierre conjunto
2 personas
63
Guiar la salida y el desalojo
3 personas
64
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

65
Recoger comida y bebida
4 personas
66
Recoger y separar la basura
3 personas
67
Lavar la vajilla
3 personas
68
Recoger mesas y sillas
4 personas
69
Recoger el material de actividades
3 personas
70
Limpiar el lugar
4 personas
71
Limpiar los baños
2 personas
72
Desmontar las carpas
4 personas
73
Empacar el equipo
2 personas
74
Inventariar materiales
2 personas
75
Devolver los objetos prestados
2 personas
76
Guardar los restos de forma segura
77
Devolver objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpa plegablecant. 2
Mesa plegablecant. 10
Sillacant. 90
Mesa del bufécant. 3
Taburetecant. 8
Manteleríacant. 12

Vajilla

Plato reutilizablecant. 100
Cuenco reutilizablecant. 90
Vaso reutilizablecant. 120
Taza de cafécant. 50
Vaso de técant. 50
Juego de cubiertoscant. 100
Cuchara de servircant. 12
Fuentecant. 16
Latacant. 8

Cocina

Cafeteracant. 2
Hervidor de aguacant. 2
Termocant. 6
Tabla de cortarcant. 4
Cuchillo de cocinacant. 6
Nevera portátilcant. 4
Pinza para servircant. 8
Cesta para pancant. 6

Equipo

Altavoz Bluetoothcant. 2
Micrófono
Cable alargadorcant. 6
Regletacant. 4
Powerbank recargablecant. 2

Decoración

Guirnalda de banderinescant. 8
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Cartel de bienvenida
Señal de rutacant. 10
Portaetiquetas para nombrecant. 100
Etiquetas con nombrescant. 100
Decoración de mesacant. 12

Iluminación

Guirnalda de lucescant. 6
Farol LEDcant. 8

Material deportivo

Fútbolcant. 4
Baloncestocant. 2
Softbolcant. 6
Arocant. 12
Conocant. 30
Cuerda para saltarcant. 12
Testigo de relevocant. 8
Marcaje del campocant. 2

Material de juego

Juego de mesacant. 12
Puzzlecant. 8
Mapa de búsqueda del tesorocant. 40
Tarjeta de selloscant. 100
Set de lápices de colorescant. 20
Tijerascant. 20
Pegamento en barracant. 30
Papel para manualidadescant. 10
Delantal para pintarcant. 20

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Linternacant. 4
Cinta de balizamientocant. 2
Alfombrilla antideslizantecant. 6

Catering

Compras

Consejos

Define un programa con bloques de 45 a 60 minutos y deja al menos 15 minutos entre actividades para cambiar de grupo, beber agua y reorganizar el material.
Abre las inscripciones cuando ya tengas confirmados el espacio y las actividades. Pide las preferencias dietéticas en el mismo formulario y cierra la lista definitiva entre 5 y 7 días antes.
Calcula un monitor por cada grupo de 10 a 12 niños y asigna sus turnos antes de enviar el programa. Así sabrás quién acompaña cada actividad y quién cubre las pausas.
Haz la compra de alimentos frescos entre 1 y 2 días antes. Lava y corta las verduras, porciona las salsas y el postre, y guarda todo lo refrigerado en una nevera portátil o en el recinto.
El día anterior comprueba el pronóstico, los materiales y los cables de sonido. Prepara las etiquetas con nombres, las señales de ruta y el material de cada juego en cajas separadas para no buscarlo durante la tarde.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una tarde para padres e hijos?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el espacio, elegir actividades y contactar con proveedores. Abre las inscripciones cuando el programa básico esté cerrado y confirma asistentes 5-7 días antes.
¿Cuántos monitores hacen falta para una tarde con niños?: Calcula un monitor por cada 10-12 niños en actividades dirigidas. Añade al menos una persona de apoyo para cubrir pausas, entradas, el bufé y cualquier cambio de grupo.
¿Cuánta comida preparo por persona?: Para una merienda de 2-3 horas, calcula 2-3 porciones pequeñas saladas y 1-2 porciones de postre por persona, además de bebidas. Aumenta la cantidad un 10% si no tienes confirmada la asistencia final.
¿Cuándo preparo los aperitivos y las verduras?: Compra los productos frescos 1-2 días antes y prepara las verduras y las salsas el mismo día o la víspera, según su conservación. Guarda los alimentos refrigerados hasta el momento de servirlos.

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