Een orkestenwedstrijd organiseren: zo pak je het aan

Begin met het wedstrijdreglement en leg daarna pas de inschrijving, jury en locatie vast. Je hebt een strak tijdschema nodig waarin niet alleen de optredens staan, maar ook opbouw, soundcheck, wissels en prijsuitreiking. Controleer vroeg of de locatie ruimte heeft voor podium, publiek, instrumentenopslag en kleedkamers. Regel techniek, jury-instructies en vrijwilligers uiterlijk enkele weken vooraf; op de wedstrijddag is er weinig tijd om ontbrekende lessenaars, kabels of routeborden te herstellen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
2
Deelnemende orkesten uitnodigen
2 personen
3
Inschrijvingen openen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Muziekstukken registreren
2 personen
6
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Juryleden uitnodigen
2 personen
9
Juryvergoeding regelen
10
Locatie reserveren
2 personen
11
Vergunningen controleren
12
Verzekering controleren
13
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
14
Juryinstructies opstellen
2 personen
15
Programma laten drukken
16
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
17
Publieksuitnodigingen versturen
2 personen
18
Vrijwilligers werven
2 personen
19
Vrijwilligers indelen
2 personen
20
EHBO-contact vastleggen
21
Parkeerinformatie voorbereiden
22
Routeborden ontwerpen
23
Prijzen en certificaten bestellen
2 personen
24
Muzieklessenaars controleren
2 personen
25
Instrumentenopslag plannen
2 personen
26
Catering bestellen
2 personen
27
Boodschappen doen
2 personen
28
Techniek reserveren
2 personen
29
Fotograaf briefen
30
Draaiboek printen

Event

31
Locatie openen
2 personen
32
Laad- en loszone vrijhouden
2 personen
33
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
34
Wedstrijdruimte opbouwen
5 personen
35
Publieksstoelen opstellen
4 personen
36
Jurytafel inrichten
2 personen
37
Techniek aansluiten
3 personen
38
Verlichting controleren
2 personen
39
Routeborden plaatsen
2 personen
40
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
41
Dranken koud zetten
2 personen
42
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
43
Jury ontvangen
2 personen
44
Orkesten ontvangen
4 personen
45
Aanwezigheid registreren
2 personen
46
Programma's uitdelen
2 personen
47
Publiek verwelkomen
3 personen
48
Openingswoord verzorgen
49
Wedstrijdonderdelen aankondigen
50
Orkesten naar podium begeleiden
2 personen
51
Wissels tussen orkesten begeleiden
3 personen
52
Juryformulieren uitdelen
53
Juryformulieren innemen
54
Tijdschema bewaken
55
Catering serveren
3 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Koffie en thee bijvullen
2 personen
58
Toiletten controleren
2 personen
59
Afval verzamelen
2 personen
60
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
61
Winnaars bekendmaken
2 personen
62
Prijzen en certificaten uitreiken
3 personen
63
Slotwoord verzorgen
64
Publiek uitgeleiden
3 personen
65
Orkesten uitgeleiden
3 personen

Nazorg

66
Techniek uitschakelen
3 personen
67
Instrumentenopslag leegmaken
3 personen
68
Meubilair afbreken
5 personen
69
Decoratie verwijderen
2 personen
70
Servies verzamelen
3 personen
71
Servies afwassen
3 personen
72
Koelers legen en reinigen
2 personen
73
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
74
Locatie schoonmaken
4 personen
75
Toiletten schoonmaken
2 personen
76
Gevonden voorwerpen verzamelen
77
Uitslagen digitaal versturen
78
Bedankbericht versturen
79
Materialen inventariseren
2 personen
80
Geleende materialen retourneren
2 personen
81
Gehuurde techniek retourneren
2 personen
82
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptietafelsaantal 3
Jurytafelsaantal 3
Cateringtafelsaantal 6
Publieksstoelenaantal 300
Jurystoelenaantal 6
Kleedkamerstoelenaantal 40
Podiumdelenaantal 12
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Kledingrekkenaantal 6

Apparatuur

Muzieklessenaarsaantal 100
Lessenaarslampenaantal 40
Dirigentenlessenaarsaantal 8
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Monitorluidsprekersaantal 2
Versterker
Audiokabelsaantal 12
Verlengsnoerenaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Gaffer tapeaantal 6
Laptopaantal 2
Presentatiescherm
Beamer
Portofoonsaantal 8
Timeraantal 2
Fotocamera

Verlichting

Podiumspotsaantal 6
Ledlampenaantal 10
Batterijenaantal 40

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 300
Bordenaantal 300
Besteksetsaantal 300
Opscheplepelsaantal 12
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 8
IJscontainersaantal 4
Serveerplateausaantal 20
Scharenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4

Decoratie

Wedstrijdbanierenaantal 6
Podiumachtergrond
Tafelkledenaantal 12
Naamkaartjesaantal 30
Pijlbordenaantal 12
Programmastandaardsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het reglement vast voordat je orkesten uitnodigt. Noteer onder meer speelduur, verplichte muziekstukken, jurering, inschrijfdeadline en de manier waarop prijzen en certificaten worden uitgereikt.
Open de inschrijving pas nadat je capaciteit kent. Houd per orkest de contactpersoon, bezetting, muziekstukken, dieetwensen en benodigde opstelling bij; plan daarnaast een controlemoment 2 tot 3 weken voor de wedstrijd.
Plan de locatie niet alleen rond het podium. Reserveer aparte zones voor jurytafels, publieksstoelen, kleedkamerstoelen en instrumentenopslag, en controleer vooraf de stroompunten voor mengpaneel, luidsprekers, verlichting en lessenaarslampen.
Maak het wedstrijdschema met vaste wisseltijden. Reken per orkest tijd voor opkomen, opstellen, spelen en afbouwen, en zet een timer en portofoons klaar zodat jury, presentator en backstage dezelfde planning volgen.
Wijs vrijwilligers toe aan specifieke posten: ontvangst, backstage, parkeren, techniek en publieksbegeleiding. Verstuur parkeerinformatie en routeborden minstens 1 week vooraf en geef de jury-instructies uiterlijk enkele dagen voor aanvang door.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een orkestenwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf. Reserveer de locatie en nodig juryleden vroeg uit; open de inschrijving daarna, zodat je deelnemers een duidelijke deadline en wedstrijdvoorwaarden kunt geven.
Hoeveel tijd moet je per orkest in het wedstrijdschema rekenen?: Neem naast de speeltijd minimaal 10 tot 15 minuten op voor opkomen, opstelling en wissel. Plan bovendien een aparte soundcheck of technische controle vóór het eerste orkest, niet tussen alle optredens door.
Wanneer moet je de juryleden vastleggen?: Leg de jury bij voorkeur 3 tot 4 maanden vooraf vast. Regel daarna de vergoeding en stuur de jury-instructies uiterlijk 1 week voor de wedstrijd, zodat vragen over beoordeling en timing nog kunnen worden opgelost.
Wanneer verstuur je de deelnemersinformatie?: Stuur de definitieve informatie ongeveer 2 weken vooraf. Vermeld daarin het wedstrijdschema, de route, parkeermogelijkheden, opbouw- en soundchecktijden, instrumentenopslag, dieetwensen en een contactnummer voor de wedstrijddag.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.