Organiser un concours d’orchestres, étape par étape

Un concours d’orchestres se prépare d’abord sur le papier : règlement, catégories, morceaux imposés ou libres, critères de jugement et calendrier des inscriptions. Réservez ensuite le lieu et vérifiez les autorisations, l’assurance et les contraintes techniques avant d’inviter les formations. Prévoyez assez de temps pour contrôler les informations reçues, construire le programme et transmettre les consignes au jury comme aux participants. Le jour venu, la circulation des instruments, les pupitres, le son et les bénévoles demandent une organisation séparée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le règlement du concours
2 personnes
2
Inviter les orchestres participants
2 personnes
3
Ouvrir les inscriptions
4
Traiter les inscriptions
2 personnes
5
Enregistrer les morceaux
2 personnes
6
Vérifier les données des participants
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Inviter les membres du jury
2 personnes
9
Prévoir l’indemnité du jury
10
Réserver le lieu
2 personnes
11
Vérifier les autorisations
12
Vérifier l’assurance
13
Établir le programme de la compétition
2 personnes
14
Rédiger les instructions pour le jury
2 personnes
15
Faire imprimer le programme
16
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
17
Envoyer les invitations au public
2 personnes
18
Recruter des bénévoles
2 personnes
19
Répartir les bénévoles
2 personnes
20
Consigner le contact de premiers secours
21
Préparer les informations de stationnement
22
Concevoir les panneaux d’orientation
23
Commander les prix et les certificats
2 personnes
24
Vérifier les pupitres de musique
2 personnes
25
Planifier le stockage des instruments
2 personnes
26
Commander le catering
2 personnes
27
Faire les courses
2 personnes
28
Réserver la technique
2 personnes
29
Briefer le photographe
30
Imprimer le déroulé

Événement

31
Ouvrir le lieu
2 personnes
32
Garder la zone de chargement et de déchargement libre
2 personnes
33
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
34
Monter l’espace de compétition
5 personnes
35
Installer les sièges du public
4 personnes
36
Installer la table du jury
2 personnes
37
Brancher la technique
3 personnes
38
Vérifier l'éclairage
2 personnes
39
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
40
Monter le buffet traiteur
3 personnes
41
Mettre les boissons au frais
2 personnes
42
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
43
Accueillir le jury
2 personnes
44
Accueillir les orchestres
4 personnes
45
Enregistrer la présence
2 personnes
46
Distribuer les programmes
2 personnes
47
Accueillir le public
3 personnes
48
Faire le discours d’ouverture
49
Annoncer les épreuves de la compétition
50
Accompagner les orchestres jusqu’à la scène
2 personnes
51
Encadrer les transitions entre les orchestres
3 personnes
52
Distribuer les formulaires du jury
53
Récupérer les formulaires du jury
54
Veiller au planning
55
Servir le service traiteur
3 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
58
Vérifier les toilettes
2 personnes
59
Rassembler les déchets
2 personnes
60
Préparer la remise des prix
2 personnes
61
Annonce des gagnants
2 personnes
62
Remettre les prix et les certificats
3 personnes
63
Prononcer le discours de clôture
64
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
65
Accompagner les orchestres à la sortie
3 personnes

Suivi

66
Éteindre la technique
3 personnes
67
Vider le rangement des instruments
3 personnes
68
Démonter le mobilier
5 personnes
69
Retirer la décoration
2 personnes
70
Rassembler la vaisselle
3 personnes
71
Faire la vaisselle
3 personnes
72
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
73
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
74
Nettoyer le lieu
4 personnes
75
Nettoyer les toilettes
2 personnes
76
Rassembler les objets trouvés
77
Envoyer les résultats numériquement
78
Envoyer un message de remerciement
79
Inventorier le matériel
2 personnes
80
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
81
Retourner le matériel loué
2 personnes
82
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réceptionqté 3
Tables du juryqté 3
Tables de cateringqté 6
Chaises pour le publicqté 300
Chaises de juryqté 6
Chaises des vestiairesqté 40
Éléments de podiumqté 12
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4
Portants à vêtementsqté 6

Équipement

Pupitres de musiqueqté 100
Lampes de pupitreqté 40
Pupitres de chef d'orchestreqté 8
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Enceintes de monitoringqté 2
Amplificateur
Câbles audioqté 12
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 6
Ordinateur portableqté 2
Écran de présentation
Vidéoprojecteur
Talkies-walkiesqté 8
Minuterieqté 2
Appareil photo

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Lampes LEDqté 10
Pilesqté 40

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 300
Assiettesqté 300
Couvertsqté 300
Louchesqté 12
Thermosqté 8

Cuisine

Glacièresqté 8
Conteneurs à glaceqté 4
Plateaux de serviceqté 20
Ciseauxqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 12
Papier aluminiumqté 4

Décoration

Bannières de compétitionqté 6
Fond de scène
Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 30
Panneaux indicateursqté 12
Pupitres de programmeqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chariots de ménageqté 2
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez une date limite d’inscription au moins 6 à 8 semaines avant le concours. Demandez dès le départ le nom de l’orchestre, le nombre de musiciens, le morceau présenté et les besoins alimentaires.
Réunissez les besoins techniques avant de finaliser le programme : pupitres, lampes, microphones, retours, alimentation électrique et espace de stockage des instruments. Une vérification sur place 2 à 3 semaines avant évite les mauvaises surprises.
Donnez au jury une grille et des instructions écrites au moins 7 jours avant l’événement. Précisez les critères, le temps disponible par orchestre et la procédure en cas d’égalité.
Construisez le programme avec des horaires d’arrivée distincts pour les orchestres. Gardez une marge de 10 à 15 minutes entre deux passages pour l’installation, les réglages et les déplacements des instruments.
Répartissez les bénévoles par missions plutôt que de compter sur une aide générale : accueil, vestiaire, orientation, scène, jury et premiers secours. Prévoyez un responsable joignable par talkie-walkie pendant toute la compétition.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours d’orchestres ?: Prévoyez idéalement 3 à 6 mois. Les inscriptions peuvent ouvrir 6 à 8 semaines avant le concours, mais le lieu, les autorisations, le jury et la technique doivent être sécurisés plus tôt.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions des orchestres ?: Ouvrez-les environ 8 semaines avant l’événement et fixez une clôture 3 à 4 semaines avant. Gardez ensuite au moins 7 jours pour vérifier les données, les morceaux et les besoins de chaque participant.
Combien de temps prévoir entre deux passages ?: Réservez généralement 10 à 15 minutes entre deux orchestres pour installer les pupitres, déplacer les instruments et effectuer les réglages sonores. Ajoutez une marge supplémentaire si les formations sont très différentes.
Quand envoyer les consignes au jury et aux participants ?: Envoyez les consignes au jury au moins 7 jours avant et les informations pratiques aux orchestres 10 à 14 jours avant. Rappelez ensuite les horaires, le stationnement et le point d’accueil la veille.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.