Cómo organizar un concurso de orquestas paso a paso

Organizar un concurso de orquestas empieza mucho antes de reservar el escenario. Primero define el reglamento, las categorías, las piezas y el sistema de puntuación; después abre las inscripciones y confirma los datos de cada grupo. Cuando la participación esté cerrada, encaja el calendario, el jurado, el sonido y las necesidades del público. El día del concurso, los retrasos suelen aparecer por atriles, cambios de escenario, instrumentos mal almacenados o instrucciones poco claras.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Establecer el reglamento de la competición
2 personas
2
Invitar a las orquestas participantes
2 personas
3
Abrir inscripciones
4
Gestionar inscripciones
2 personas
5
Registrar piezas musicales
2 personas
6
Comprobar los datos de los participantes
2 personas
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Invitar a los miembros del jurado
2 personas
9
Gestionar la remuneración del jurado
10
Reservar el lugar
2 personas
11
Comprobar permisos
12
Comprobar el seguro
13
Elaborar el calendario de competición
2 personas
14
Preparar las instrucciones para el jurado
2 personas
15
Imprimir el programa
16
Enviar información a los participantes
2 personas
17
Enviar invitaciones al público
2 personas
18
Reclutar voluntarios
2 personas
19
Asignar voluntarios
2 personas
20
Registrar contacto de primeros auxilios
21
Preparar la información de aparcamiento
22
Diseñar carteles de ruta
23
Pedir premios y certificados
2 personas
24
Comprobar los atriles
2 personas
25
Planificar el almacenamiento de instrumentos
2 personas
26
Pedir el catering
2 personas
27
Hacer la compra
2 personas
28
Reservar técnica
2 personas
29
Informar al fotógrafo
30
Imprimir el plan de trabajo

Evento

31
Abrir la ubicación
2 personas
32
Mantener libre la zona de carga y descarga
2 personas
33
Montar el mostrador de recepción
2 personas
34
Montar el espacio de competición
5 personas
35
Colocar las sillas para el público
4 personas
36
Preparar la mesa del jurado
2 personas
37
Conectar la técnica
3 personas
38
Comprobar la iluminación
2 personas
39
Colocar señales de ruta
2 personas
40
Montar el bufé de catering
3 personas
41
Enfriar las bebidas
2 personas
42
Preparar el material de registro
2 personas
43
Recibir al jurado
2 personas
44
Recibir a las orquestas
4 personas
45
Registrar la asistencia
2 personas
46
Repartir programas
2 personas
47
Dar la bienvenida al público
3 personas
48
Dar el discurso de apertura
49
Anunciar las pruebas de la competición
50
Guiar a las orquestas al escenario
2 personas
51
Coordinar los cambios entre orquestas
3 personas
52
Repartir formularios del jurado
53
Recoger los formularios del jurado
54
Vigilar el horario
55
Servir el catering
3 personas
56
Rellenar las bebidas
2 personas
57
Reponer café y té
2 personas
58
Comprobar los baños
2 personas
59
Recoger la basura
2 personas
60
Preparar la entrega de premios
2 personas
61
Anunciar a los ganadores
2 personas
62
Entregar premios y certificados
3 personas
63
Preparar el discurso de clausura
64
Despedir al público
3 personas
65
Despedir a las orquestas
3 personas

Seguimiento

66
Apagar la técnica
3 personas
67
Vaciar el almacén de instrumentos
3 personas
68
Desmontar el mobiliario
5 personas
69
Retirar la decoración
2 personas
70
Recoger la vajilla
3 personas
71
Lavar la vajilla
3 personas
72
Vaciar y limpiar los refrigeradores
2 personas
73
Clasificar y retirar residuos
3 personas
74
Limpiar el lugar
4 personas
75
Limpiar los baños
2 personas
76
Recoger objetos perdidos
77
Enviar los resultados digitalmente
78
Enviar mensaje de agradecimiento
79
Inventariar materiales
2 personas
80
Devolver el material prestado
2 personas
81
Devolver el equipo alquilado
2 personas
82
Cerrar el recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de recepcióncant. 3
Mesas del juradocant. 3
Mesas de cateringcant. 6
Asientos para el públicocant. 300
Sillas del juradocant. 6
Sillas del vestuariocant. 40
Piezas de escenariocant. 12
Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4
Percheroscant. 6

Equipo

Atriles de músicacant. 100
Lámparas de atrilcant. 40
Atriles de directorcant. 8
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Altavoces de monitorcant. 2
Amplificador
Cables de audiocant. 12
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Cinta gaffercant. 6
Portátilcant. 2
Pantalla de presentación
Proyector
Walkie-talkiescant. 8
Temporizadorcant. 2
Cámara de fotos

Iluminación

Focos de escenariocant. 6
Lámparas LEDcant. 10
Bateríascant. 40

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 300
Platoscant. 300
Cubiertoscant. 300
Cucharonescant. 12
Termoscant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Contenedores para hielocant. 4
Bandejas para servircant. 20
Tijerascant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzas de servircant. 12
Papel de aluminiocant. 4

Decoración

Banderolas de competicióncant. 6
Fondo del escenario
Mantelescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 30
Carteles direccionalescant. 12
Atriles para programascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 12
Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Carros de limpiezacant. 2
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el reglamento antes de invitar a las orquestas. Indica el plazo de inscripción, la duración de cada actuación, las piezas permitidas, los criterios de puntuación y qué ocurre si un grupo llega tarde.
No esperes al último día para revisar las inscripciones. Comprueba nombres, número de integrantes, repertorio y preferencias dietéticas, y envía una confirmación escrita a cada orquesta al menos una semana antes.
Reserva tiempo entre actuaciones para mover instrumentos y ajustar micrófonos. Además del horario para el público, prepara una versión operativa con entradas, pruebas de sonido, cambios de escenario y pausas del jurado.
Da al jurado instrucciones por escrito y utiliza un temporizador visible. Incluye la escala de puntuación, el orden de intervención, el procedimiento para empates y el momento exacto de entregar las hojas.
Asigna voluntarios a zonas concretas, no solo a tareas generales. Necesitarás responsables para recepción, vestuario, escenario, aparcamiento, público y comunicación por walkie-talkie; entrega también un contacto de primeros auxilios y un plan de rutas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de orquestas?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva primero el lugar y comprueba permisos y seguro; después fija el reglamento, contacta con el jurado y abre las inscripciones.
¿Cuándo se debe cerrar la inscripción de las orquestas?: Cierra las inscripciones al menos 3 semanas antes del concurso. Así tendrás tiempo para comprobar participantes, registrar las piezas, preparar el calendario y enviar instrucciones definitivas.
¿Cuánto tiempo hay que dejar entre actuaciones?: Calcula entre 15 y 30 minutos por cambio, según el tamaño de las orquestas y la cantidad de instrumentos. Añade una pausa de al menos 20 minutos para el jurado y una reserva de 10 minutos por cada bloque de actuaciones.
¿Qué hay que preparar para el escenario y el sonido?: Comprueba como mínimo 48 horas antes los atriles, lámparas, micrófonos, soportes, mesa de mezclas, altavoces, monitores, amplificador y cables. El día anterior, etiqueta el material y define dónde se guardarán los instrumentos durante las actuaciones.

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