Einen Orchesterwettbewerb Schritt für Schritt organisieren
Ein Orchesterwettbewerb beginnt nicht mit dem Bühnenaufbau, sondern mit klaren Regeln und einem belastbaren Zeitplan. Lege zuerst Kategorien, Bewertung, Stückvorgaben und Anmeldefristen fest, bevor du Orchester und Jury einlädst. Danach folgen Raum, Genehmigungen, Technik, Verpflegung und die Einteilung der Helfer. Plane außerdem genug Zeit für Änderungen ein: Teilnehmerdaten, Musikstücke und Ernährungswünsche sind selten beim ersten Eingang vollständig.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Wettbewerbsreglement festlegen
2 Personen
- 2
Teilnehmende Orchester einladen
2 Personen
- 3
Anmeldungen öffnen
- 4
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 5
Musikstücke erfassen
2 Personen
- 6
Teilnehmerdaten prüfen
2 Personen
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Jurymitglieder einladen
2 Personen
- 9
Juryvergütung regeln
- 10
Location reservieren
2 Personen
- 11
Genehmigungen prüfen
- 12
Versicherung prüfen
- 13
Wettkampfplan erstellen
2 Personen
- 14
Richteranweisungen erstellen
2 Personen
- 15
Programm drucken lassen
- 16
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
- 17
Publikumseinladungen verschicken
2 Personen
- 18
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 19
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 20
Erste-Hilfe-Kontakt festhalten
- 21
Parkinformationen vorbereiten
- 22
Wegweiser entwerfen
- 23
Preise und Zertifikate bestellen
2 Personen
- 24
Notenpulte kontrollieren
2 Personen
- 25
Lagerung der Instrumente planen
2 Personen
- 26
Catering bestellen
2 Personen
- 27
Einkaufen gehen
2 Personen
- 28
Technik reservieren
2 Personen
- 29
Fotografen briefen
- 30
Ablaufplan ausdrucken
Event
- 31
Location öffnen
2 Personen
- 32
Be- und Entladezone freihalten
2 Personen
- 33
Empfangstheke aufbauen
2 Personen
- 34
Wettkampfraum aufbauen
5 Personen
- 35
Publikumssitze aufstellen
4 Personen
- 36
Jurytisch einrichten
2 Personen
- 37
Technik anschließen
3 Personen
- 38
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
- 39
Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 40
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 41
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 42
Anmeldematerial bereitlegen
2 Personen
- 43
Jury empfangen
2 Personen
- 44
Orchester empfangen
4 Personen
- 45
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 46
Programme ausgeben
2 Personen
- 47
Publikum begrüßen
3 Personen
- 48
Eröffnungsrede halten
- 49
Wettbewerbsteile ankündigen
- 50
Orchester zur Bühne begleiten
2 Personen
- 51
Wechsel zwischen Orchestern begleiten
3 Personen
- 52
Juryformulare austeilen
- 53
Juryformulare einsammeln
- 54
Zeitplan überwachen
- 55
Catering ausgeben
3 Personen
- 56
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 57
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
- 58
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 59
Abfall sammeln
2 Personen
- 60
Preisverleihung vorbereiten
2 Personen
- 61
Gewinner bekanntgeben
2 Personen
- 62
Preise und Zertifikate überreichen
3 Personen
- 63
Schlusswort halten
- 64
Publikum verabschieden
3 Personen
- 65
Orchester verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 66
Technik ausschalten
3 Personen
- 67
Instrumentenlager leeren
3 Personen
- 68
Möbel abbauen
5 Personen
- 69
Dekoration entfernen
2 Personen
- 70
Geschirr sammeln
3 Personen
- 71
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 72
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
- 73
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
- 74
Location reinigen
4 Personen
- 75
Toiletten reinigen
2 Personen
- 76
Fundsachen sammeln
- 77
Ergebnisse digital versenden
- 78
Dankesnachricht versenden
- 79
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 80
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 81
Gemietete Technik zurückgeben
2 Personen
- 82
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- EmpfangstischeAnz. 3
- JurytischeAnz. 3
- Catering-TischeAnz. 6
- PublikumssitzeAnz. 300
- JurystühleAnz. 6
- UmkleidestühleAnz. 40
- BühnenelementeAnz. 12
- AbsperrpfostenAnz. 12
- AbsperrbandAnz. 4
- KleiderständerAnz. 6
Ausstattung
- NotenpulteAnz. 100
- PultlampenAnz. 40
- DirigentenpulteAnz. 8
- MikrofoneAnz. 6
- MikrofonständerAnz. 6
- Mischpult
- LautsprecherAnz. 2
- MonitorspeakerAnz. 2
- Verstärker
- AudiokabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 10
- VerlängerungskabelAnz. 8
- Gaffer TapeAnz. 6
- LaptopAnz. 2
- Präsentationsbildschirm
- Beamer
- FunkgeräteAnz. 8
- TimerAnz. 2
- Fotokamera
Beleuchtung
- BühnenstrahlerAnz. 6
- LED-LampenAnz. 10
- BatterienAnz. 40
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 300
- TellerAnz. 300
- BestecksetsAnz. 300
- ServierlöffelAnz. 12
- ThermoskannenAnz. 8
Küche
- KühlboxenAnz. 8
- EisbehälterAnz. 4
- ServierplattenAnz. 20
- ScherenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 12
- AluminiumfolieAnz. 4
Dekoration
- WettkampfbannerAnz. 6
- Bühnenhintergrund
- TischdeckenAnz. 12
- NamensschilderAnz. 30
- WegweiserAnz. 12
- ProgrammständerAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- StaubsaugerAnz. 2
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- ReinigungswagenAnz. 2
- ToilettenbürstenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Setze die Anmeldefrist mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Wettbewerb. Prüfe danach Teilnehmerdaten, Besetzung, Musikstücke und Ernährungswünsche gesammelt, statt jede Änderung einzeln kurz vor dem Termin zu bearbeiten.
- Reserviere den Veranstaltungsort erst, wenn Bühne, Jurybereich, Umkleiden, Instrumentenlagerung und Publikumssitze gemeinsam geprüft sind. Für Aufbau, Soundcheck und Wegweiser solltest du zusätzlich mindestens einen halben Tag vor dem ersten Auftritt blockieren.
- Erstelle den Wettbewerbsplan erst nach Ablauf der Anmeldung. Berücksichtige pro Orchester nicht nur die Spielzeit, sondern auch Einlass, Bühnenwechsel, Stimmenständer und die Wege zur Lagerung der Instrumente.
- Lade Jurymitglieder frühzeitig ein und kläre die Vergütung schriftlich. Versende Richteranweisungen und Teilnehmerinformationen spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Wettbewerb, damit Rückfragen nicht in der letzten Woche zusammenlaufen.
- Teste Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Monitorspeaker, Timer und Präsentationstechnik am Veranstaltungsort. Lege Audiokabel, Verlängerungskabel und Gaffer Tape griffbereit bereit und bestimme eine Person, die während des Wettbewerbs ausschließlich technische Störungen übernimmt.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man einen Orchesterwettbewerb organisieren?
- Beginne etwa 6 bis 9 Monate vorher mit Reglement, Termin und Location. Öffne die Anmeldung idealerweise 3 bis 4 Monate vor dem Wettbewerb und verschicke den endgültigen Ablauf spätestens 10 bis 14 Tage vorher.
- Wie erstellt man einen Zeitplan für einen Orchesterwettbewerb?
- Sammle zuerst Spielzeiten, Umbauzeiten und Pausen aller Orchester. Plane pro Auftritt zusätzlich 10 bis 15 Minuten für Bühnenwechsel und richte eine Reserve von mindestens 30 Minuten pro Halbtag ein.
- Was muss man bei der Technik eines Orchesterwettbewerbs prüfen?
- Prüfe Mikrofone, Mikrofonständer, Mischpult, Lautsprecher, Monitorspeaker, Verstärker, Kabel, Timer und die Stromversorgung mindestens 2 Wochen vorher. Mache am Veranstaltungstag einen vollständigen Soundcheck, bevor das Publikum eingelassen wird.
- Wann sollte man Jury und Helfer einteilen?
- Frage die Jury möglichst 3 bis 4 Monate vorher an und kläre die Vergütung direkt mit der Zusage. Rekrutiere Helfer spätestens 6 Wochen vorher und teile ihnen Aufgaben wie Empfang, Bühne, Wegweisung, Catering und Erste-Hilfe-Kontakt mindestens 7 Tage vor dem Termin zu.
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