Zo organiseer je een orkestconcert

Begin met de datum, zaal, het orkest en de dirigent; pas daarna leg je het programma en repertoire vast. Zodra die basis staat, kun je kaartverkoop, uitnodigingen en promotie openen. Werk vervolgens naar de uitvoering toe met vrijwilligers, orkestpartijen, zaalindeling, techniek en catering. In de laatste week controleer je reserveringen, publieksstromen, stoelen, lessenaars en toegangskaarten. Zo voorkom je dat praktische zaken op de concertdag nog tussen repetitie en ontvangst moeten worden opgelost.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Orkest en dirigent bevestigen
3
Programma en repertoire vastleggen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Kaartverkoop openen
6
Promotie online plaatsen
2 personen
7
Posters verspreiden
3 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Reserveringen controleren
11
Catering bestellen
12
Vrijwilligers indelen
13
Programmafolders laten drukken
14
Toegangskaarten voorbereiden
2 personen
15
Orkestpartijen verzamelen
2 personen
16
Plattegrond zaal maken
2 personen
17
Publieksstromen bepalen
2 personen
18
Technische benodigdheden controleren
2 personen
19
Stoelen en lessenaars reserveren
20
Parkeerinformatie verspreiden
21
Weersverwachting controleren
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Programmafolders klaarleggen
2 personen
24
Registratielijst afdrukken
25
Catering voorbereiden
3 personen

Event

26
Locatie openen
2 personen
27
Zaal en foyers controleren
3 personen
28
Stoelen voor orkest opstellen
4 personen
29
Lessenaars plaatsen
3 personen
30
Dirigentenplek inrichten
2 personen
31
Publieksstoelen opstellen
4 personen
32
Verlichting instellen
2 personen
33
Kabels veilig afplakken
2 personen
34
Entreebalie opbouwen
2 personen
35
Garderobe inrichten
2 personen
36
Programmafolders klaarleggen
2 personen
37
Dranken koud zetten
2 personen
38
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
39
Hapjes uitstallen
2 personen
40
Orkest ontvangen
2 personen
41
Instrumenten veilig plaatsen
3 personen
42
Klank- en lichtcontrole uitvoeren
3 personen
43
Deuren openen
4 personen
44
Bezoekers ontvangen
4 personen
45
Kaarten controleren
2 personen
46
Programmafolders uitdelen
2 personen
47
Garderobe beheren
2 personen
48
Concert aankondigen
49
Eerste concertdeel begeleiden
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
52
Pauzedrankjes serveren
4 personen
53
Zaal opnieuw controleren
2 personen
54
Tweede concertdeel begeleiden
2 personen
55
Publieksvragen doorverwijzen
56
Afscheidsdrankjes serveren
3 personen
57
Garderobe afronden
2 personen
58
Instrumenten uitgifte begeleiden
3 personen
59
Lege glazen verzamelen
2 personen
60
Afvalbakken legen
2 personen
61
Orkest uitzwaaien
2 personen
62
Zaal afsluiten
2 personen

Nazorg

63
Apparatuur uitschakelen
2 personen
64
Decoratie verwijderen
3 personen
65
Publieksstoelen opruimen
4 personen
66
Orkeststoelen opruimen
3 personen
67
Lessenaars opruimen
3 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Bar en buffet schoonmaken
2 personen
70
Zaal schoonmaken
4 personen
71
Toiletten schoonmaken
2 personen
72
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
73
Geleende materialen controleren
2 personen
74
Materialen retourneren
2 personen
75
Verloren voorwerpen verzamelen
76
Bezoekersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Publieksstoelenaantal 180
Orkeststoelenaantal 80
Klaptafelsaantal 8
Krukkenaantal 4
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 200

Apparatuur

Muzieklessenaarsaantal 45
Dirigentenlessenaar
Pianokruk
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Mengpaneel
Actieve speakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 8
Gaffer tapeaantal 6

Verlichting

Podiumlampenaantal 6
Sfeerlampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Servies

Wijnglazenaantal 120
Waterglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Gebaksvorkjesaantal 100
Koffielepelsaantal 80

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Scharenaantal 4
Flesopenersaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Programmastandaardsaantal 4
Pijlbordenaantal 8
Entreebord

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum en locatie eerst definitief vast en bevestig daarna het orkest en de dirigent. Plan minstens 8 weken voor het concert een moment om repertoire, bezetting en benodigde orkestpartijen te controleren.
Open de kaartverkoop zodra programma en zaalcapaciteit vaststaan. Houd aanmeldingen wekelijks bij en verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat catering en zitplaatsen niet op het laatste moment wijzigen.
Maak uiterlijk 2 weken voor het concert een plattegrond met publieksstromen, garderobe, registratie en catering. Controleer daarbij of er genoeg publieksstoelen, orkeststoelen, muzieklessenaars en tafels beschikbaar zijn.
Test techniek en stroom vóór de concertdag: microfoons, statieven, mengpaneel, speakers, verlengkabels en stekkerdozen. Leg kabelmatten en gaffer tape klaar en controleer podiumlampen minstens 1 dag vooraf.
Verdeel vrijwilligers uiterlijk 1 week tevoren over ontvangst, garderobe, zaalbegeleiding en catering. Leg programmafolders, toegangskaarten en de registratielijst klaar voordat het publiek binnenkomt; bereid koffie, water en catering zo veel mogelijk vooraf voor.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een orkestconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, orkest en dirigent. Open de kaartverkoop zodra repertoire en zaalcapaciteit vastliggen, idealiter 8 tot 12 weken voor het concert.
Wanneer moet je de catering voor een orkestconcert bestellen?: Bestel de catering zodra het aantal reserveringen redelijk stabiel is, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Geef dieetwensen en het definitieve aantal gasten uiterlijk 7 dagen voor het concert door.
Hoeveel stoelen en lessenaars heeft een orkestconcert nodig?: Het aantal orkeststoelen en lessenaars hangt af van de bezetting; vraag dit direct aan orkest of dirigent op. Controleer de aantallen uiterlijk 2 weken vooraf en zet de opstelling minstens 1 dag voor de uitvoering klaar.
Wanneer controleer je de techniek voor een orkestconcert?: Controleer microfoons, mengpaneel, speakers en stroomvoorziening minstens 1 week vooraf. Doe op de concertdag nog een korte soundcheck en leg reservekabels, batterijen en bevestigingsmateriaal binnen handbereik.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.