Organiser un concert d’orchestre, étape par étape

Un concert d’orchestre se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le lieu, l’orchestre et le programme, puis la billetterie et la communication. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les inscriptions, répartir les bénévoles et régler les détails techniques. Le jour du concert, prévoyez un temps distinct pour installer les chaises, les pupitres, les éclairages et l’accueil. Les oublis les plus fréquents concernent les partitions, le plan de salle, les câbles et les besoins alimentaires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Confirmer l’orchestre et le chef d’orchestre
3
Définir le programme et le répertoire
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Ouvrir la billetterie
6
Publier la promotion en ligne
2 personnes
7
Distribuer les affiches
3 personnes
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Vérifier les réservations
11
Commander le catering
12
Répartir les bénévoles
13
Faire imprimer les programmes
14
Préparer les cartes d'entrée
2 personnes
15
Rassembler les parties d’orchestre
2 personnes
16
Créer le plan de la salle
2 personnes
17
Définir les flux du public
2 personnes
18
Vérifier le matériel technique
2 personnes
19
Réserver des chaises et des pupitres
20
Diffuser les informations de stationnement
21
Vérifier les prévisions météo
22
Faire les courses
2 personnes
23
Préparer les brochures du programme
2 personnes
24
Imprimer la liste d'inscription
25
Préparer le service traiteur
3 personnes

Événement

26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Vérifier la salle et les foyers
3 personnes
28
Installer les chaises pour l'orchestre
4 personnes
29
Installer les pupitres
3 personnes
30
Aménager la place du chef d’orchestre
2 personnes
31
Installer les sièges du public
4 personnes
32
Régler l’éclairage
2 personnes
33
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
34
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
35
Aménager le vestiaire
2 personnes
36
Préparer les brochures du programme
2 personnes
37
Mettre les boissons au frais
2 personnes
38
Préparer le café et le thé
2 personnes
39
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
40
Accueillir l’orchestre
2 personnes
41
Placer les instruments en sécurité
3 personnes
42
Effectuer le contrôle du son et des lumières
3 personnes
43
Ouvrir les portes
4 personnes
44
Accueillir les visiteurs
4 personnes
45
Contrôler les billets
2 personnes
46
Distribuer les programmes
2 personnes
47
Gérer le vestiaire
2 personnes
48
Annoncer le concert
49
Accompagner la première partie du concert
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
52
Servir les boissons de la pause
4 personnes
53
Revérifier la salle
2 personnes
54
Encadrer la deuxième partie du concert
2 personnes
55
Rediriger les questions du public
56
Servir les boissons d’au revoir
3 personnes
57
Finaliser le vestiaire
2 personnes
58
Encadrer la remise des instruments
3 personnes
59
Rassembler les verres vides
2 personnes
60
Vider les poubelles
2 personnes
61
Faire ses adieux à l’orchestre
2 personnes
62
Fermer la salle
2 personnes

Suivi

63
Éteindre l’équipement
2 personnes
64
Retirer la décoration
3 personnes
65
Ranger les chaises du public
4 personnes
66
Ranger les chaises d’orchestre
3 personnes
67
Ranger les pupitres
3 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Nettoyer le bar et le buffet
2 personnes
70
Nettoyer la salle
4 personnes
71
Nettoyer les toilettes
2 personnes
72
Évacuer les déchets en tri sélectif
2 personnes
73
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
74
Retourner les matériels
2 personnes
75
Rassembler les objets perdus
76
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pour le publicqté 180
Chaises d’orchestreqté 80
Tables pliantesqté 8
Tabouretsqté 4
Portantsqté 3
Cintresqté 200

Équipement

Pupitres de musiqueqté 45
Pupitre de chef d’orchestre
Tabouret de piano
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Table de mixage
Intervenants actifsqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 8
Ruban gafferqté 6

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Lampes d'ambianceqté 8
Pilesqté 24

Vaisselle

Verres à vinqté 120
Verres à eauqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Fourchettes à gâteauqté 100
Cuillères à caféqté 80

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Ciseauxqté 4
Décapsuleursqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Pupitres de programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 8
Panneau d’entrée

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer la date et le lieu, puis confirmez rapidement l’orchestre et le chef. Gardez au moins 8 à 12 semaines pour annoncer le programme, ouvrir la billetterie et distribuer les affiches.
Fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant le concert. Vous pourrez alors vérifier les réservations, imprimer la liste d’inscription, préparer les cartes d’entrée et commander le catering sur une base fiable.
Préparez le plan de salle avant l’installation : indiquez les places du public, les chaises d’orchestre, les pupitres et les flux d’entrée et de sortie. Gardez une allée libre d’au moins 1,20 m pour le passage et l’évacuation.
Faites un test technique complet le jour de la répétition ou au moins 3 heures avant l’ouverture des portes. Vérifiez les microphones, la table de mixage, les projecteurs, les rallonges et les passe-câbles, plutôt que de découvrir un problème pendant le concert.
Réunissez les parties d’orchestre, les programmes imprimés et les informations de stationnement dans un même point de contrôle. Prévoyez au moins 30 minutes pour l’accueil et attribuez chaque tâche à un bénévole nommé, notamment l’entrée, le vestiaire et le service traiteur.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert d’orchestre ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu et l’orchestre, définir le répertoire, ouvrir la billetterie et organiser la technique sans attendre les derniers jours.
Quand ouvrir la billetterie pour un concert d’orchestre ?: Ouvrez-la environ 6 à 8 semaines avant le concert, dès que la date, le lieu et le programme sont confirmés. Fermez ou contrôlez les réservations 7 à 10 jours avant afin d’ajuster les places et le catering.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Comptez au moins 3 heures pour installer les chaises, les pupitres, l’éclairage, les câbles et l’accueil. Ajoutez 30 à 60 minutes de test avec l’orchestre ou les intervenants techniques.
Que faut-il vérifier le jour d’un concert d’orchestre ?: Vérifiez les partitions, le plan de salle, les cartes d’entrée, les programmes, les réservations et le matériel technique avant l’arrivée du public. Faites aussi un dernier contrôle des prévisions météo et des informations de stationnement au moins 4 heures avant l’ouverture des portes.

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