Ein Orchesterkonzert Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Orchesterkonzert müssen künstlerische Planung, Saalorganisation und Publikumseinlass ineinandergreifen. Beginne mit Datum, Ort, Orchester und Dirigent, bevor du Programm, Ticketverkauf und Werbung festlegst. Danach folgen Sitzplan, Technik, Notenmaterial, Helfer und Catering. Viele Dinge werden erst am Konzerttag bemerkt: fehlende Notenpulte, unklare Publikumswege, nicht geprüfte Mikrofone oder eine Registrierungsliste, die noch nicht gedruckt ist.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Orchester und Dirigent bestätigen
3
Programm und Repertoire festlegen
2 Personen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Ticketverkauf eröffnen
6
Werbung online stellen
2 Personen
7
Poster verteilen
3 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Reservierungen prüfen
11
Catering bestellen
12
Freiwillige einteilen
13
Programmhefte drucken lassen
14
Eintrittskarten vorbereiten
2 Personen
15
Orchesterstimmen zusammentragen
2 Personen
16
Saalplan erstellen
2 Personen
17
Publikumsströme festlegen
2 Personen
18
Technische Utensilien prüfen
2 Personen
19
Stühle und Rednerpulte reservieren
20
Parkinformationen verteilen
21
Wettervorhersage prüfen
22
Einkaufen gehen
2 Personen
23
Programmhefte auslegen
2 Personen
24
Registrierungsliste drucken
25
Catering vorbereiten
3 Personen

Event

26
Location öffnen
2 Personen
27
Saal und Foyers kontrollieren
3 Personen
28
Stühle für das Orchester aufstellen
4 Personen
29
Pulte aufstellen
3 Personen
30
Dirigentenplatz einrichten
2 Personen
31
Publikumssitze aufstellen
4 Personen
32
Beleuchtung einrichten
2 Personen
33
Kabel sicher abkleben
2 Personen
34
Eingangstresen aufbauen
2 Personen
35
Garderobe einrichten
2 Personen
36
Programmhefte auslegen
2 Personen
37
Getränke kalt stellen
2 Personen
38
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
39
Snacks auslegen
2 Personen
40
Orchester empfangen
2 Personen
41
Instrumente sicher platzieren
3 Personen
42
Sound- und Lichtcheck durchführen
3 Personen
43
Türen öffnen
4 Personen
44
Besucher empfangen
4 Personen
45
Karten kontrollieren
2 Personen
46
Programmhefte verteilen
2 Personen
47
Garderobe verwalten
2 Personen
48
Konzert ankündigen
49
Ersten Teil des Konzerts begleiten
2 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Pausebuffet auffüllen
2 Personen
52
Pausengetränke servieren
4 Personen
53
Saal erneut überprüfen
2 Personen
54
Zweiten Konzertteil betreuen
2 Personen
55
Publikumsfragen weiterleiten
56
Abschiedsgetränke servieren
3 Personen
57
Garderobe abschließen
2 Personen
58
Ausgabe der Instrumente begleiten
3 Personen
59
Leere Gläser einsammeln
2 Personen
60
Mülleimer leeren
2 Personen
61
Orchester verabschieden
2 Personen
62
Saal abschließen
2 Personen

Nachbereitung

63
Geräte ausschalten
2 Personen
64
Dekoration entfernen
3 Personen
65
Publikumstühle wegräumen
4 Personen
66
Orchesterstühle aufräumen
3 Personen
67
Pulte wegräumen
3 Personen
68
Geschirr abwaschen
3 Personen
69
Bar und Buffet reinigen
2 Personen
70
Saal reinigen
4 Personen
71
Toiletten reinigen
2 Personen
72
Abfall getrennt entsorgen
2 Personen
73
Geliehene Materialien prüfen
2 Personen
74
Materialien zurückgeben
2 Personen
75
Fundsachen sammeln
76
Dankeschön an Besucher senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PublikumssitzeAnz. 180
OrchesterstühleAnz. 80
KlappischeAnz. 8
HockerAnz. 4
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 200

Ausstattung

NotenpulteAnz. 45
Dirigentenpult
Klavierhocker
MikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
Mischpult
Aktive LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelmattenAnz. 8
Gaffer TapeAnz. 6

Beleuchtung

BühnenbeleuchtungAnz. 6
StimmungsleuchtenAnz. 8
BatterienAnz. 24

Geschirr

WeingläserAnz. 120
WassergläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
GebäckgabelnAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 80

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
ServiertablettsAnz. 8
ScherenAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 6
ProgrammständerAnz. 4
WegweiserAnz. 8
Eingangsschild

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Datum, Saal, Orchester und Dirigent zuerst. Lege das Repertoire erst fest, wenn Besetzung, Probenzeiten und die Zahl der benötigten Orchesterstühle und Notenpulte geklärt sind.
Starte Ticketverkauf und Anmeldungen früh genug, damit du Reservierungen, Ernährungswünsche und die Sitzplatzplanung spätestens 7 Tage vor dem Konzert prüfen kannst.
Plane den Saal nicht nur für die Bühne: Markiere Publikumsströme, Garderobe, Registrierung und Fluchtwege. Prüfe, ob Publikumssitze, Orchesterstühle und Rednerpulte tatsächlich in den Saal passen.
Teste die Technik mindestens 2 Stunden vor Einlass. Dazu gehören Mikrofone, Mischpult, aktive Lautsprecher, Verlängerungskabel, Kabelmatten und Gaffer Tape; lege außerdem Ersatzbatterien bereit.
Bestelle und bereite das Catering nach der erwarteten Gästezahl vor. Stelle Wasser, Gläser, Kaffee und Gebäck so auf, dass der Einlass nicht blockiert wird, und drucke Programmhefte sowie die Registrierungsliste spätestens am Vortag.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Orchesterkonzert organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Orchester und Dirigent. Ticketverkauf, Werbung und Reservierungen sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert laufen.
Wann sollte der Saalplan für ein Orchesterkonzert fertig sein?: Erstelle den Saalplan etwa 3 Wochen vorher und prüfe ihn 7 Tage vor dem Termin anhand der aktuellen Reservierungen. Berücksichtige Orchesterstühle, Notenpulte, Publikumssitze, Garderobe und die Wege zum Einlass.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Orchesterkonzerts?: Plane mindestens 2 Stunden für Bestuhlung, Notenpulte, Dirigentenpult, Technik und Beleuchtung ein. Für einen Saal mit zusätzlichem Catering oder umfangreicher Mikrofontechnik sind 3 bis 4 Stunden realistischer.
Was wird bei einem Orchesterkonzert am häufigsten vergessen?: Oft fehlen geprüfte Kabel, Ersatzbatterien, ein passender Klavierhocker oder ausreichend Notenpulte. Kontrolliere die technische Ausstattung und das Notenmaterial spätestens am Tag vor dem Konzert und mache am Veranstaltungstag einen zweiten Rundgang.

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