Zo organiseer je een orkestconcert zonder last-minute stress

Begin met de concertdatum, de locatie en de repetitieruimte. Bevestig daarna het orkest, stel het programma samen en controleer alle partituren voordat je uitnodigingen verstuurt. Werk vervolgens de publieksontvangst, techniek en catering uit. Plan in de laatste week een locatiebezoek en verdeel de vrijwilligersrollen. Op de concertdag draait alles om een duidelijke opbouwvolgorde: zaal, podium, techniek, partituren, ontvangst en pas daarna koffie, drank en hapjes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Concertdatum bevestigen
2
Locatie reserveren
3
Repetitieruimte reserveren
4
Programma samenstellen
2 personen
5
Musici bevestigen
2 personen
6
Partituren verzamelen
2 personen
7
Partijen controleren
3 personen
8
Uitnodigingen opstellen
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Concert online publiceren
11
Aanmeldingen verwerken
12
Dieetwensen verzamelen
13
Reserveringen bevestigen
14
Programma laten drukken
15
Kaarten en polsbandjes bestellen
16
Vrijwilligers indelen
2 personen
17
Nooduitgangen controleren
2 personen
18
Locatiebezoek uitvoeren
2 personen
19
Techniek afstemmen
2 personen
20
Partituren in mappen doen
3 personen
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
3 personen
25
Catering klaarzetten
2 personen
26
Instructies vrijwilligers delen

Event

27
Locatie openen
2 personen
28
Zaalvloer vrijmaken
4 personen
29
Stoelen voor orkest plaatsen
4 personen
30
Muzieklessenaars plaatsen
4 personen
31
Dirigentenlessenaar plaatsen
2 personen
32
Publieksstoelen opstellen
5 personen
33
Entreebalie opbouwen
2 personen
34
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
35
Decoratie ophangen
3 personen
36
Programma's klaarleggen
2 personen
37
Garderobe inrichten
2 personen
38
Geluidsinstallatie testen
2 personen
39
Podiumverlichting testen
2 personen
40
Orkest ontvangen
2 personen
41
Instrumenten uitladen
5 personen
42
Orkest stemmen
8 personen
43
Deuren openen
3 personen
44
Bezoekers ontvangen
4 personen
45
Kaarten controleren
2 personen
46
Programma's uitdelen
2 personen
47
Garderobe bemannen
2 personen
48
Pauzedranken klaarzetten
3 personen
49
Concert aankondigen
50
Eerste concertdeel begeleiden
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Pauzehapjes serveren
3 personen
53
Tweede concertdeel begeleiden
3 personen
54
Afscheidswoord verzorgen
55
Orkest bedanken
2 personen
56
Bezoekers uitgeleiden
4 personen
57
Instrumenten inladen
5 personen

Nazorg

58
Catering opruimen
3 personen
59
Meubilair afbreken
5 personen
60
Decoratie verwijderen
3 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Afval verzamelen
3 personen
63
Zaal schoonmaken
4 personen
64
Sanitair schoonmaken
2 personen
65
Techniek afbouwen
2 personen
66
Locatie eindcontroleren
2 personen
67
Sleutels terugbrengen
68
Geleende materialen retourneren
2 personen
69
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Orkeststoelenaantal 60
Publieksstoelenaantal 180
Tafelsaantal 8
Garderoberekkenaantal 3
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Muzieklessenaarsaantal 60
Dirigentenlessenaar
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 4
Muziekstandaardlampenaantal 20

Verlichting

Podiumlampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4
Batterijenaantal 24

Servies

Waterglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Schoteltjesaantal 80
Gebaksbordjesaantal 80
Theelepelsaantal 80
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Tangenaantal 4
Scharenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Afwasteilenaantal 6

Decoratie

Tafelkleedjesaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Richtingsbordenaantal 6
Programmastandaardsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakkar

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de concertdatum pas definitief vast nadat zowel de locatie als de repetitieruimte beschikbaar zijn. Reserveer beide bij voorkeur enkele maanden vooraf, zodat je nog ruimte houdt voor repetities en een locatiebezoek.
Controleer de partituren en partijen uiterlijk twee weken voor het concert. Doe de laatste correctie niet op de concertdag: leg de muziek dan al in mappen klaar, inclusief de benodigde muziekstandaardlampen.
Plan techniek en zaalindeling tijdens een locatiebezoek. Controleer of orkeststoelen, publieksstoelen, muzieklessenaars, microfoonstandaards, luidsprekers en kabelmatten passen zonder nooduitgangen of looproutes te blokkeren.
Verdeel vrijwilligers over herkenbare momenten: opbouw, garderobe, kaartcontrole, publieksontvangst en opruimen. Geef iedereen uiterlijk een week vooraf een taak, starttijd en aanspreekpunt; anders blijven praktische zaken bij één persoon liggen.
Regel catering pas nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Koel dranken op tijd, zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen klaar en tel waterglazen, koffiekopjes en gebaksbordjes voordat de gasten binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een orkestconcert organiseren?: Begin idealiter drie tot zes maanden vooraf met de datum, locatie, repetitieruimte en musici. Verstuur uitnodigingen zodra programma en deelnemers voldoende vaststaan, meestal vier tot acht weken voor het concert.
Wanneer moet je de partituren voor een orkestconcert controleren?: Controleer de partituren en partijen minimaal twee weken vooraf. Leg de definitieve partijen uiterlijk de dag vóór het concert in mappen, zodat de musici op locatie niet meer hoeven te zoeken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig bij een orkestconcert?: Reken voor een kleinschalig concert op minimaal vier rollen: opbouw en techniek, ontvangst of kaartcontrole, garderobe en catering. Bij meerdere publieksingangen of meer dan 100 bezoekers heb je per extra ingang minstens één extra vrijwilliger nodig.
Wanneer regel je de techniek en zaalopstelling voor een orkestconcert?: Stem microfoons, mengpaneel, luidsprekers en verlichting uiterlijk één tot twee weken vooraf af. Test op de concertdag minstens twee uur vóór binnenkomst van het publiek de techniek, kabels, lessenaars en noodvrije looproutes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.