Cómo organizar un concierto de orquesta paso a paso
Organizar un concierto de orquesta exige coordinar música, sala, técnica y público en un orden concreto. Empieza fijando la fecha y reservando tanto el lugar del concierto como la sala de ensayo; después confirma a los músicos y cierra el programa. Las partituras, las invitaciones y la producción técnica necesitan plazos propios, mientras que la comida y las bebidas deben dejarse preparadas sin interferir con la prueba de sonido. Este plan reúne las tareas para llegar al concierto con cada área comprobada.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar la fecha del concierto
- 2
Reservar el lugar
- 3
Reservar la sala de ensayo
- 4
Elaborar el programa
2 personas
- 5
Confirmar a los músicos
2 personas
- 6
Recopilar partituras
2 personas
- 7
Controlar las partidas
3 personas
- 8
Redactar invitaciones
2 personas
- 9
Enviar invitaciones
2 personas
- 10
Publicar el concierto en línea
- 11
Gestionar inscripciones
- 12
Recoger preferencias dietéticas
- 13
Confirmar las reservas
- 14
Imprimir el programa
- 15
Encargar entradas y pulseras
- 16
Asignar voluntarios
2 personas
- 17
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
- 18
Realizar una visita al lugar
2 personas
- 19
Coordinar la técnica
2 personas
- 20
Poner las partituras en carpetas
3 personas
- 21
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 22
Hacer la compra
2 personas
- 23
Enfriar bebidas
2 personas
- 24
Preparar aperitivos
3 personas
- 25
Preparar la restauración
2 personas
- 26
Compartir instrucciones con los voluntarios
Evento
- 27
Abrir la ubicación
2 personas
- 28
Despejar el suelo del salón
4 personas
- 29
Colocar sillas para la orquesta
4 personas
- 30
Colocar los atriles
4 personas
- 31
Colocar el atril del director
2 personas
- 32
Colocar las sillas para el público
5 personas
- 33
Montar el mostrador de entrada
2 personas
- 34
Montar el bufé de catering
3 personas
- 35
Colgar la decoración
3 personas
- 36
Preparar los programas
2 personas
- 37
Montar el guardarropa
2 personas
- 38
Probar el sistema de sonido
2 personas
- 39
Probar la iluminación del escenario
2 personas
- 40
Recibir a la orquesta
2 personas
- 41
Descargar instrumentos
5 personas
- 42
Afinar la orquesta
8 personas
- 43
Abrir las puertas
3 personas
- 44
Recibir a los visitantes
4 personas
- 45
Comprobar los mapas
2 personas
- 46
Repartir programas
2 personas
- 47
Atender el guardarropa
2 personas
- 48
Preparar las bebidas del descanso
3 personas
- 49
Anunciar el concierto
- 50
Coordinar la primera parte del concierto
3 personas
- 51
Rellenar las bebidas
2 personas
- 52
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
- 53
Acompañar la segunda parte del concierto
3 personas
- 54
Dar el discurso de despedida
- 55
Agradecer a la orquesta
2 personas
- 56
Acompañar a los visitantes a la salida
4 personas
- 57
Cargar los instrumentos
5 personas
Seguimiento
- 58
Recoger el catering
3 personas
- 59
Desmontar el mobiliario
5 personas
- 60
Retirar la decoración
3 personas
- 61
Lavar la vajilla
3 personas
- 62
Recoger la basura
3 personas
- 63
Limpiar la sala
4 personas
- 64
Limpiar los sanitarios
2 personas
- 65
Desmontar equipo técnico
2 personas
- 66
Hacer la revisión final del lugar
2 personas
- 67
Devolver las llaves
- 68
Devolver el material prestado
2 personas
- 69
Guardar el stock sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillas de orquestacant. 60
- Asientos para el públicocant. 180
- Mesascant. 8
- Percheroscant. 3
- Taburetescant. 4
Equipo
- Atriles de músicacant. 60
- Atril del director
- Micrófonoscant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Alfombrillas para cablescant. 4
- Lámparas de atrilcant. 20
Iluminación
- Luces del escenariocant. 4
- Iluminación ambientalcant. 4
- Bateríascant. 24
Vajilla
- Vasos para aguacant. 80
- Tazas de cafécant. 80
- Platilloscant. 80
- Platos de postrecant. 80
- Cucharillascant. 80
- Bandejas de serviciocant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Pinzascant. 4
- Tijerascant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchilloscant. 6
- Bandejas de servircant. 12
- Cubetas para lavarcant. 6
Decoración
- Manteles individualescant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Cartel de bienvenida
- Señales direccionalescant. 6
- Atriles para programascant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 3
- Carro de limpieza
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y la sala de ensayo antes de confirmar el resto: reserva al menos una franja de ensayo y otra para el montaje y la prueba técnica.
- Confirma a los músicos cuando el programa esté suficientemente definido y recopila las partituras con tiempo. Colocarlas en carpetas y revisar las particellas antes del ensayo evita búsquedas de última hora.
- Haz una visita al lugar antes del montaje para comprobar salidas de emergencia, circulación, asientos del público y espacio para sillas de orquesta, atriles y atril del director.
- Coordina la técnica en una reunión o visita concreta: micrófonos, mesa de mezclas, altavoces, cables, regletas, iluminación del escenario y lámparas de atril deben probarse antes de abrir las puertas.
- No dejes la atención al público para el mismo día. Envía las invitaciones, publica el concierto y gestiona las inscripciones con antelación; confirma las reservas y las preferencias dietéticas antes de comprar, enfriar bebidas y preparar la restauración.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de orquesta?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes si participan varios músicos y hay que reservar sala, ensayo y equipo técnico. La fecha y el lugar deben quedar cerrados antes de enviar invitaciones o publicar el concierto.
- ¿Cuándo hay que confirmar a los músicos y preparar las partituras?
- Confirma a los músicos en cuanto el programa esté definido, idealmente entre 6 y 8 semanas antes. Recopila las partituras y prepara las carpetas al menos 7 días antes del primer ensayo.
- ¿Cuándo se hace la prueba técnica de un concierto?
- Programa la coordinación técnica durante la visita al lugar y deja una prueba completa el mismo día, antes de que entre el público. Reserva como mínimo 2 horas para revisar sonido, iluminación, cables y lámparas de atril.
- ¿Cuánta bebida y comida hay que preparar para el concierto?
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua para músicos y público. Compra los alimentos después de confirmar las inscripciones y las preferencias dietéticas, normalmente entre 2 y 3 días antes.
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