Ein Orchesterkonzert Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Orchesterkonzert hängen Programm, Proben, Technik und Einlass eng zusammen. Beginne deshalb mit Datum und Location, bevor du Musiker bestätigst oder Einladungen verschickst. Danach folgen Noten, Probenplanung, Anmeldung und die Abstimmung von Bühne, Ton und Beleuchtung. In den letzten Tagen geht es vor allem um gedruckte Unterlagen, Helfer, Sicherheitskontrolle, Getränke und Verpflegung. So bleiben am Konzerttag weniger offene Entscheidungen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Konzertdatum bestätigen
- 2
Location reservieren
- 3
Proberaum reservieren
- 4
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 5
Musiker bestätigen
2 Personen
- 6
Noten zusammentragen
2 Personen
- 7
Partien kontrollieren
3 Personen
- 8
Einladungen erstellen
2 Personen
- 9
Einladungen verschicken
2 Personen
- 10
Konzert online veröffentlichen
- 11
Anmeldungen bearbeiten
- 12
Ernährungswünsche erfassen
- 13
Reservierungen bestätigen
- 14
Programm drucken lassen
- 15
Karten und Armbänder bestellen
- 16
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 17
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
- 18
Ortstermin durchführen
2 Personen
- 19
Technik abstimmen
2 Personen
- 20
Notenblätter in Mappen legen
3 Personen
- 21
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 22
Einkaufen gehen
2 Personen
- 23
Getränke kühlen
2 Personen
- 24
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 25
Catering bereitstellen
2 Personen
- 26
Anweisungen an die Freiwilligen weitergeben
Event
- 27
Location öffnen
2 Personen
- 28
Hallboden freiräumen
4 Personen
- 29
Stühle für das Orchester aufstellen
4 Personen
- 30
Notenständer aufstellen
4 Personen
- 31
Dirigentenpult aufstellen
2 Personen
- 32
Publikumssitze aufstellen
5 Personen
- 33
Eingangstresen aufbauen
2 Personen
- 34
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 35
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 36
Programme bereitlegen
2 Personen
- 37
Garderobe einrichten
2 Personen
- 38
Beschallungsanlage testen
2 Personen
- 39
Bühnenbeleuchtung testen
2 Personen
- 40
Orchester empfangen
2 Personen
- 41
Instrumente ausladen
5 Personen
- 42
Orchester stimmen
8 Personen
- 43
Türen öffnen
3 Personen
- 44
Besucher empfangen
4 Personen
- 45
Karten kontrollieren
2 Personen
- 46
Programme ausgeben
2 Personen
- 47
Garderobe besetzen
2 Personen
- 48
Pausengetränke bereitstellen
3 Personen
- 49
Konzert ankündigen
- 50
Ersten Teil des Konzerts begleiten
3 Personen
- 51
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 52
Pausensnacks servieren
3 Personen
- 53
Zweiten Konzertteil betreuen
3 Personen
- 54
Abschiedsrede halten
- 55
Orchester danken
2 Personen
- 56
Besucher verabschieden
4 Personen
- 57
Instrumente verladen
5 Personen
Nachbereitung
- 58
Catering aufräumen
3 Personen
- 59
Möbel abbauen
5 Personen
- 60
Dekoration entfernen
3 Personen
- 61
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 62
Abfall sammeln
3 Personen
- 63
Saal reinigen
4 Personen
- 64
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
- 65
Technik abbauen
2 Personen
- 66
Ort abschließend kontrollieren
2 Personen
- 67
Schlüssel zurückbringen
- 68
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 69
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- OrchesterstühleAnz. 60
- PublikumssitzeAnz. 180
- TischeAnz. 8
- GarderobenständerAnz. 3
- HockerAnz. 4
Ausstattung
- NotenpulteAnz. 60
- Dirigentenpult
- MikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- Mischpult
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabelmattenAnz. 4
- NotenständerlampenAnz. 20
Beleuchtung
- BühnenbeleuchtungAnz. 4
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
- BatterienAnz. 24
Geschirr
- WassergläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 80
- UntertassenAnz. 80
- TortenplattenAnz. 80
- TeelöffelAnz. 80
- ServiertablettsAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- ZangenAnz. 4
- ScherenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- MesserAnz. 6
- ServierschalenAnz. 12
- SpülwannenAnz. 6
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 6
- Willkommensschild
- WegweiserAnz. 6
- ProgrammständerAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischsetsAnz. 2
- EimerAnz. 3
- Reinigungswagen
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Datum und Location zuerst und reserviere zusätzlich einen Proberaum. Plane die erste Probe erst, wenn Besetzung und Raumzeiten feststehen; kurzfristige Raumwechsel bringen den gesamten Ablauf durcheinander.
- Stelle das Programm zusammen, bevor du Noten verschickst. Sammle alle Partien, kontrolliere sie auf Vollständigkeit und lege die Notenblätter spätestens vor der letzten Probe in beschriftete Mappen.
- Kläre Technik und Aufbau bei einem Ortstermin, nicht erst am Konzerttag. Prüfe dabei Notenpulte, Dirigentenpult, Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Kabelwege und Kabelmatten gemeinsam mit der zuständigen Person.
- Teile Freiwillige mit klaren Zeitfenstern ein: mindestens eine Person für Einlass und Armbänder, eine für Garderobe und eine für Saal- oder Bühnenhilfe. Kontrolliere die Notausgänge vor dem Einlass und weise das Team darauf hin.
- Plane Getränke und Catering getrennt vom Konzertprogramm. Kühle Getränke rechtzeitig, stelle Wasser für das Orchester bereit und bereite Kaffee, Snacks sowie Geschirr so vor, dass die Ausgabe nicht während des Einlasses improvisiert werden muss.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Orchesterkonzert organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Location, Programm und Musikerbesetzung. Einladungen und die Online-Ankündigung sollten etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert verschickt werden.
- Wann müssen die Noten für ein Orchesterkonzert fertig sein?
- Sammle und kontrolliere die Noten mindestens 3 Wochen vor der ersten Probe. Lege die Partien spätestens 2 bis 3 Tage vor dem Konzert in die Mappen, damit fehlende Stimmen noch nachbestellt werden können.
- Wie viele Helfer braucht man für ein Orchesterkonzert?
- Für ein kleines Konzert solltest du mindestens 4 Helfer einplanen: Einlass, Garderobe, Saal- oder Bühnenhilfe und Catering. Bei mehr als 100 Gästen kommen mindestens 2 zusätzliche Personen für Einlass und Sitzbereich hinzu.
- Was muss man am Konzerttag zuerst kontrollieren?
- Prüfe 3 bis 4 Stunden vor Beginn zuerst Raum, Notausgänge, Bestuhlung und Technik. Danach stellst du Notenpulte und Instrumentenplätze auf, kühlst Getränke und bereitest Einlass sowie Catering vor.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!