Organiser un concert d’orchestre, étape par étape

Un concert d’orchestre se prépare d’abord sur un calendrier, pas dans la salle de concert. Commencez par confirmer la date, réserver le lieu et la salle de répétition, puis fixez le programme et les musiciens. Les partitions, les inscriptions et la technique doivent avancer en parallèle, avec une vérification finale sur place. Prévoyez aussi l’accueil : entrées, bénévoles, boissons, encas et sorties de secours sont souvent réglés trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date du concert
2
Réserver le lieu
3
Réserver la salle de répétition
4
Établir le programme
2 personnes
5
Confirmer les musiciens
2 personnes
6
Rassembler les partitions
2 personnes
7
Vérifier les parties
3 personnes
8
Rédiger les invitations
2 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Publier le concert en ligne
11
Traiter les inscriptions
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Confirmer les réservations
14
Faire imprimer le programme
15
Commander les cartes d'entrée et les bracelets
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
18
Effectuer une visite du site
2 personnes
19
Coordonner la technique
2 personnes
20
Mettre les partitions dans des dossiers
3 personnes
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Faire les courses
2 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Préparer les en-cas
3 personnes
25
Mettre en place le service traiteur
2 personnes
26
Partager les consignes avec les bénévoles

Événement

27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Libérer le sol de la salle
4 personnes
29
Placer les chaises pour l’orchestre
4 personnes
30
Installer les pupitres
4 personnes
31
Installer le pupitre du chef d’orchestre
2 personnes
32
Installer les sièges du public
5 personnes
33
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
34
Monter le buffet traiteur
3 personnes
35
Installer la décoration
3 personnes
36
Préparer les programmes
2 personnes
37
Aménager le vestiaire
2 personnes
38
Tester le système de sonorisation
2 personnes
39
Tester l'éclairage de scène
2 personnes
40
Accueillir l’orchestre
2 personnes
41
Décharger les instruments
5 personnes
42
Accorder l’orchestre
8 personnes
43
Ouvrir les portes
3 personnes
44
Accueillir les visiteurs
4 personnes
45
Contrôler les billets
2 personnes
46
Distribuer les programmes
2 personnes
47
Tenir le vestiaire
2 personnes
48
Préparer les boissons de la pause
3 personnes
49
Annoncer le concert
50
Accompagner la première partie du concert
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Servir les en-cas de pause
3 personnes
53
Encadrer la deuxième partie du concert
3 personnes
54
Prononcer le mot de clôture
55
Remercier l’orchestre
2 personnes
56
Reconduire les visiteurs
4 personnes
57
Charger les instruments
5 personnes

Suivi

58
Ranger le service traiteur
3 personnes
59
Démonter le mobilier
5 personnes
60
Retirer la décoration
3 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Rassembler les déchets
3 personnes
63
Nettoyer la salle
4 personnes
64
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
65
Démonter la technique
2 personnes
66
Vérifier la salle une dernière fois
2 personnes
67
Rapporter les clés
68
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
69
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises d’orchestreqté 60
Chaises pour le publicqté 180
Tablesqté 8
Portantsqté 3
Tabouretsqté 4

Équipement

Pupitres de musiqueqté 60
Pupitre de chef d’orchestre
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 4
Lampes de pupitreqté 20

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 4
Éclairage d’ambianceqté 4
Pilesqté 24

Vaisselle

Verres à eauqté 80
Tasses à caféqté 80
Sous-tassesqté 80
Assiettes à pâtisserieqté 80
Cuillères à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Pincesqté 4
Ciseauxqté 4
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Bacs à vaisselleqté 6

Décoration

Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Panneau d’accueil
Panneaux directionnelsqté 6
Pupitres de programmeqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Chariot de nettoyage

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et les deux lieux en premier. Sans salle de concert ni salle de répétition confirmée, vous ne pouvez pas fixer correctement les répétitions, les invitations ou la coordination technique.
Établissez le programme avant de commander les impressions. Rassemblez ensuite les partitions et vérifiez chaque partie instrumentale : une partie manquante découverte la semaine du concert est difficile à remplacer.
Envoyez les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions et les besoins alimentaires. Faites un point chiffré au plus tard quelques jours avant le concert afin de confirmer les réservations et le nombre de places.
Organisez une visite technique de la salle avant le jour J. Vérifiez les sorties de secours, l’emplacement des pupitres, les microphones, les haut-parleurs, les rallonges et les passe-câbles avec la personne responsable de la technique.
Répartissez les bénévoles par créneau et par mission. Prévoyez des personnes pour les entrées, les bracelets, l’orientation du public et le service ; refroidissez les boissons et préparez les encas avant l’arrivée des spectateurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert d’orchestre ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour un concert avec invitations, inscriptions et impression d’un programme. Commencez plus tôt si le lieu, les musiciens ou la salle de répétition ne sont pas encore confirmés.
Quand faut-il réserver la salle de répétition ?: Réservez-la dès que la date du concert est fixée, idéalement 6 à 10 semaines à l’avance. Vous pourrez ensuite planifier les répétitions sans dépendre des disponibilités restantes.
Quand envoyer les invitations pour un concert d’orchestre ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant le concert. Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant l’événement pour connaître les réservations et les besoins alimentaires.
Que faut-il vérifier dans la salle avant le concert ?: Faites une visite au moins 7 jours avant le concert. Contrôlez les sorties de secours, l’éclairage, les prises électriques, les câbles, les places du public, les pupitres et l’installation des microphones et haut-parleurs.

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