Cómo organizar una ruta de orientación paso a paso
Organizar una ruta de orientación requiere más que dibujar un recorrido en un mapa. Primero defines a quién invitas, la distancia y los puntos de control; después pruebas la ruta y preparas materiales, equipos y horarios. La mayor parte de los problemas aparece cuando faltan datos de contacto, las instrucciones no están impresas o un control no se puede encontrar. Sigue este orden para llegar al día de la actividad con una ruta principal, una alternativa y todo el material listo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Elaborar la lista de participantes
- 2
Enviar invitaciones
- 3
Gestionar inscripciones
- 4
Recoger preferencias dietéticas
- 5
Comprobar datos de contacto
- 6
Reservar la ubicación de salida
- 7
Explorar la zona de la ruta
2 personas
- 8
Trazar la ruta de orientación
2 personas
- 9
Definir los puntos de control
2 personas
- 10
Comprobar la distancia de la ruta
2 personas
- 11
Fijar una ruta alternativa
2 personas
- 12
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 13
Volver a comprobar la ruta
2 personas
- 14
Marcar puntos de control
2 personas
- 15
Imprimir entradas
- 16
Laminar mapas de ruta
- 17
Hacer la distribución del equipo
- 18
Distribuir los horarios de salida
- 19
Informar a los participantes
- 20
Imprimir tareas
- 21
Imprimir formularios de respuesta
- 22
Preparar las tarjetas del equipo
2 personas
- 23
Ordenar los materiales de los puntos de control
2 personas
- 24
Hacer la compra
2 personas
- 25
Enfriar bebidas
2 personas
- 26
Preparar aperitivos
3 personas
- 27
Preparar café y té
2 personas
- 28
Montar la mesa de inicio
2 personas
- 29
Montar mesas
3 personas
- 30
Colocar las sillas
2 personas
- 31
Colocar la señal de ruta
2 personas
- 32
Reabastecer los puntos de control
4 personas
- 33
Colgar la iluminación
2 personas
- 34
Probar el sistema de sonido
2 personas
Evento
- 35
Atender la mesa de inscripción
2 personas
- 36
Registrar a los participantes
2 personas
- 37
Repartir tarjetas del equipo
2 personas
- 38
Dar las instrucciones iniciales
2 personas
- 39
Hacer que los equipos empiecen por fases
3 personas
- 40
Atender los puntos de control
6 personas
- 41
Responder las preguntas de la ruta
2 personas
- 42
Rellenar las bebidas
2 personas
- 43
Servir aperitivos
2 personas
- 44
Registrar las llegadas intermedias
2 personas
- 45
Recoger los formularios entregados
2 personas
- 46
Seguir a los últimos equipos
2 personas
- 47
Revisar respuestas
3 personas
- 48
Calcular resultados
2 personas
- 49
Gestionar la entrega de premios
2 personas
- 50
Comprobar la iluminación nocturna
- 51
Despedir a los últimos visitantes
2 personas
Seguimiento
- 52
Vaciar los puntos de control
4 personas
- 53
Retirar las flechas de ruta
3 personas
- 54
Recoger la basura
3 personas
- 55
Recoger mesas y sillas
3 personas
- 56
Lavar la vajilla
2 personas
- 57
Limpiar el lugar
3 personas
- 58
Secar y clasificar los materiales
2 personas
- 59
Archivar las cartas de ruta
- 60
Devolver el material prestado
2 personas
- 61
Guardar las compras sobrantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 50
- Carpa plegablecant. 2
- Mantelcant. 6
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Teterascant. 2
- Máquinas de cafécant. 2
- Altavoz
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
- Guirnaldas de lucescant. 3
Material de orientación
- Brújulacant. 15
- Mapas topográficoscant. 20
- Mapas de rutacant. 60
- Carteles de controlcant. 12
- Flechas de rutacant. 40
- Cintas reflectantescant. 6
- Cartas de tareascant. 60
- Hojas de respuestacant. 60
- Portapapelescant. 15
- Cronómetroscant. 6
- Silbatoscant. 8
- Rotuladores fosforescentescant. 12
- Rotuladores permanentescant. 12
- Bolígrafoscant. 80
- Sobrescant. 60
- Conoscant. 24
- Cintas métricascant. 4
- Premioscant. 3
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 80
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Cucharonescant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Bandejas de servircant. 8
- Termoscant. 4
- Jarra enfriadoracant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregona y cubocant. 2
- Esponjas de limpiezacant. 6
- Dispensadores de jabón de manoscant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones varios días antes y comprueba nombres, teléfonos y preferencias dietéticas. Así puedes formar los equipos y preparar tarjetas sin perseguir datos el mismo día.
- Recorre la ruta completa antes de publicarla y mide la distancia real. Comprueba también una segunda vez el recorrido poco antes del evento, porque obras, lluvia o vegetación pueden hacer desaparecer una señal.
- Coloca los puntos de control con carteles, flechas y cintas reflectantes, y anota exactamente dónde está cada uno. Guarda una ruta alternativa por si un tramo queda bloqueado o resulta inseguro.
- Entrega a cada equipo su mapa, tarjeta de tareas, hoja de respuestas, brújula y cronómetro antes de la salida. Explica los horarios de salida por escrito y deja copias impresas de las instrucciones.
- Prepara el material de los controles en sobres separados y revisa la previsión meteorológica. Lleva mapas plastificados, iluminación y una carpa plegable si habrá registro o espera al aire libre.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una ruta de orientación?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para explorar la zona, reservar la salida y gestionar las inscripciones. Haz la comprobación final de la ruta y del pronóstico durante las 24 horas previas.
- ¿Cuántos puntos de control debe tener una ruta de orientación?
- Para una actividad de 1 a 2 horas, planifica aproximadamente entre 6 y 10 puntos de control. El número final depende de la distancia y de la dificultad, pero cada control debe poder localizarse con claridad en el mapa y sobre el terreno.
- ¿Qué información hay que entregar a los participantes?
- Entrega el horario de salida, el mapa de ruta, las instrucciones, la tarjeta del equipo y la hoja de respuestas. Hazlo al menos 15 minutos antes de cada salida y confirma que cada equipo tiene todos los materiales.
- ¿Qué hacer si cambia el tiempo el día de la ruta?
- Comprueba la previsión la tarde anterior y de nuevo entre 2 y 3 horas antes de empezar. Si el terreno deja de ser seguro, activa la ruta alternativa o retrasa la salida y comunica el cambio a todos los equipos.
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