Zo organiseer je een openluchtvoorstelling

Begin met de datum, het programma en het speelvlak. Controleer daarna of de locatie geschikt is voor publiek, podium, stroom en geluid, en regel op tijd vergunningen of meldingen. Werk vervolgens het weerplan, de techniek, catering en publieksinformatie uit. De meeste problemen ontstaan niet tijdens de voorstelling zelf, maar doordat reserveringen, stroom, kabelveiligheid of een alternatief bij regen te laat zijn geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en speelvlak controleren
2 personen
3
Weersverwachting en alternatief bepalen
2 personen
4
Benodigde materialen inventariseren
2 personen
5
Reserveringen voor materialen maken
6
Vergunningen en meldingen controleren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Bezoekersinformatie versturen
11
Programma en bewegwijzering printen
2 personen
12
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
13
Boodschappenlijst controleren
2 personen
14
Vrijwilligers indelen
2 personen
15
Contactlijst voor medewerkers maken
16
Artiesteninformatie bevestigen
17
Technische wensen controleren
2 personen
18
Stroompunten controleren
2 personen
19
Terrein op veiligheid controleren
2 personen
20
Route voor bezoekers bepalen
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
4 personen
24
Catering per soort klaarzetten
2 personen
25
Materialen naar locatie brengen
4 personen
26
Terrein inspecteren
2 personen
27
Podiumvloer plaatsen
4 personen
28
Achterdoeken en decor plaatsen
4 personen
29
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
30
Verlichting opbouwen
3 personen
31
Kabels veilig afdekken
2 personen
32
Stoelen opstellen
4 personen
33
Tafels voor catering opstellen
2 personen
34
Cateringbuffet inrichten
3 personen
35
Koffie- en theestation inrichten
2 personen
36
Afvalpunten plaatsen
2 personen
37
Bewegwijzering ophangen
2 personen
38
Toiletten controleren
2 personen
39
Techniek testen
3 personen
40
Microfoons testen
2 personen
41
Lichtstanden instellen
2 personen

Event

42
Artiesten ontvangen
2 personen
43
Artiestenruimte inrichten
2 personen
44
Publieksontvangst verzorgen
4 personen
45
Programma uitdelen
2 personen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Dranken schenken
3 personen
48
Voorstelling aankondigen
49
Publiek begeleiden
3 personen
50
Geluidsniveau controleren
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Buffet aanvullen
2 personen
53
Afval verzamelen
2 personen
54
Pauze aankondigen
55
Tweede programmadeel starten
2 personen
56
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
57
Catering afsluiten
3 personen

Nazorg

58
Apparatuur uitschakelen
2 personen
59
Decor en achterdoeken afbreken
4 personen
60
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
61
Verlichting afbreken
3 personen
62
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Cateringresten verpakken
2 personen
65
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
66
Terrein schoonmaken
4 personen
67
Toiletten schoonmaken
2 personen
68
Materialen terugbrengen
3 personen
69
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Podiumtrappenaantal 2
Stoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 10
Biertafelsaantal 4
Artiestenstoelenaantal 8
Partytentenaantal 3
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Luidsprekerstatievenaantal 2
DI-boxenaantal 2
Audiokabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Stroomhaspelsaantal 3
Kabelgotenaantal 12

Verlichting

LED-schijnwerpersaantal 6
Lichtstatievenaantal 3
Sfeerverlichtingaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Achterdoekenaantal 2
Decoratieve plantenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 10
Podiumdecoratie
Tafelkledenaantal 10
Pijlbordenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerbladenaantal 12
Schaaltjesaantal 12
Schenkkannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Handvegersaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Reinigingssprayaantal 4
Afwasteilenaantal 4
Wasrekkenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg minimaal 8 weken vooraf de datum, het programma en de locatie vast. Controleer meteen of het speelvlak groot genoeg is voor podiumdelen, podiumtrappen, artiestenstoelen en achterdoeken.
Maak uiterlijk 6 weken vooraf een lijst met technische wensen en test hoeveel stroompunten beschikbaar zijn. Plan verlengkabels, stekkerdozen, stroomhaspels en kabelgoten mee; losse kabels over een looproute zijn een veelvoorkomende valkuil.
Bepaal uiterlijk 3 weken vooraf wat er gebeurt bij regen of harde wind. Een partytent beschermt niet automatisch een podium of geluidsinstallatie: leg vast wanneer je verplaatst, afgelast of een alternatief gebruikt.
Stuur bezoekersinformatie minstens 5 dagen vooraf. Vermeld route, parkeermogelijkheden, aanvangstijd, zitplaatsen en wat bezoekers bij wisselvallig weer moeten meenemen; plaats pijlborden en programma's op de dag zelf zichtbaar bij de ingang.
Plan de opbouw met een aparte soundcheck en veiligheidsronde. Reken voor geluid, LED-schijnwerpers en sfeerverlichting minstens 2 uur voorbereiding vóór de bezoekers binnenkomen en wijs één persoon aan voor contact met artiesten en vrijwilligers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een openluchtvoorstelling organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je de locatie, vergunningen of meldingen, materialen, artiesteninformatie en een alternatief bij slecht weer regelen.
Welke vergunning heb je nodig voor een openluchtvoorstelling?: Dat hangt af van de gemeente, locatie, bezoekersaantal en het gebruik van geluid of openbare ruimte. Controleer dit minimaal 8 weken vooraf bij de gemeente; soms volstaat een melding, soms is een evenementenvergunning nodig.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een openluchtvoorstelling?: Plan minimaal 2 uur voor podium, stoelen, geluid, verlichting, bewegwijzering en catering. Voeg tijd toe voor een soundcheck en een veiligheidscontrole van stroomkabels, looproutes en het speelvlak.
Wat doe je bij regen tijdens een openluchtvoorstelling?: Neem uiterlijk 3 weken vooraf een besluit over een binnenlocatie, overkapping of afgelasting. Controleer op de dag zelf meerdere keren de verwachting en communiceer een definitieve wijziging uiterlijk 3 uur voor aanvang.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.