Cómo organizar un espectáculo al aire libre sin improvisar

Organizar un espectáculo al aire libre exige coordinar el programa, el espacio, la parte técnica y la atención al público en un orden concreto. Empieza por fijar la fecha, comprobar la superficie de juego y preparar una alternativa realista para el mal tiempo. Después confirma permisos, artistas, sonido, iluminación, catering y voluntarios. Los fallos más habituales aparecen el mismo día: cables sin protección, enchufes insuficientes, señalización tardía o bebidas que no han tenido tiempo de enfriarse.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Comprobar el lugar y la superficie de juego
2 personas
3
Determinar el pronóstico del tiempo y una alternativa
2 personas
4
Inventariar los materiales necesarios
2 personas
5
Hacer reservas de material
6
Comprobar permisos y notificaciones
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Enviar información a los visitantes
11
Imprimir el programa y la señalización
2 personas
12
Calcular las cantidades de catering
2 personas
13
Comprobar la lista de la compra
2 personas
14
Asignar voluntarios
2 personas
15
Crear una lista de contactos para el personal
16
Confirmar la información de los artistas
17
Comprobar las necesidades técnicas
2 personas
18
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
19
Comprobar la seguridad del recinto
2 personas
20
Definir la ruta para los visitantes
2 personas
21
Hacer la compra
3 personas
22
Enfriar bebidas
2 personas
23
Preparar aperitivos
4 personas
24
Preparar el catering por tipo
2 personas
25
Llevar materiales al lugar
4 personas
26
Inspeccionar el recinto
2 personas
27
Colocar el suelo del escenario
4 personas
28
Colocar los fondos y la decoración
4 personas
29
Montar el sistema de sonido
3 personas
30
Montar la iluminación
3 personas
31
Cubrir los cables de forma segura
2 personas
32
Colocar las sillas
4 personas
33
Montar mesas para el catering
2 personas
34
Montar el buffet de catering
3 personas
35
Montar la estación de café y té
2 personas
36
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
37
Colgar señalización
2 personas
38
Comprobar los baños
2 personas
39
Probar la técnica
3 personas
40
Probar los micrófonos
2 personas
41
Configurar niveles de luz
2 personas

Evento

42
Recibir a los artistas
2 personas
43
Montar la zona de artistas
2 personas
44
Atender la recepción del público
4 personas
45
Repartir el programa
2 personas
46
Servir aperitivos
3 personas
47
Servir bebidas
3 personas
48
Anunciar la función
49
Guiar al público
3 personas
50
Comprobar el nivel de sonido
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Reponer el bufé
2 personas
53
Recoger la basura
2 personas
54
Anunciar el descanso
55
Iniciar la segunda parte del programa
2 personas
56
Guiar al público hacia la salida
3 personas
57
Cerrar catering
3 personas

Seguimiento

58
Apagar el equipo
2 personas
59
Desmontar la decoración y los telones
4 personas
60
Desmontar el sistema de sonido
3 personas
61
Desmontar la iluminación
3 personas
62
Retirar sillas y mesas
4 personas
63
Lavar la vajilla
3 personas
64
Empaquetar los restos del catering
2 personas
65
Clasificar y retirar residuos
3 personas
66
Limpiar el recinto
4 personas
67
Limpiar los baños
2 personas
68
Devolver los materiales
3 personas
69
Devolver los objetos prestados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 6
Escaleras del escenariocant. 2
Sillascant. 120
Mesas plegablescant. 10
Mesas de cervezacant. 4
Sillas para artistascant. 8
Carpas de fiestacant. 3
Percheroscant. 2

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Soportes para altavocescant. 2
Cajas DIcant. 2
Cables de audiocant. 8
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Enrollacablescant. 3
Canaletas para cablescant. 12

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 3
Iluminación ambientalcant. 8
Linternas a pilascant. 6

Decoración

Telones de fondocant. 2
Plantas decorativascant. 8
Guirnaldascant. 10
Decoración del escenario
Mantelescant. 10
Carteles direccionalescant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de serviciocant. 12
Cuencoscant. 12
Jarras de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Papel de aluminiocant. 2

Limpieza

Papeleracant. 8
Escobas de manocant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Spray de limpiezacant. 4
Cubetas para lavarcant. 4
Tendederoscant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la fecha, el programa y el lugar. Comprueba la superficie de juego con antelación y define una ruta de entrada, salida y circulación para los visitantes.
Prepara el plan meteorológico antes de enviar las invitaciones. No basta con consultar la previsión: decide dónde irán las carpas, qué material se protegerá y cuándo cancelar o modificar el montaje.
Revisa las necesidades técnicas con los artistas y el equipo de sonido al menos 7 días antes. Cuenta los puntos de electricidad, los alargadores, las regletas y la longitud necesaria de los cables; protege los pasos con canaletas.
Asigna voluntarios por función y crea una lista de contactos única. Para un espectáculo con público, deja cubiertos como mínimo la recepción, la ruta de visitantes, el apoyo técnico, el catering y la respuesta ante incidencias.
Calcula el catering por separado para artistas, personal y público. Enfría las bebidas varias horas antes, recoge las preferencias dietéticas durante las inscripciones y lleva vasos reutilizables, mesas y señalización al lugar antes de que empiece el montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo al aire libre?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes si necesitas reservas, permisos, artistas y equipo técnico. La semana anterior debe quedar cerrada la lista de materiales, el catering, los voluntarios y el plan meteorológico.
¿Qué permisos hacen falta para un espectáculo al aire libre?: Depende del recinto, la actividad y la normativa local. Comprueba los permisos y las notificaciones al menos 4 semanas antes, porque algunas autorizaciones requieren documentación adicional o plazos de respuesta.
¿Cuánta bebida se calcula para un espectáculo al aire libre?: Como referencia, calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y después aproximadamente 1 por persona y hora. Añade agua y separa las cantidades previstas para artistas, voluntarios y público.
¿Cuándo se monta el escenario y el sonido?: Reserva al menos 4 horas para llevar el material, montar las piezas del escenario, colocar altavoces, micrófonos, iluminación y cableado, y hacer una prueba completa. La comprobación técnica debe terminar antes de que llegue el público.

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