Organiser un spectacle en plein air, étape par étape

Un spectacle en plein air se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu, la date et les autorisations, puis la technique, l’accueil et la restauration. Le point critique est de prévoir une solution météo avant d’envoyer les invitations. Ce plan vous aide à coordonner artistes, bénévoles et prestataires, à vérifier l’alimentation électrique et à faire parvenir tout le matériel sur site sans oublier les petits éléments qui bloquent souvent l’installation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Vérifier le lieu et l'aire de jeu
2 personnes
3
Déterminer les prévisions météo et l’alternative
2 personnes
4
Inventorier le matériel nécessaire
2 personnes
5
Faire les réservations de matériel
6
Vérifier les autorisations et les déclarations
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Envoyer les informations aux visiteurs
11
Imprimer le programme et la signalétique
2 personnes
12
Calculer les quantités de catering
2 personnes
13
Vérifier la liste des courses
2 personnes
14
Répartir les bénévoles
2 personnes
15
Créer une liste de contacts pour le personnel
16
Confirmer les informations des artistes
17
Vérifier les besoins techniques
2 personnes
18
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
19
Vérifier la sécurité du site
2 personnes
20
Définir le parcours des visiteurs
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer les en-cas
4 personnes
24
Installer la restauration par type
2 personnes
25
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
26
Inspecter le site
2 personnes
27
Installer le plancher de scène
4 personnes
28
Installer les fonds de scène et le décor
4 personnes
29
Installer le système de sonorisation
3 personnes
30
Monter l’éclairage
3 personnes
31
Recouvrir les câbles en toute sécurité
2 personnes
32
Installer les chaises
4 personnes
33
Installer les tables de catering
2 personnes
34
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
35
Installer le point café et thé
2 personnes
36
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
37
Installer la signalétique
2 personnes
38
Vérifier les toilettes
2 personnes
39
Tester la technique
3 personnes
40
Tester les microphones
2 personnes
41
Régler les niveaux d’éclairage
2 personnes

Événement

42
Accueillir les artistes
2 personnes
43
Aménager la loge des artistes
2 personnes
44
Assurer l'accueil du public
4 personnes
45
Distribuer le programme
2 personnes
46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
47
Servir les boissons
3 personnes
48
Annoncer le spectacle
49
Guider le public
3 personnes
50
Vérifier le niveau sonore
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
53
Rassembler les déchets
2 personnes
54
Annoncer la pause
55
Lancer la deuxième partie du programme
2 personnes
56
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
57
Clôturer le catering
3 personnes

Suivi

58
Éteindre l’équipement
2 personnes
59
Démonter le décor et les fonds
4 personnes
60
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
61
Démonter l’éclairage
3 personnes
62
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Emballer les restes de la restauration
2 personnes
65
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
66
Nettoyer le site
4 personnes
67
Nettoyer les toilettes
2 personnes
68
Rapporter le matériel
3 personnes
69
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escaliers de scèneqté 2
Chaisesqté 120
Tables pliantesqté 10
Tables de bièreqté 4
Chaises pour artistesqté 8
Tentes de réceptionqté 3
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Pieds de haut-parleurqté 2
Boîtiers DIqté 2
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Enrouleurs électriquesqté 3
Goulottes de câblesqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 3
Éclairage d’ambianceqté 8
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Toiles de fondqté 2
Plantes décorativesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 10
Décoration de scène
Nappesqté 10
Panneaux indicateursqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Petits bolsqté 12
Carafesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Papier aluminiumqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balais à mainqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Spray nettoyantqté 4
Bacs à vaisselleqté 4
Étendoirsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le lieu et l’aire de jeu : mesurez les accès, l’espace scénique et les zones réservées au public avant de réserver les éléments de podium, les escaliers et les tentes de réception.
Préparez l’alternative météo en même temps que le programme. Confirmez au moins 7 jours avant l’événement les conditions prévues, puis communiquez clairement la décision et les éventuels changements aux visiteurs.
Faites valider les besoins techniques avec chaque artiste au moins 2 semaines avant le spectacle : microphones, table de mixage, boîtiers DI, câbles, éclairage et points d’alimentation doivent être vérifiés ensemble.
Organisez le parcours du public avant l’impression des panneaux. Prévoyez une signalétique visible, des tables et chaises aux bons endroits, ainsi qu’un contact unique pour les bénévoles le jour même.
Calculez la restauration à partir des inscriptions et des besoins alimentaires recueillis. Refroidissez les boissons la veille, préparez les en-cas à l’avance et installez les tables par type pour éviter les files et les erreurs de service.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle en plein air ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines pour coordonner le lieu, les autorisations, les artistes, le matériel et les bénévoles. Commencez plus tôt si le spectacle nécessite une scène, une sonorisation ou plusieurs réservations.
Quand faut-il vérifier la météo pour un spectacle en plein air ?: Consultez les prévisions 7 jours avant, puis de nouveau 48 heures et le matin de l’événement. La solution de repli doit être décidée avant l’envoi des informations finales aux visiteurs.
Quelles autorisations faut-il prévoir pour un spectacle en plein air ?: Vérifiez les autorisations et déclarations exigées par le lieu et la commune au moins 4 semaines avant la date prévue. Demandez aussi les règles concernant le bruit, l’occupation de l’espace, la sécurité et l’alimentation électrique.
Quand réserver le matériel technique et le mobilier ?: Réservez le matériel au moins 3 à 4 semaines à l’avance, puis contrôlez la liste une semaine avant l’installation. Confirmez notamment la scène, les haut-parleurs, les microphones, les rallonges, les multiprises et les câbles audio.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.