Eine Freiluftaufführung Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Freiluftaufführung entscheidet nicht nur das Programm über den Ablauf. Du musst Spielort, Strom, Ton, Licht, Besucherwege und eine Wetteralternative in der richtigen Reihenfolge planen. Beginne mit Datum und Programm, prüfe danach Gelände und Genehmigungen und reserviere frühzeitig Bühne, Technik und Mobiliar. Kurz vor dem Termin folgen Einladungen, Anmeldungen, Catering und die Einteilung der Helfer.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Standort und Spielfläche prüfen
2 Personen
- 3
Wettervorhersage und Alternative festlegen
2 Personen
- 4
Benötigtes Material inventarisieren
2 Personen
- 5
Materialreservierungen erstellen
- 6
Genehmigungen und Meldungen prüfen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Besucherinformationen versenden
- 11
Programm und Wegweiser drucken
2 Personen
- 12
Cateringmengen berechnen
2 Personen
- 13
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 14
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 15
Mitarbeiterkontaktliste erstellen
- 16
Künstlerinformationen bestätigen
- 17
Technische Anforderungen prüfen
2 Personen
- 18
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
- 19
Gelände auf Sicherheit prüfen
2 Personen
- 20
Route für Besucher festlegen
2 Personen
- 21
Einkaufen gehen
3 Personen
- 22
Getränke kühlen
2 Personen
- 23
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 24
Catering nach Sorten vorbereiten
2 Personen
- 25
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
- 26
Gelände inspizieren
2 Personen
- 27
Bühnenboden aufbauen
4 Personen
- 28
Hintergründe und Dekor aufstellen
4 Personen
- 29
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
- 30
Beleuchtung aufbauen
3 Personen
- 31
Kabel sicher abdecken
2 Personen
- 32
Stühle aufstellen
4 Personen
- 33
Tische für das Catering aufstellen
2 Personen
- 34
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 35
Kaffee- und Teestation einrichten
2 Personen
- 36
Müllstationen aufstellen
2 Personen
- 37
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 38
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 39
Technik testen
3 Personen
- 40
Mikrofone testen
2 Personen
- 41
Lichtstufen einstellen
2 Personen
Event
- 42
Künstler empfangen
2 Personen
- 43
Künstlerraum einrichten
2 Personen
- 44
Publikumsempfang organisieren
4 Personen
- 45
Programm verteilen
2 Personen
- 46
Snacks servieren
3 Personen
- 47
Getränke ausschenken
3 Personen
- 48
Vorstellung ankündigen
- 49
Publikum begleiten
3 Personen
- 50
Lautstärke kontrollieren
- 51
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 52
Buffet auffüllen
2 Personen
- 53
Abfall sammeln
2 Personen
- 54
Pause ankündigen
- 55
Zweiten Programmteil starten
2 Personen
- 56
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
- 57
Catering abschließen
3 Personen
Nachbereitung
- 58
Geräte ausschalten
2 Personen
- 59
Dekoration und Hintergründe abbauen
4 Personen
- 60
Beschallungsanlage abbauen
3 Personen
- 61
Beleuchtung abbauen
3 Personen
- 62
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
- 63
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 64
Catering-Reste verpacken
2 Personen
- 65
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
- 66
Gelände reinigen
4 Personen
- 67
Toiletten reinigen
2 Personen
- 68
Materialien zurückbringen
3 Personen
- 69
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BühnenelementeAnz. 6
- BühnentreppenAnz. 2
- StühleAnz. 120
- KlappischeAnz. 10
- BiertischeAnz. 4
- KünstlerstühleAnz. 8
- PartyzelteAnz. 3
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- LautsprecherstativeAnz. 2
- DI-BoxenAnz. 2
- AudiokabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabeltrommelnAnz. 3
- KabelkanäleAnz. 12
Beleuchtung
- LED-FlutlichterAnz. 6
- LichtstativeAnz. 3
- StimmungsbeleuchtungAnz. 8
- BatterielaternenAnz. 6
Dekoration
- HintergrundvorhängeAnz. 2
- Dekorative PflanzenAnz. 8
- WimpelkettenAnz. 10
- Bühnendekoration
- TischdeckenAnz. 10
- WegweiserAnz. 8
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 150
- BestecksetsAnz. 150
- ServiertablettsAnz. 12
- SchälchenAnz. 12
- AusgießkannenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 8
- AluminiumfolieAnz. 2
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- HandfegerAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- ReinigungssprayAnz. 4
- SpülwannenAnz. 4
- WäscheständerAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege zuerst Datum, Programm und Spielort fest. Prüfe dabei, ob die Spielfläche groß genug ist, Besucher sicher ankommen und für Künstler, Technik sowie Sitzplätze ausreichend Platz bleibt.
- Kläre Genehmigungen, Meldungen und die Wetteralternative mehrere Wochen vor der Aufführung. Lege konkret fest, ob ein Partyzelt, ein anderer Bereich oder eine Verschiebung genutzt wird, damit du bei schlechtem Wetter nicht improvisieren musst.
- Teste Stromanschlüsse und technische Anforderungen vor dem Veranstaltungstag. Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, DI-Boxen, Kabeltrommeln und Verlängerungskabel müssen zur Fläche passen; Kabel gehören in Kabelkanäle und nicht in Besucherwege.
- Schicke Einladungen und Besucherinformationen rechtzeitig und bearbeite Anmeldungen fortlaufend. Erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vorher, damit Cateringmengen und Snacks nicht erst am Aufführungstag geschätzt werden.
- Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Materialtransport, Bühne, Stühle, Technik, Licht, Wegweiser und Catering brauchen feste Zuständigkeiten. Teile Freiwillige mindestens drei Tage vorher ein und gib ihnen eine Kontaktliste mit Uhrzeiten und Aufgaben.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Freiluftaufführung planen?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm, Spielort und Genehmigungen. Materialreservierungen, Künstleranforderungen und die Wetteralternative sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin geklärt sein.
- Was braucht eine Freiluftaufführung bei schlechtem Wetter?
- Lege mindestens eine konkrete Alternative fest, etwa einen überdachten Bereich oder einen Ersatztermin. Prüfe die Wettervorhersage 72 und nochmals 24 Stunden vorher und informiere Besucher spätestens am Veranstaltungstag zu einer festen Uhrzeit.
- Wie viel Technik braucht eine Freiluftaufführung?
- Das hängt von Besucherzahl, Fläche und Programm ab. Plane mindestens Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Stative, Audiokabel, Stromversorgung und sichere Kabelführung ein und teste die komplette Anlage mindestens 2 Stunden vor dem Einlass.
- Wann sollte man Catering und Getränke vorbereiten?
- Berechne Mengen nach bestätigten Anmeldungen und Ernährungswünschen spätestens 7 Tage vorher. Getränke sollten am Veranstaltungstag frühzeitig gekühlt werden; Snacks und Sorten lassen sich in den letzten 2 bis 3 Stunden vor Beginn vorbereiten.
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