Zo organiseer je een openluchtvoorstelling

Begin niet met decoratie of kaartverkoop, maar met de datum, locatie en haalbaarheid van het programma. Controleer eerst vergunningen, meldingen, stroom en de positie van publiek, spelers en techniek. Leg daarna artiesten, materiaal, aanmeldingen en een alternatief weerplan vast. In de laatste week draait alles om testen, bewegwijzering, vrijwilligersinstructies en een draaiboek dat ook buiten de organisatoren begrijpelijk is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
3
Voorstellingsprogramma vastleggen
2 personen
4
Artiesten en techniek bevestigen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Online aanmeldformulier openen
7
Promotieposters verspreiden
3 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Reserveringen voor materiaal maken
2 personen
11
Weersverwachting controleren
12
Alternatief weerplan bevestigen
2 personen
13
Bezoekerslijst bijwerken
14
Vrijwilligersinstructies maken
15
Route- en veiligheidsborden maken
2 personen
16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
17
Houdbare boodschappen kopen
2 personen
18
Verse boodschappen kopen
2 personen
19
Materiaal ophalen
3 personen
20
Techniek testen
2 personen
21
Eten en drinken koelen
2 personen
22
Draaiboek en contactlijst printen
23
Locatie inspecteren
3 personen
24
Laad- en loszone vrijmaken
3 personen
25
Stroomvoorziening controleren
2 personen
26
Publieksvakken uitzetten
3 personen
27
Stoelen neerzetten
5 personen
28
Tafels opstellen
3 personen
29
Tenten opbouwen
4 personen
30
Lichtstatieven plaatsen
3 personen
31
Licht aansluiten
2 personen
32
Speakers plaatsen
3 personen
33
Microfoons aansluiten
2 personen
34
Techniek uitvoerig testen
3 personen
35
Decor en achtergrond plaatsen
3 personen
36
Podiumzone markeren
2 personen
37
Cateringbuffet inrichten
3 personen
38
Hapjes voorbereiden
4 personen
39
Dranken koud zetten
2 personen
40
Koffie- en theepunt klaarmaken
2 personen
41
Sanitaire voorzieningen controleren
2 personen
42
Afvalpunten plaatsen
2 personen
43
Informatiebalie inrichten
2 personen
44
Crewbriefing houden
6 personen

Event

45
Publiek ontvangen
4 personen
46
Kaartcontrole uitvoeren
2 personen
47
Bezoekers naar stoelen begeleiden
3 personen
48
Openingsmuziek starten
49
Voorstelling begeleiden
4 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Buffet aanvullen
2 personen
52
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
53
Pauze aankondigen
54
Pauzebuffet bedienen
4 personen
55
Voorstelling hervatten
2 personen
56
Verlichting aanpassen
2 personen
57
Geluidsniveau bewaken
58
Toezicht bij publieksvakken
2 personen
59
Slotapplaus begeleiden
2 personen
60
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
61
Verloren voorwerpen verzamelen

Nazorg

62
Licht en geluid uitschakelen
2 personen
63
Overgebleven eten koelen
2 personen
64
Servies verzamelen
3 personen
65
Afval verzamelen
4 personen
66
Stoelen en tafels opruimen
5 personen
67
Tenten afbreken
4 personen
68
Decoratie afnemen
3 personen
69
Locatie schoonmaken
5 personen
70
Materialen sorteren
3 personen
71
Servies afwassen
3 personen
72
Apparatuur schoonmaken
2 personen
73
Huurmaterialen retourneren
3 personen
74
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
75
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 10
Biertafelsaantal 6
Partytentenaantal 3
Barkrukkenaantal 6
Kleedkamerschermenaantal 4
Kledingrekkenaantal 3
Opbergbakkenaantal 12

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Luidsprekerkabelsaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Stroomhaspelsaantal 3
Reservebatterijenaantal 12
Brandblussersaantal 2
EHBO-koffersaantal 2
Portofoonsaantal 6
Zakelijke telefoonsaantal 2

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 8
Lichtstatievenaantal 3
Zaklampenaantal 6

Decoratie

Achtergronddoekenaantal 3
Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 150
Decoratieve plantenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Plakbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 100
Programmapostersaantal 20
Routebordenaantal 12
Pijlenstickersaantal 30

Servies

Herbruikbare bordenaantal 140
Herbruikbare kommenaantal 120
Herbruikbare glazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Messenaantal 140
Vorkenaantal 140
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveerplateausaantal 10

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Schaaltjesaantal 16
Flessenopenersaantal 3
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiepompenaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de techniek eerder dan je denkt. Test speakers, mengpaneel, draadloze microfoons, kabels en stroomvoorziening op locatie en controleer reservebatterijen minimaal één dag voor de voorstelling.
Maak het weerplan uiterlijk een week vooraf concreet. Bepaal wanneer je beslist over verplaatsen of afgelasten en zorg dat bezoekers, artiesten en vrijwilligers dezelfde informatie krijgen.
Houd de bezoekerslijst actueel tot op de dag zelf. Verzamel dieetwensen zodra mensen zich aanmelden en controleer daarna opnieuw hoeveel stoelen, glazen en eten nodig zijn.
Richt de locatie in op de publieksstroom, niet alleen op het zicht vanaf het podium. Maak route- en veiligheidsborden, houd een laad- en loszone vrij en controleer na donker de verlichting met LED-bouwlampen en zaklampen.
Print het draaiboek en de contactlijst uiterlijk de dag ervoor. Zet daarin tijden, telefoonnummers, opbouwvolgorde, techniek, vrijwilligersinstructies en de beslissing over het weerplan, zodat niemand tijdens de voorstelling hoeft te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een openluchtvoorstelling organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen, programma en artiesten. Reserveer materiaal en techniek zodra de locatie en capaciteit vaststaan; in de laatste week werk je vooral details en het weerplan af.
Wanneer moet ik een vergunning voor een openluchtvoorstelling regelen?: Controleer direct na het kiezen van de locatie welke vergunningen of meldingen nodig zijn. Doe dat minimaal 8 weken vooraf, omdat voorwaarden voor geluid, publiek, veiligheid en gebruik van de openbare ruimte je plan kunnen veranderen.
Wanneer controleer ik de weersverwachting voor een openluchtvoorstelling?: Volg de verwachting vanaf 7 dagen vooraf en maak 48 uur voor aanvang een eerste definitieve keuze. Bevestig uiterlijk op de dag zelf wie beslist en hoe je bezoekers, artiesten en vrijwilligers informeert.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een openluchtvoorstelling?: Reken minimaal 4 tot 6 uur voor stoelen, tafels, tenten, decor, verlichting en techniek, afhankelijk van de locatie en het aantal betrokken mensen. Plan daarna nog minstens 60 minuten voor een volledige geluidstest en een inspectieronde.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.