Eine Freiluftaufführung Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Freiluftaufführung entscheidet nicht nur das Programm über den Ablauf. Du musst zuerst Ort, Genehmigungen und Technik klären, danach Anmeldungen, Helfer und Material koordinieren. Besonders oft werden Strom, Wetterausweichplan und die Zeit für Aufbau und Soundcheck zu spät eingeplant. Arbeite deshalb vom Termin rückwärts und lege für jede Aufgabe eine Frist fest. Die vollständige Checkliste führt dich anschließend durch Vorbereitung, Veranstaltungstag und Abbau.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Genehmigungen und Meldungen prüfen
2 Personen
3
Aufführungsprogramm festlegen
2 Personen
4
Künstler und Technik bestätigen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Online-Anmeldeformular öffnen
7
Promotionsplakate verteilen
3 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Materialreservierungen vornehmen
2 Personen
11
Wettervorhersage prüfen
12
Alternativen Wetterplan bestätigen
2 Personen
13
Besucherliste aktualisieren
14
Freiwilligenanweisungen erstellen
15
Weg- und Sicherheitsschilder erstellen
2 Personen
16
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
17
Langlebige Lebensmittel einkaufen
2 Personen
18
Frische Einkäufe besorgen
2 Personen
19
Material abholen
3 Personen
20
Technik testen
2 Personen
21
Essen und Getränke kühlen
2 Personen
22
Ablaufplan und Kontaktliste ausdrucken
23
Location inspizieren
3 Personen
24
Lade- und Entladezone freimachen
3 Personen
25
Stromversorgung überprüfen
2 Personen
26
Publikumsbereiche absperren
3 Personen
27
Stühle aufstellen
5 Personen
28
Tische aufstellen
3 Personen
29
Zelte aufbauen
4 Personen
30
Lichtstative aufstellen
3 Personen
31
Licht anschließen
2 Personen
32
Lautsprecher aufstellen
3 Personen
33
Mikrofone anschließen
2 Personen
34
Technik ausführlich testen
3 Personen
35
Dekor und Hintergrund aufbauen
3 Personen
36
Bühnenbereich markieren
2 Personen
37
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
38
Snacks vorbereiten
4 Personen
39
Getränke kalt stellen
2 Personen
40
Kaffee- und Teestation vorbereiten
2 Personen
41
Sanitäre Anlagen kontrollieren
2 Personen
42
Müllstationen aufstellen
2 Personen
43
Informationsstand einrichten
2 Personen
44
Crew-Briefing abhalten
6 Personen

Event

45
Publikum empfangen
4 Personen
46
Einlasskontrolle durchführen
2 Personen
47
Besucher zu den Sitzplätzen begleiten
3 Personen
48
Eröffnungsmusik starten
49
Aufführung begleiten
4 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Buffet auffüllen
2 Personen
52
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
53
Pause ankündigen
54
Pausenbuffet bedienen
4 Personen
55
Vorstellung fortsetzen
2 Personen
56
Beleuchtung anpassen
2 Personen
57
Lautstärke überwachen
58
Aufsicht in den Publikumsbereichen
2 Personen
59
Schlussapplaus begleiten
2 Personen
60
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
61
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

62
Licht und Ton ausschalten
2 Personen
63
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
64
Geschirr sammeln
3 Personen
65
Abfall sammeln
4 Personen
66
Stühle und Tische wegräumen
5 Personen
67
Zelte abbauen
4 Personen
68
Dekoration abnehmen
3 Personen
69
Location reinigen
5 Personen
70
Materialien sortieren
3 Personen
71
Geschirr abwaschen
3 Personen
72
Geräte reinigen
2 Personen
73
Mietmaterial zurückgeben
3 Personen
74
Restbestand einlagern
2 Personen
75
Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 120
KlappischeAnz. 10
BiertischeAnz. 6
PartyzelteAnz. 3
BarhockerAnz. 6
Umkleideraum-TrennwändeAnz. 4
KleiderständerAnz. 3
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
LautsprecherkabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
KabeltrommelnAnz. 3
ErsatzbatterienAnz. 12
FeuerlöscherAnz. 2
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FunkgeräteAnz. 6
GeschäftstelefoneAnz. 2

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 6
LichterkettenAnz. 8
LichtstativeAnz. 3
TaschenlampenAnz. 6

Dekoration

HintergrundtücherAnz. 3
WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 150
Dekorative PflanzenAnz. 8
TischdeckenAnz. 12
KlebebandAnz. 6
KabelbinderAnz. 100
Programmatische PosterAnz. 20
WegweiserAnz. 12
PfeilaufkleberAnz. 30

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 140
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 120
Wiederverwendbare GläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 100
MesserAnz. 140
GabelnAnz. 140
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
ServierplattenAnz. 10

Küche

KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ZangenAnz. 6
SchälchenAnz. 16
FlaschenöffnerAnz. 3
KühlelementeAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6
DesinfektionsspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Klär zuerst Ort, Datum und Genehmigungen. Prüfe außerdem, ob Stromanschlüsse, eine Lade- und Entladezone sowie genügend Platz für Stühle, Biertische und Partyzelte vorhanden sind.
Bestätige Künstler und Technik nicht erst kurz vor dem Termin. Plane einen festen Techniktest vor dem Einlass ein und prüfe Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Kabel und Ersatzbatterien gemeinsam.
Lege den Wetterplan spätestens einige Tage vorher fest und teile ihn den Helfern mit. Bei einer Aufführung im Freien müssen Zelte, Beleuchtung und empfindliche Technik schnell geschützt oder umgestellt werden können.
Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und aktualisiere die Besucherliste bis kurz vor Beginn. Ernährungswünsche solltest du gesammelt an die zuständige Person weitergeben, statt sie erst beim Einkauf zu suchen.
Plane den Veranstaltungstag rückwärts: Für Aufbau, Ortskontrolle, Techniktest, Kühlung von Essen und Getränken sowie den Ausdruck von Ablaufplan und Kontaktliste brauchst du mehrere getrennte Zeitfenster. Wegweiser, Sicherheitsschilder und Taschenlampen werden häufig erst beim Einlass vermisst.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Freiluftaufführung organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Datum, Genehmigungen und Programm. Technik, Künstler und Anmeldungen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor der Aufführung feststehen.
Was braucht man für eine Freiluftaufführung bei schlechtem Wetter?: Lege mindestens 5 bis 7 Tage vorher einen konkreten Alternativplan fest. Prüfe dabei, wo Publikum, Technik und Verpflegung untergebracht werden und wer die Entscheidung zur Umstellung trifft.
Wann sollte man die Technik bei einer Freiluftaufführung testen?: Führe den vollständigen Test am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vor dem Einlass durch. Prüfe nicht nur Lautsprecher und Mikrofone, sondern auch Stromversorgung, Kabelwege, Licht und Ersatzbatterien.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Freiluftaufführung?: Plane für Möbel, Zelte, Beschilderung, Beleuchtung und Technik mindestens 3 bis 4 Stunden ein. Ein zusätzlicher Puffer von 30 Minuten hilft, wenn Material abgeholt oder Anschlüsse vor Ort nachgebessert werden müssen.

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