Cómo organizar un espectáculo al aire libre sin contratiempos

Un espectáculo al aire libre se organiza en este orden: primero fija la fecha y el lugar, después tramita permisos y cierra el programa con artistas y equipo técnico. A continuación abre las inscripciones, calcula comida y bebida según los asistentes y reserva el mobiliario. Durante la última semana comprueba el pronóstico, confirma el plan por mal tiempo y revisa electricidad, carga, señalización y sonido. El día anterior, prueba la técnica y deja impresos el programa y los contactos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Comprobar permisos y notificaciones
2 personas
3
Fijar el programa de la función
2 personas
4
Confirmar artistas y técnica
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Abrir el formulario de inscripción online
7
Distribuir carteles promocionales
3 personas
8
Gestionar inscripciones
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Hacer reservas de material
2 personas
11
Comprobar el pronóstico del tiempo
12
Confirmar el plan alternativo por mal tiempo
2 personas
13
Actualizar la lista de visitantes
14
Crear instrucciones para voluntarios
15
Crear señalización de ruta y seguridad
2 personas
16
Comprobar la lista de la compra
2 personas
17
Comprar alimentos no perecederos
2 personas
18
Comprar alimentos frescos
2 personas
19
Recoger el material
3 personas
20
Probar la técnica
2 personas
21
Enfriar comida y bebida
2 personas
22
Imprimir el programa y la lista de contactos
23
Inspeccionar el lugar
3 personas
24
Despejar la zona de carga y descarga
3 personas
25
Comprobar el suministro eléctrico
2 personas
26
Delimitar las zonas para el público
3 personas
27
Colocar sillas
5 personas
28
Montar mesas
3 personas
29
Montar tiendas
4 personas
30
Colocar los trípodes de luz
3 personas
31
Conectar la iluminación
2 personas
32
Colocar los altavoces
3 personas
33
Conectar los micrófonos
2 personas
34
Probar la técnica a fondo
3 personas
35
Colocar la decoración y el fondo
3 personas
36
Marcar la zona del escenario
2 personas
37
Montar el buffet de catering
3 personas
38
Preparar aperitivos
4 personas
39
Enfriar las bebidas
2 personas
40
Preparar el punto de café y té
2 personas
41
Comprobar las instalaciones sanitarias
2 personas
42
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
43
Montar el mostrador de información
2 personas
44
Realizar briefing al personal
6 personas

Evento

45
Recibir al público
4 personas
46
Realizar el control de entradas
2 personas
47
Guiar a los visitantes a sus asientos
3 personas
48
Poner la música de apertura
49
Coordinar la presentación
4 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Reponer el bufé
2 personas
52
Responder preguntas del público
2 personas
53
Anunciar el descanso
54
Servir el buffet del descanso
4 personas
55
Reanudar la función
2 personas
56
Ajustar la iluminación
2 personas
57
Vigilar el nivel de sonido
58
Supervisión en las zonas de público
2 personas
59
Coordinar el aplauso final
2 personas
60
Guiar al público hacia la salida
3 personas
61
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

62
Apagar la luz y el sonido
2 personas
63
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
64
Recoger la vajilla
3 personas
65
Recoger la basura
4 personas
66
Retirar sillas y mesas
5 personas
67
Desmontar las tiendas
4 personas
68
Retirar la decoración
3 personas
69
Limpiar el lugar
5 personas
70
Clasificar los materiales
3 personas
71
Lavar la vajilla
3 personas
72
Limpiar el equipo
2 personas
73
Devolver el material alquilado
3 personas
74
Guardar el stock restante
2 personas
75
Registrar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesas plegablescant. 10
Mesas de cervezacant. 6
Carpas de fiestacant. 3
Taburetes de barcant. 6
Biombos para vestuarioscant. 4
Percheroscant. 3
Cajas de almacenamientocant. 12

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Cables de altavozcant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Enrollacablescant. 3
Baterías de repuestocant. 12
Extintorescant. 2
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Walkie-talkiescant. 6
Teléfonos de empresacant. 2

Iluminación

Focos LED de obracant. 6
Guirnaldas de lucescant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 3
Linternascant. 6

Decoración

Telones de fondocant. 3
Guirnaldascant. 8
Globoscant. 150
Plantas decorativascant. 8
Mantelescant. 12
Cinta adhesivacant. 6
Bridascant. 100
Pósteres del programacant. 20
Señales de rutacant. 12
Pegatinas de flechascant. 30

Vajilla

Platos reutilizablescant. 140
Cuencos reutilizablescant. 120
Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 100
Cuchilloscant. 140
Tenedorescant. 140
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 12
Bandejas para servircant. 10

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzascant. 6
Cuencoscant. 16
Abrebotellascant. 3
Acumuladores de fríocant. 24

Limpieza

Papeleracant. 10
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de desinfectantecant. 6
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa y la parte técnica antes de enviar las invitaciones. Si todavía faltan artistas, micrófonos o altavoces, no podrás comunicar horarios fiables ni calcular bien las necesidades del público.
Abre el formulario de inscripción con suficiente margen para actualizar la lista de visitantes y recoger preferencias dietéticas. Haz una última revisión entre 48 y 72 horas antes, porque las cantidades de comida fresca dependen de ese número.
No dejes los permisos y avisos para la semana del espectáculo. Comprueba los requisitos del lugar al principio y guarda por escrito las autorizaciones, los contactos y las condiciones de uso.
Reserva el material antes de comprar o preparar la decoración. Además de sillas, mesas y carpas, revisa cables, regletas, baterías, iluminación y un suministro eléctrico adecuado; la prueba técnica debe hacerse en el propio lugar.
Prepara el plan alternativo por lluvia al mismo tiempo que diseñas el evento principal. Comprueba el pronóstico entre 48 y 24 horas antes, despeja la zona de carga y descarga y coloca la señalización de ruta y seguridad antes de que llegue el público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo al aire libre?: Empieza al menos 8 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, permisos, artistas y material. Deja la última semana para inscripciones, compras, señalización y la prueba técnica.
¿Cuándo hay que comprobar el tiempo para un espectáculo al aire libre?: Consulta el pronóstico 72 horas antes y vuelve a comprobarlo entre 24 y 48 horas antes. En ese momento debes confirmar si se mantiene el programa exterior o activar el plan alternativo.
¿Qué hay que preparar el día antes de un espectáculo al aire libre?: Recoge el material, enfría la comida y la bebida, imprime el programa y la lista de contactos y prueba sonido e iluminación. También conviene inspeccionar el lugar y comprobar el suministro eléctrico antes de la llegada de los asistentes.
¿Cómo calcular la comida y la bebida para un espectáculo al aire libre?: Usa la lista de inscripciones como base y separa las preferencias dietéticas antes de comprar. Para la bebida, calcula 2 o 3 consumiciones por persona durante la primera hora y añade margen para artistas, voluntarios y cambios de última hora.

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