Organiser un spectacle en plein air, étape par étape

Un spectacle en plein air se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Commencez par confirmer la date et le lieu, vérifiez les autorisations et construisez le programme avant d’inviter le public. La technique, l’électricité et le plan météo doivent être réglés plusieurs jours à l’avance. Le jour même, prévoyez un accueil fluide, une zone de déchargement dégagée et un déroulé imprimé pour chaque personne qui aide.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les autorisations et les déclarations
2 personnes
3
Définir le programme des spectacles
2 personnes
4
Confirmer les artistes et la technique
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d'inscription en ligne
7
Distribuer les affiches promotionnelles
3 personnes
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Faire les réservations pour le matériel
2 personnes
11
Vérifier les prévisions météo
12
Confirmer le plan météo de secours
2 personnes
13
Mettre à jour la liste des visiteurs
14
Rédiger les consignes pour les bénévoles
15
Créer les panneaux de route et de sécurité
2 personnes
16
Vérifier la liste des courses
2 personnes
17
Acheter des produits longue conservation
2 personnes
18
Acheter des courses fraîches
2 personnes
19
Récupérer le matériel
3 personnes
20
Tester la technique
2 personnes
21
Refroidir la nourriture et les boissons
2 personnes
22
Imprimer le déroulé et la liste de contacts
23
Inspecter le lieu
3 personnes
24
Libérer la zone de chargement et de déchargement
3 personnes
25
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
26
Délimiter les zones public
3 personnes
27
Installer les chaises
5 personnes
28
Installer les tables
3 personnes
29
Monter les tentes
4 personnes
30
Installer les pieds d’éclairage
3 personnes
31
Brancher l’éclairage
2 personnes
32
Installer les haut-parleurs
3 personnes
33
Brancher les microphones
2 personnes
34
Tester la technique en détail
3 personnes
35
Installer la déco et le fond
3 personnes
36
Marquer la zone du podium
2 personnes
37
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
38
Préparer les en-cas
4 personnes
39
Mettre les boissons au frais
2 personnes
40
Préparer l’espace café et thé
2 personnes
41
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
42
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
43
Installer le comptoir d'information
2 personnes
44
Tenir le briefing de l’équipe
6 personnes

Événement

45
Accueillir le public
4 personnes
46
Effectuer le contrôle des billets
2 personnes
47
Accompagner les visiteurs jusqu’aux sièges
3 personnes
48
Lancer la musique d’ouverture
49
Animer le spectacle
4 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
52
Répondre aux questions du public
2 personnes
53
Annoncer la pause
54
Servir le buffet de pause
4 personnes
55
Reprendre le spectacle
2 personnes
56
Ajuster l’éclairage
2 personnes
57
Surveiller le niveau sonore
58
Surveiller les zones du public
2 personnes
59
Coordonner les applaudissements finaux
2 personnes
60
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
61
Rassembler les objets perdus

Suivi

62
Éteindre la lumière et le son
2 personnes
63
Réfrigérer les restes
2 personnes
64
Rassembler la vaisselle
3 personnes
65
Rassembler les déchets
4 personnes
66
Ranger les chaises et les tables
5 personnes
67
Démonter les tentes
4 personnes
68
Retirer la décoration
3 personnes
69
Nettoyer le lieu
5 personnes
70
Trier les matériaux
3 personnes
71
Faire la vaisselle
3 personnes
72
Nettoyer le matériel
2 personnes
73
Retourner les matériels de location
3 personnes
74
Ranger le stock restant
2 personnes
75
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tables pliantesqté 10
Tables de bièreqté 6
Tentes de réceptionqté 3
Tabourets de barqté 6
Paravents de vestiaireqté 4
Portants à vêtementsqté 3
Bacs de rangementqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Câbles de haut-parleurqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Enrouleurs électriquesqté 3
Piles de rechangeqté 12
Extincteursqté 2
Trousses de premiers secoursqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Téléphones professionnelsqté 2

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 8
Pieds d’éclairageqté 3
Lampes de pocheqté 6

Décoration

Toiles de fondqté 3
Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 150
Plantes décorativesqté 8
Nappesqté 12
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 100
Affiches du programmeqté 20
Panneaux de directionqté 12
Autocollants flèchesqté 30

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 140
Bols réutilisablesqté 120
Verres réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 100
Couteauxqté 140
Fourchettesqté 140
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 10

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6
Petits bolsqté 16
Tire-bouchonsqté 3
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes désinfectantesqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et les autorisations avant d’annoncer la date : sans déclaration validée, le programme et les invitations peuvent devoir être modifiés au dernier moment.
Confirmez les artistes et leurs besoins techniques au moins 2 semaines avant le spectacle. Testez ensuite les haut-parleurs, microphones, câbles, rallonges et multiprises sur place, plutôt que de découvrir un problème à l’ouverture.
Préparez deux scénarios météo : le spectacle maintenu sous tentes et le report ou déplacement prévu. Consultez les prévisions 48 heures avant, puis de nouveau le matin même, et communiquez la décision aux inscrits.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires avant les achats frais. Mettez à jour la liste des visiteurs la veille afin de prévoir les chaises, tables, verres réutilisables et portions sans improviser.
Gardez au moins 60 minutes avant l’arrivée du public pour inspecter le lieu, libérer la zone de chargement, vérifier l’alimentation électrique et installer l’éclairage. Imprimez le déroulé et les contacts : un téléphone déchargé ne doit pas bloquer la coordination.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle en plein air ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet d’obtenir les autorisations, confirmer les artistes, réserver le matériel, ouvrir les inscriptions et préparer un plan météo réaliste.
Quand faut-il vérifier la météo pour un spectacle en plein air ?: Faites une première vérification 48 heures avant, puis une dernière le matin de l’événement. La décision concernant les tentes, le report ou le déplacement doit être communiquée au public au moins 4 heures avant le début.
Quand tester la technique d’un spectacle en plein air ?: Réalisez un test complet le jour même, au minimum 2 heures avant l’arrivée des spectateurs. Vérifiez les microphones, la table de mixage, les haut-parleurs, les câbles, les rallonges et la source électrique.
Combien de temps prévoir pour installer un spectacle en plein air ?: Comptez au moins 3 heures pour installer les tables, chaises, tentes, décorations, éclairage et technique. Ajoutez 60 minutes de marge pour l’inspection du site, les essais et les corrections de dernière minute.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.