Zo organiseer je een openluchtvoorstelling

Begin met de locatie, het speelvlak en de voorstellingstijden. Controleer daarna vergunningen, geluidseisen en afspraken met artiesten voordat je uitnodigingen en aanmeldingen opent. Werk vervolgens terug vanaf de speeldatum: regel techniek, catering, stoelen, verlichting en publieksrouting op tijd. De meeste problemen ontstaan doordat slecht weer, stroom, kabels en leveringen pas op de dag zelf aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en speelvlak vastleggen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Geluidseisen bij gemeente melden
4
Artiestencontracten bevestigen
5
Voorstellingstijden publiceren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Online aanmeldingen openen
8
Promotie ophangen
2 personen
9
Reserveringen voor stoelen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Weersverwachting controleren
12
Plan voor slecht weer bevestigen
2 personen
13
Leveringen en reserveringen bevestigen
14
Boodschappen doen
3 personen
15
Dranken koelen
2 personen
16
Catering voorbereiden
3 personen
17
Programmaboekjes printen
18
Naambadges en polsbandjes klaarleggen
2 personen
19
Materialen naar locatie brengen
4 personen
20
Werkterrein veilig afzetten
3 personen
21
Podiumdelen opbouwen
4 personen
22
Achterdoek en decor plaatsen
3 personen
23
Stoelen opstellen
4 personen
24
Tafels opstellen
3 personen
25
Entree en publieksroute markeren
2 personen
26
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
27
Microfoons plaatsen
2 personen
28
Verlichting aansluiten
2 personen
29
Stroomkabels afplakken
2 personen
30
Cateringbuffet inrichten
3 personen
31
Drankpunten inrichten
2 personen
32
Programmaboekjes neerleggen
2 personen
33
Toegankelijkheid controleren
2 personen
34
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
35
Technische soundcheck uitvoeren
3 personen
36
Lichtplan testen
2 personen
37
Artiesten ontvangen
2 personen
38
Artiëntenruimte inrichten
2 personen

Event

39
Publieksontvangst bemannen
4 personen
40
Programma openen
41
Publiek naar zitplaatsen begeleiden
3 personen
42
Voorstelling technisch begeleiden
3 personen
43
Pauzedranken serveren
5 personen
44
Hapjes serveren
4 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Buffet schoon en gevuld houden
2 personen
47
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
48
Toezicht bij publieksroute houden
2 personen
49
Pauze aankondigen
50
Tweede deel aankondigen
51
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
52
Artiesten uitchecken

Nazorg

53
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
54
Verlichting uitschakelen
2 personen
55
Overgebleven catering koelen
2 personen
56
Afval verzamelen
4 personen
57
Servies afwassen
3 personen
58
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
59
Decoratie verwijderen
3 personen
60
Podium en decor afbreken
4 personen
61
Locatie schoon opleveren
4 personen
62
Materialen terugbrengen
3 personen
63
Geleende materialen retourneren
2 personen
64
Verloren voorwerpen controleren
65
Restanten opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 8
Podiumtrappenaantal 2
Podiumrok
Stoelenaantal 110
Klaptafelsaantal 8
Barkrukkenaantal 4
Kleedkamertafelsaantal 2
Kleedkamerstoelenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8
Dranghekkenaantal 12

Apparatuur

Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
DI-boxenaantal 2
Audiokabelsaantal 10
Reservebatterijenaantal 12
Laptop
Megafoon
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Gaffertapeaantal 6
Aggregaat

Verlichting

LED-schijnwerpersaantal 6
LED-bouwlampenaantal 4
Lichtsnoerenaantal 6
Lichtstatievenaantal 4
Zaklampenaantal 6
Reserve-ledlampenaantal 6

Decoratie

Achterdoek
Podiumdoekenaantal 4
Welkomstbord
Wegwijzerbordenaantal 6
Programmabord
Pionnenaantal 12
Afzetlintaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerplateausaantal 12
Schenkkanenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJsboxenaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Serveertangenaantal 8
Opslagbakkenaantal 12
Inductieplatenaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4

Schoonmaak

Afwasbakkenaantal 3
Vegen en vuilnisblikkenaantal 2
Dweilenaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handdesinfectie dispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg minimaal 6 weken vooraf vast waar het podium, de entree en de publieksruimte komen. Controleer meteen of podiumtrappen, dranghekken en een veilige route passen binnen de beschikbare ruimte.
Controleer vergunningen en meldingen voor geluid voordat je de voorstelling publiceert. Plan hiervoor minstens 4 weken verwerkingstijd en leg ook de eindtijd van de voorstelling vast.
Maak uiterlijk 7 dagen vooraf een technisch draaiboek met microfoons, luidsprekers, mengpaneel, verlichting en stroompunten. Neem reservebatterijen, verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten mee; kabels over looproutes veroorzaken snel onveilige situaties.
Bevestig het slechtweerplan 48 uur vooraf en communiceer het direct aan bezoekers en artiesten. Bepaal vooraf of je verplaatst, afgelast of alleen het programma inkort, en wie de beslissing neemt.
Plan op de opbouwdag minstens 3 uur voor podium, stoelen, tafels, decor en publieksroute. Test geluid en licht nadat alles staat, en houd programmaboekjes, polsbandjes, zaklampen en afvalbakken bij de entree klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een openluchtvoorstelling organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Regel locatie, vergunningen en artiesten eerst; publiceer de voorstelling pas nadat de belangrijkste toestemming en afspraken rond zijn.
Hoeveel tijd heb je nodig om een openluchtpodium op te bouwen?: Reserveer minimaal 3 uur voor een kleinschalige opbouw met podiumdelen, stoelen, decor en techniek. Plan extra tijd als er meerdere lichtstatieven, kabelroutes of een uitgebreide geluidsinstallatie nodig zijn.
Wanneer controleer je het weer voor een openluchtvoorstelling?: Controleer de verwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Neem uiterlijk 24 uur vooraf een besluit over het slechtweerplan, zodat bezoekers, catering en artiesten tijdig bericht krijgen.
Hoe voorkom je gevaarlijke kabels bij een openluchtvoorstelling?: Leg kabels buiten publieksroutes en gebruik kabelgoten of stevige afzetting waar oversteken niet te vermijden is. Controleer alle routes vóór de deuren opengaan en houd minstens één vrije vluchtroute beschikbaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.