Eine Freiluftaufführung Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Freiluftaufführung entscheidet nicht nur das Programm über den Ablauf. Zuerst müssen Spielort, Fläche, Genehmigungen und Lärmanforderungen geklärt werden, bevor du Verträge, Zeiten und Anmeldungen veröffentlichst. Danach folgen Sitzplätze, Catering, Technik und der Schlechtwetterplan. Plane den Aufbau so, dass Bühne, Ton, Beleuchtung und Publikumswege vor dem Einlass geprüft werden können.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Ort und Spielfläche festlegen
2 Personen
- 2
Genehmigungen prüfen
- 3
Lärmanforderungen bei der Gemeinde melden
- 4
Künstlerverträge bestätigen
- 5
Vorstellungszeiten veröffentlichen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Online-Anmeldungen öffnen
- 8
Werbung aufhängen
2 Personen
- 9
Sitzplatzreservierungen bearbeiten
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Wettervorhersage prüfen
- 12
Schlechtwetterplan bestätigen
2 Personen
- 13
Lieferungen und Reservierungen bestätigen
- 14
Einkaufen gehen
3 Personen
- 15
Getränke kühlen
2 Personen
- 16
Catering vorbereiten
3 Personen
- 17
Programmhefte drucken
- 18
Namensschilder und Armbänder bereitlegen
2 Personen
- 19
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
- 20
Arbeitsbereich sicher absperren
3 Personen
- 21
Bühnenelemente aufbauen
4 Personen
- 22
Hintergrund und Dekoration aufstellen
3 Personen
- 23
Stühle aufstellen
4 Personen
- 24
Tische aufstellen
3 Personen
- 25
Eingang und Publikumsweg markieren
2 Personen
- 26
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 27
Mikrofone aufstellen
2 Personen
- 28
Beleuchtung anschließen
2 Personen
- 29
Stromkabel abkleben
2 Personen
- 30
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 31
Getränkepunkte einrichten
2 Personen
- 32
Programmhefte auslegen
2 Personen
- 33
Barrierefreiheit prüfen
2 Personen
- 34
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
- 35
Technischen Soundcheck durchführen
3 Personen
- 36
Lichtplan testen
2 Personen
- 37
Künstler empfangen
2 Personen
- 38
Künstlerraum einrichten
2 Personen
Event
- 39
Publikumsempfang betreuen
4 Personen
- 40
Programm öffnen
- 41
Publikum zu den Sitzplätzen begleiten
3 Personen
- 42
Vorstellung technisch begleiten
3 Personen
- 43
Pausengetränke servieren
5 Personen
- 44
Snacks servieren
4 Personen
- 45
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 46
Buffet sauber und gefüllt halten
2 Personen
- 47
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
- 48
Aufsicht am Publikumsweg halten
2 Personen
- 49
Pause ankündigen
- 50
Zweiten Teil ankündigen
- 51
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
- 52
Künstler auschecken
Nachbereitung
- 53
Anlage ausschalten
2 Personen
- 54
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
- 55
Übrig gebliebene Verpflegung kühlen
2 Personen
- 56
Abfall sammeln
4 Personen
- 57
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 58
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 59
Dekoration entfernen
3 Personen
- 60
Bühne und Dekoration abbauen
4 Personen
- 61
Ort sauber übergeben
4 Personen
- 62
Materialien zurückbringen
3 Personen
- 63
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 64
Fundsachen prüfen
- 65
Reste aufräumen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BühnenelementeAnz. 8
- BühnentreppenAnz. 2
- Bühnenrock
- StühleAnz. 110
- KlappischeAnz. 8
- BarhockerAnz. 4
- UmkleidetischeAnz. 2
- UmkleidestühleAnz. 6
- AbfallbehälterAnz. 8
- AbsperrgitterAnz. 12
Ausstattung
- Mischpult
- LautsprecherAnz. 2
- SubwooferAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- DI-BoxenAnz. 2
- AudiokabelAnz. 10
- ErsatzbatterienAnz. 12
- Laptop
- Megafon
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabelkanäleAnz. 12
- Gaffa-TapeAnz. 6
- Stromaggregat
Beleuchtung
- LED-FlutlichterAnz. 6
- LED-BaustrahlerAnz. 4
- LichterkettenAnz. 6
- LichtstativeAnz. 4
- TaschenlampenAnz. 6
- Ersatz-LED-LampenAnz. 6
Dekoration
- Hintergrundvorhang
- BühnentücherAnz. 4
- Willkommensschild
- Wegweiser-SchilderAnz. 6
- Programmtafel
- KegelAnz. 12
- AbsperrbandAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServierplattenAnz. 12
- KaraffenAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 6
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 2
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- ServierzangenAnz. 8
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
- InduktionsplattenAnz. 2
- WarmhaltebehälterAnz. 4
Reinigung
- SpülbeckenAnz. 3
- Fegen und Mülltonnen leerenAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- HanddesinfektionsspenderAnz. 6
- ToilettenbürstenAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Kläre Genehmigungen und Lärmanforderungen möglichst 6 bis 8 Wochen vor der Aufführung. Ohne diese Prüfung können Bühne, Lautsprecher und Veranstaltungszeiten kurzfristig zum Problem werden.
- Bestätige Künstlerverträge, Vorstellungszeiten und Lieferungen spätestens 7 Tage vorher. Gerade Catering, Sitzplatzreservierungen und technische Lieferungen werden sonst leicht zu spät angepasst.
- Lege den Schlechtwetterplan nicht erst am Veranstaltungstag fest. Prüfe die Vorhersage 48 Stunden vorher und bestimme, wer über Absage, Verschiebung oder den alternativen Ablauf informiert.
- Plane für den Aufbau mehrere getrennte Arbeitsbereiche: Bühne, Ton, Beleuchtung und Publikum. Kabel sollten in Kabelkanälen liegen und mit Gaffa-Tape gesichert werden, bevor Stühle und Tische den Weg versperren.
- Prüfe vor dem Einlass jedes Funkmikrofon, den Laptop, das Mischpult und die Lautsprecher. Lege Ersatzbatterien, Taschenlampen und Ersatz-LED-Lampen griffbereit bereit, statt sie erst bei einem Ausfall zu suchen.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich eine Freiluftaufführung organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Spielort, Fläche, Genehmigungen und Lärmanforderungen. Künstlerverträge und die technische Planung sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin bestätigt sein.
- Wann soll ich den Schlechtwetterplan für eine Freiluftaufführung festlegen?
- Lege den Plan spätestens 48 Stunden vor der Aufführung verbindlich fest. Prüfe die Wettervorhersage zusätzlich am Veranstaltungstag und informiere angemeldete Gäste sofort über Änderungen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Freiluftaufführung?
- Plane mindestens 4 bis 6 Stunden für Bühne, Stühle, Tische, Ton, Beleuchtung und markierte Publikumswege ein. Eine vollständige Technikprobe sollte mindestens 60 Minuten vor dem Einlass beendet sein.
- Was muss ich bei der Technik einer Freiluftaufführung prüfen?
- Teste vor dem Einlass jedes Mikrofon, das Mischpult, die Lautsprecher, den Laptop und alle Kabelverbindungen. Lege mindestens einen Satz Ersatzbatterien sowie Taschenlampen und Ersatz-LED-Lampen bereit.
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