Organiser un spectacle en plein air, étape par étape

Un spectacle en plein air se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Commencez par définir l’aire de jeu, les accès et la capacité d’accueil avant de réserver la technique ou le mobilier. Enchaînez ensuite les autorisations, les contrats des artistes, la billetterie et le plan météo. La dernière semaine sert surtout à confirmer les livraisons, imprimer les supports et répartir le montage entre plusieurs personnes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le lieu et l’aire de jeu
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
3
Signaler les exigences sonores à la mairie
4
Confirmer les contrats des artistes
5
Publier les horaires du spectacle
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir les inscriptions en ligne
8
Afficher la promotion
2 personnes
9
Traiter les réservations de chaises
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Vérifier les prévisions météo
12
Confirmer le plan en cas de mauvais temps
2 personnes
13
Confirmer les livraisons et les réservations
14
Faire les courses
3 personnes
15
Refroidir les boissons
2 personnes
16
Préparer le service traiteur
3 personnes
17
Imprimer les livrets du programme
18
Préparer les badges nominatifs et les bracelets
2 personnes
19
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
20
Balisage de sécurité du chantier
3 personnes
21
Monter les éléments de scène
4 personnes
22
Installer le fond de scène et la décoration
3 personnes
23
Installer les chaises
4 personnes
24
Installer les tables
3 personnes
25
Marquer l’entrée et l’itinéraire du public
2 personnes
26
Raccorder la sonorisation
2 personnes
27
Installer les microphones
2 personnes
28
Brancher l’éclairage
2 personnes
29
Fixer les câbles d’alimentation
2 personnes
30
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
31
Mettre en place les points boissons
2 personnes
32
Déposer les livrets du programme
2 personnes
33
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
34
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
35
Effectuer la balance technique
3 personnes
36
Tester le plan d’éclairage
2 personnes
37
Accueillir les artistes
2 personnes
38
Aménager la loge des artistes
2 personnes

Événement

39
Assurer l’accueil du public
4 personnes
40
Ouvrir le programme
41
Guider le public vers les places assises
3 personnes
42
Assurer le suivi technique du spectacle
3 personnes
43
Servir les boissons de pause
5 personnes
44
Servir des amuse-bouches
4 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Garder le buffet propre et approvisionné
2 personnes
47
Répondre aux questions du public
2 personnes
48
Assurer la surveillance sur le parcours du public
2 personnes
49
Annoncer la pause
50
Annoncer la deuxième partie
51
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
52
Faire le check-out des artistes

Suivi

53
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
54
Éteindre l’éclairage
2 personnes
55
Refroidir le catering restant
2 personnes
56
Rassembler les déchets
4 personnes
57
Faire la vaisselle
3 personnes
58
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
59
Retirer la décoration
3 personnes
60
Démonter la scène et le décor
4 personnes
61
Remettre le lieu propre
4 personnes
62
Rapporter le matériel
3 personnes
63
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
64
Vérifier les objets trouvés
65
Ranger les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 8
Escaliers de scèneqté 2
Jupe de scène
Chaisesqté 110
Tables pliantesqté 8
Tabourets de barqté 4
Tables de logeqté 2
Chaises des vestiairesqté 6
Poubellesqté 8
Barrières de fouleqté 12

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Subwoofersqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Boîtiers DIqté 2
Câbles audioqté 10
Piles de rechangeqté 12
Ordinateur portable
Mégaphone
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Gafferqté 6
Groupe électrogène

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Projecteurs de chantier LEDqté 4
Guirlandes lumineusesqté 6
Pieds d’éclairageqté 4
Lampes de pocheqté 6
Ampoules LED de rechangeqté 6

Décoration

Fond de scène
Tentures de scèneqté 4
Panneau d’accueil
Panneaux directionnelsqté 6
Panneau du programme
Cônesqté 12
Ruban de balisageqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs à glaceqté 2
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Pinces de serviceqté 8
Bacs de rangementqté 12
Plaques à inductionqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 3
Balais et poubellesqté 2
Serpillièresqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Distributeurs de désinfectant pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Lancez les autorisations avant toute communication publique : signalez les exigences sonores à la mairie et gardez une confirmation écrite au moins 4 à 6 semaines avant le spectacle.
Verrouillez le plan météo au plus tard 72 heures avant l’ouverture. Précisez qui décide d’un report, où déplacer le public et comment protéger la scène, les câbles et le matériel audio.
Testez la chaîne son complète le jour du montage : table de mixage, haut-parleurs, microphones sans fil, boîtiers DI et câbles. Gardez des piles de rechange et un ordinateur portable de secours à portée de main.
Tracez les circulations avant de poser les chaises et les tables. L’entrée, l’itinéraire du public, les barrières et les goulottes de câbles doivent rester visibles, éclairés et dégagés jusqu’à la fin.
Ne gardez pas l’accueil pour la dernière heure : préparez les badges, les bracelets, les livrets du programme et les réservations de chaises la veille. Refroidissez les boissons et confirmez les livraisons avant le départ vers le site.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle en plein air ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines pour un spectacle avec artistes, sonorisation et accueil du public. Commencez plus tôt si les autorisations, les contrats ou les besoins techniques sont complexes.
Quand faut-il vérifier la météo pour un spectacle en plein air ?: Faites une première vérification 7 jours avant, puis une décision opérationnelle 72 heures avant l’ouverture. Gardez une dernière vérification le matin même pour adapter le montage et l’accueil.
Quand installer la scène et les chaises ?: Acheminez le matériel avant le début du montage, puis installez la scène, le fond de scène et la décoration avant les chaises et les tables. Réservez au moins 4 heures pour le montage, les branchements et le test du son.
Que faut-il prévoir pour la sécurité des câbles en extérieur ?: Utilisez des rallonges adaptées, des multiprises protégées, des goulottes de câbles et du gaffer. Contrôlez chaque passage avant l’arrivée du public et refaites un tour au moins 30 minutes avant le spectacle.

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