Cómo organizar un espectáculo al aire libre sin improvisar

Un espectáculo al aire libre se organiza en dos líneas paralelas: el contenido de la función y la operación del recinto. Empieza por definir el lugar, el área de juego y los permisos; después cierra artistas, sonido, horarios y reservas. El montaje solo debe comenzar cuando estén confirmados el transporte, las entregas y el plan por mal tiempo. La última revisión debe cubrir público, cables, iluminación, catering y comunicación en el recinto.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir la ubicación y el área de juego
2 personas
2
Comprobar permisos
3
Comunicar a la administración municipal los requisitos de sonido
4
Confirmar los contratos de los artistas
5
Publicar los horarios de la función
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Abrir inscripciones online
8
Colocar la promoción
2 personas
9
Gestionar reservas de asientos
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Comprobar el pronóstico del tiempo
12
Confirmar el plan en caso de mal tiempo
2 personas
13
Confirmar las entregas y las reservas
14
Hacer la compra
3 personas
15
Enfriar bebidas
2 personas
16
Preparar el catering
3 personas
17
Imprimir los folletos del programa
18
Preparar credenciales y pulseras
2 personas
19
Llevar materiales al lugar
4 personas
20
Delimitar con seguridad la zona de trabajo
3 personas
21
Montar las partes del escenario
4 personas
22
Colocar el fondo y la decoración
3 personas
23
Colocar las sillas
4 personas
24
Montar mesas
3 personas
25
Marcar la entrada y la ruta del público
2 personas
26
Conectar el equipo de sonido
2 personas
27
Colocar los micrófonos
2 personas
28
Conectar la iluminación
2 personas
29
Cubrir los cables eléctricos con cinta
2 personas
30
Montar el buffet de catering
3 personas
31
Montar los puntos de bebidas
2 personas
32
Colocar los folletos del programa
2 personas
33
Comprobar la accesibilidad
2 personas
34
Realizar el control de seguridad
2 personas
35
Realizar la prueba técnica de sonido
3 personas
36
Probar el plan de iluminación
2 personas
37
Recibir a los artistas
2 personas
38
Preparar la sala de artistas
2 personas

Evento

39
Atender la recepción del público
4 personas
40
Abrir el programa
41
Guiar al público a sus asientos
3 personas
42
Supervisión técnica de la actuación
3 personas
43
Servir bebidas del descanso
5 personas
44
Servir aperitivos
4 personas
45
Rellenar las bebidas
2 personas
46
Mantener el buffet limpio y abastecido
2 personas
47
Responder preguntas del público
2 personas
48
Mantener la supervisión en la ruta del público
2 personas
49
Anunciar el descanso
50
Anunciar la segunda parte
51
Guiar al público hacia la salida
3 personas
52
Hacer el check-out de los artistas

Seguimiento

53
Apagar el sistema de sonido
2 personas
54
Apagar la iluminación
2 personas
55
Refrigerar la catering sobrante
2 personas
56
Recoger la basura
4 personas
57
Lavar la vajilla
3 personas
58
Desmontar mesas y sillas
4 personas
59
Retirar la decoración
3 personas
60
Desmontar el escenario y la decoración
4 personas
61
Dejar el recinto limpio
4 personas
62
Devolver los materiales
3 personas
63
Devolver el material prestado
2 personas
64
Comprobar los objetos perdidos
65
Recoger los restos
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 8
Escaleras del escenariocant. 2
Falda de escenario
Sillascant. 110
Mesas plegablescant. 8
Taburetes de barcant. 4
Mesas de vestuariocant. 2
Sillas del vestuariocant. 6
Papeleracant. 8
Vallas de control de multitudescant. 12

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Subwooferscant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Cajas DIcant. 2
Cables de audiocant. 10
Baterías de repuestocant. 12
Portátil
Megáfono
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Cinta gaffercant. 6
Grupo electrógeno

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Focos LED de obracant. 4
Guirnaldas de lucescant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 4
Linternascant. 6
Lámparas LED de repuestocant. 6

Decoración

Telón de fondo
Telones de escenariocant. 4
Cartel de bienvenida
Señales de orientacióncant. 6
Panel del programa
Conoscant. 12
Cinta de balizamientocant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas para servircant. 12
Jarrascant. 8
Termoscant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Cajas de hielocant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de chefcant. 3
Pinzas de servircant. 8
Cajas de almacenamientocant. 12
Placas de induccióncant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4

Limpieza

Fregaderoscant. 3
Escobas y recogedorescant. 2
Fregonascant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Dispensadores de desinfectante de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la ubicación, los permisos y los requisitos de sonido. Hazlo antes de anunciar la función, porque un cambio de horario o de volumen puede obligarte a modificar invitaciones, reservas y contratos.
Confirma a los artistas y publica el horario antes de abrir las inscripciones. Deja por escrito las horas de llegada, pruebas de sonido y necesidades del vestuario para evitar cambios el mismo día.
Prepara un plan meteorológico concreto al menos 48 horas antes. Comprueba el pronóstico, define quién decide y comunica si la función se mantiene, se retrasa o cambia de ubicación.
Separa el montaje en zonas: escenario, público, acceso y vestuario. Coloca vallas y canaletas antes de recibir visitantes, y fija los cables con cinta gaffer para que no crucen las rutas de entrada.
Haz la prueba técnica antes de colocar todos los asientos. Comprueba mesa de mezclas, altavoces, micrófonos, iluminación y baterías de repuesto; después marca la entrada, prepara pulseras y revisa las reservas y preferencias dietéticas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo al aire libre?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar artistas, comprobar permisos y definir el recinto. Deja la última semana para confirmar entregas, compras, horarios, reservas y el plan por mal tiempo.
¿Cuándo hay que comprobar el tiempo para un espectáculo al aire libre?: Revisa el pronóstico 72 horas antes y vuelve a comprobarlo 24 horas antes. La decisión operativa debe quedar cerrada como mínimo 12 horas antes de la apertura para poder avisar al público y reorganizar el montaje.
¿Cuándo se monta el escenario y el sonido?: Programa el montaje del escenario, la iluminación y el sonido varias horas antes de la llegada del público. Reserva al menos 60 minutos para la prueba técnica, incluyendo micrófonos, altavoces, cables, focos y baterías.
¿Cuántos asientos y mesas necesito preparar?: Prepara los asientos según las reservas confirmadas y añade solo el margen que permita el recinto y la ruta de evacuación. Coloca las mesas después de marcar accesos y pasillos, y termina la distribución al menos 60 minutos antes de abrir.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.