Zo organiseer je een openluchtvoorstelling

Begin met datum, programma en speelveld; pas daarna leg je artiesten, techniek en reserveringen vast. Controleer vroeg welke vergunningen of meldingen nodig zijn en bouw een weersplan in dat je ook echt met publiek en medewerkers deelt. Plan de technische opbouw ruim vóór aanvang: podium, tenten, stoelen, stroom, geluid en licht moeten afzonderlijk worden getest. De laatste dagen draaien vooral om weersverwachting, materialen, catering en duidelijke informatie voor artiesten en bezoekers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en speelveld controleren
2 personen
3
Vergunningen en meldingen indienen
4
Artiesten en technici bevestigen
2 personen
5
Reserveringen maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Programmaboekje opmaken
2 personen
10
Programmaboekjes bestellen
11
Weersverwachting volgen
12
Artiesteninformatie versturen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Materialen ophalen
2 personen
15
Materialen controleren
2 personen
16
Catering voorbereiden
3 personen
17
Weersplan communiceren

Event

18
Terrein inspecteren
2 personen
19
Podium plaatsen
4 personen
20
Tenten opbouwen
4 personen
21
Stoelen opstellen
4 personen
22
Tafels opstellen
2 personen
23
Decor en bewegwijzering plaatsen
3 personen
24
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
25
Verlichting ophangen
3 personen
26
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
27
Kabels veilig afwerken
2 personen
28
Cateringbuffet inrichten
3 personen
29
Dranken koud zetten
2 personen
30
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
31
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
32
Hapjes klaarzetten
3 personen
33
Artiesten ontvangen
2 personen
34
Kleedkamers inrichten
2 personen
35
Technische soundcheck uitvoeren
3 personen
36
Lichttest uitvoeren
2 personen
37
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
38
Entree en kassa inrichten
2 personen
39
Programmaboekjes klaarleggen
40
Publiek ontvangen
4 personen
41
Programma aankondigen
42
Voorstelling begeleiden
3 personen
43
Pauze begeleiden
3 personen
44
Hapjes serveren
3 personen
45
Dranken serveren
2 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Koffie en thee bijvullen
48
Afvalbakken legen
2 personen
49
Toiletten controleren
50
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
51
Eindapplaus begeleiden
52
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

53
Catering afsluiten
3 personen
54
Apparatuur uitschakelen
2 personen
55
Decoratie afbreken
3 personen
56
Afval verzamelen
4 personen
57
Terrein schoonmaken
4 personen
58
Stoelen en tafels afbreken
4 personen
59
Tenten afbreken
4 personen
60
Podium demonteren
4 personen
61
Geluidsapparatuur inpakken
3 personen
62
Verlichting inpakken
2 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Cateringvoorraad opruimen
2 personen
65
Toiletten schoonmaken
2 personen
66
Materialen inventariseren
2 personen
67
Materialen retourneren
2 personen
68
Terrein opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Podiumtrap
Partytentenaantal 3
Klapstoelenaantal 120
Tafelsaantal 10
Barkrukkenaantal 6
Kleedkamerrekkenaantal 4
Klaptafelsaantal 4

Apparatuur

Mengpaneel
Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
DI-boxenaantal 2
Audiokabelsaantal 12
Reservebatterijenaantal 16
Stroomhaspelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 20
Kabelmattenaantal 12
Gaffertapeaantal 6
Tie-wrapsaantal 100
Aggregaat

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Prikkabelsaantal 6
Zaklampenaantal 6
Lichtfiltersaantal 8

Decoratie

Podiumachterdoekenaantal 2
Slingersaantal 12
Bloembakkenaantal 8
Rode lopersaantal 2
Entreebordenaantal 4
Pijlbordenaantal 8
Programmabordenaantal 2
Programmaboekjesaantal 150

Servies

Drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 4
Schalenaantal 10
Maatbekersaantal 2
Koelcontainersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4

Veiligheid

Brandblussersaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Afzetlintaantal 4
Verkeerskegelsaantal 12

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Controleer de locatie minstens 6 weken vooraf op ondergrond, stroompunten, toegang voor leveranciers en ruimte voor podium, partytenten en stoelen. Zo ontdek je niet op de opbouwdag dat kabels te kort zijn of het speelveld niet vlak genoeg is.
Regel vergunningen en meldingen zodra datum en locatie vaststaan; houd minimaal 4 tot 8 weken speling aan. Vraag ook na of een aggregaat nodig is en leg vast wie verantwoordelijk is voor stroomhaspels, verlengkabels en kabelbeveiliging.
Plan de techniek als een apart project. Test mengpaneel, luidsprekers, draadloze microfoons, DI-boxen en LED-spots vóór het publiek arriveert en houd reservebatterijen, audiokabels en gaffertape bij de hand.
Maak 48 uur vooraf een besluitmoment voor het weersplan. Communiceer daarna meteen of de voorstelling doorgaat, waar bezoekers schuilen en wat er gebeurt met stoelen, catering en podiumapparatuur bij regen of harde wind.
Werk met een opbouwvolgorde: eerst terreininspectie en podium, daarna tenten en zitplaatsen, vervolgens stroom en kabelgoten, en pas daarna geluid, verlichting, decor en bewegwijzering. Reserveer minimaal 3 uur voor testen en herstelwerk.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een openluchtvoorstelling organiseren?: Start bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Leg datum, locatie en programma eerst vast; vergunningen, artiesten en techniek volgen daarna, met minimaal 4 tot 8 weken ruimte voor meldingen en goedkeuringen.
Wanneer moet je het weerplan voor een openluchtvoorstelling maken?: Maak het plan al bij de locatiekeuze en neem 48 uur voor aanvang een definitief besluit. Beschrijf vooraf waar publiek en artiesten schuilen, of tenten mogen blijven staan en wanneer apparatuur wordt afgeschermd of afgebouwd.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een openluchtvoorstelling?: Reken voor een kleine tot middelgrote voorstelling op minimaal 4 tot 6 uur opbouw, plus 1 uur voor geluid- en lichtchecks. Begin met podium en stroom, zodat de techniek niet achter andere werkzaamheden hoeft aan te sluiten.
Wanneer verstuur je uitnodigingen en verzamel je dieetwensen?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf en sluit aanmeldingen 7 tot 10 dagen voor de voorstelling. Gebruik die termijn om aantallen, dieetwensen, programmaboekjes en catering definitief te maken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.