Eine Freiluftaufführung Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Freiluftaufführung entscheidet nicht nur das Programm über den Ablauf. Du musst Genehmigungen, Spielfeld, Bühne, Ton, Beleuchtung und einen belastbaren Wetterplan rechtzeitig zusammenbringen. Beginne mit Datum und Programm und arbeite dann rückwärts bis zum Aufbau- und Veranstaltungstag. Besonders oft werden Stromversorgung, Kabelsicherheit, Künstlerinfos und die Kommunikation bei schlechtem Wetter zu spät geklärt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Location und Spielfeld kontrollieren
2 Personen
- 3
Genehmigungen und Meldungen einreichen
- 4
Künstler und Techniker bestätigen
2 Personen
- 5
Reservierungen vornehmen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Programmheft gestalten
2 Personen
- 10
Programmhefte bestellen
- 11
Wettervorhersage verfolgen
- 12
Künstlerinformationen versenden
- 13
Einkaufen gehen
2 Personen
- 14
Materialien abholen
2 Personen
- 15
Materialien prüfen
2 Personen
- 16
Catering vorbereiten
3 Personen
- 17
Wetterplan kommunizieren
Event
- 18
Gelände inspizieren
2 Personen
- 19
Bühne aufstellen
4 Personen
- 20
Zelte aufbauen
4 Personen
- 21
Stühle aufstellen
4 Personen
- 22
Tische aufstellen
2 Personen
- 23
Dekor und Beschilderung anbringen
3 Personen
- 24
Tonanlage aufbauen
3 Personen
- 25
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
- 26
Stromversorgung anschließen
2 Personen
- 27
Kabel sicher verlegen
2 Personen
- 28
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 29
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 30
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
- 31
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
- 32
Snacks bereitstellen
3 Personen
- 33
Künstler empfangen
2 Personen
- 34
Umkleidekabinen einrichten
2 Personen
- 35
Technischen Soundcheck durchführen
3 Personen
- 36
Lichttest durchführen
2 Personen
- 37
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
- 38
Eingang und Kasse einrichten
2 Personen
- 39
Programmhefte bereitlegen
- 40
Publikum empfangen
4 Personen
- 41
Programm ankündigen
- 42
Aufführung begleiten
3 Personen
- 43
Pause betreuen
3 Personen
- 44
Snacks servieren
3 Personen
- 45
Getränke servieren
2 Personen
- 46
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 47
Kaffee und Tee nachfüllen
- 48
Mülleimer leeren
2 Personen
- 49
Toiletten kontrollieren
- 50
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
- 51
Schlussapplaus begleiten
- 52
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
Nachbereitung
- 53
Catering abschließen
3 Personen
- 54
Geräte ausschalten
2 Personen
- 55
Dekoration abbauen
3 Personen
- 56
Abfall sammeln
4 Personen
- 57
Gelände reinigen
4 Personen
- 58
Stühle und Tische abbauen
4 Personen
- 59
Zelte abbauen
4 Personen
- 60
Bühne abbauen
4 Personen
- 61
Tonausrüstung einpacken
3 Personen
- 62
Beleuchtung einpacken
2 Personen
- 63
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 64
Cateringvorräte aufräumen
2 Personen
- 65
Toiletten reinigen
2 Personen
- 66
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 67
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 68
Gelände übergeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BühnenelementeAnz. 12
- Bühnentreppe
- PartyzelteAnz. 3
- KlappstühleAnz. 120
- TischeAnz. 10
- BarhockerAnz. 6
- UmkleideracksAnz. 4
- KlappischeAnz. 4
Ausstattung
- Mischpult
- LautsprecherAnz. 4
- SubwooferAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- DI-BoxenAnz. 2
- AudiokabelAnz. 12
- ErsatzbatterienAnz. 16
- KabeltrommelnAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabelkanäleAnz. 20
- KabelmattenAnz. 12
- Gaffa-TapeAnz. 6
- KabelbinderAnz. 100
- Stromaggregat
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 8
- LichtstativeAnz. 4
- LichterkettenAnz. 6
- TaschenlampenAnz. 6
- LichtfilterAnz. 8
Dekoration
- BühnenhintergründeAnz. 2
- GirlandenAnz. 12
- BlumenkästenAnz. 8
- Rote TeppicheAnz. 2
- EingangsschilderAnz. 4
- WegweiserAnz. 8
- ProgrammschilderAnz. 2
- ProgrammhefteAnz. 150
Geschirr
- TrinkgläserAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 150
- GabelnAnz. 150
- MesserAnz. 150
- LöffelAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 6
- EiswürfelbehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 4
- SchüsselnAnz. 10
- MessbecherAnz. 2
- KühlcontainerAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- ToilettenbürstenAnz. 4
- HandseifenspenderAnz. 4
Sicherheit
- FeuerlöscherAnz. 4
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- TaschenlampenAnz. 6
- AbsperrbandAnz. 4
- VerkehrskegelAnz. 12
Einkäufe
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum und Programm zuerst fest und bestätige Künstler sowie Techniker spätestens 6 bis 8 Wochen vorher. So bleiben genug Wochen für Genehmigungen, Reservierungen und die Gestaltung des Programmhefts.
- Kontrolliere Location und Spielfeld mindestens 4 Wochen vor der Aufführung vor Ort. Prüfe dabei Zufahrten, Untergrund, Stromanschlüsse und den Platz für Bühne, Zelte, Stühle und Kabelwege.
- Reiche Genehmigungen und Meldungen nicht erst nach dem Einladungsversand ein. Plane dafür mindestens 4 Wochen Vorlauf ein und halte eine wetterbedingte Ausweichentscheidung schriftlich fest.
- Plane die Technik als eigenes Teilprojekt: Mischpult, Lautsprecher, Funkmikrofone, DI-Boxen und Kabel müssen vor dem Aufbau geprüft werden. Für jedes Funkmikrofon gehören Ersatzbatterien in die Materialkiste; Kabel werden mit Kabelkanälen, Kabelmatten oder Gaffa-Tape gesichert.
- Verfolge die Wettervorhersage ab 7 Tagen vor der Aufführung täglich und verschicke den Wetterplan spätestens 24 Stunden vorher. Am Veranstaltungstag sollte die Geländekontrolle vor dem Bühnen-, Zelt- und Stuhlaufbau erfolgen, nicht erst kurz vor Einlass.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Freiluftaufführung planen?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Künstler, Techniker, Location und Genehmigungen brauchen meist mehr Vorlauf als Einladungen und Catering.
- Wann sollte ich die Genehmigungen für eine Freiluftaufführung beantragen?
- Reiche die Anträge spätestens 4 Wochen vor dem Termin ein. Prüfe zusätzlich, ob für Bühne, Stromaggregat, Zelte oder eine öffentliche Fläche weitere Meldungen erforderlich sind.
- Wann soll die Technik bei einer Freiluftaufführung aufgebaut werden?
- Plane den Aufbau am Veranstaltungstag mit mehreren Stunden Reserve. Bühne, Tonanlage und Beleuchtung sollten vor dem Einlass vollständig getestet sein; bei komplexer Technik ist ein Test am Vortag sinnvoll.
- Wie kurzfristig muss der Wetterplan kommuniziert werden?
- Teile die Entscheidung spätestens 24 Stunden vor Beginn mit und aktualisiere sie am Veranstaltungstag bei Bedarf. Lege vorher fest, wer die Wettervorhersage verfolgt und über Absage, Verschiebung oder Zeltlösung entscheidet.
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