Organiser un spectacle en plein air, étape par étape
Un spectacle en plein air se prépare dans un ordre précis : d’abord le site, la date et les autorisations, puis les artistes, le public et la technique. Prévoyez plusieurs semaines pour confirmer les intervenants, réserver le matériel et traiter les inscriptions. La dernière semaine sert surtout à vérifier la météo, les besoins alimentaires et le plan d’installation. Le jour même, inspectez le terrain avant de monter la scène, les tentes, les sièges, le son et l’éclairage.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 2
Vérifier le site et l’aire de jeu
2 personnes
- 3
Déposer les autorisations et déclarations
- 4
Confirmer les artistes et les techniciens
2 personnes
- 5
Faire les réservations
- 6
Envoyer les invitations
2 personnes
- 7
Traiter les inscriptions
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Mettre en page le programme
2 personnes
- 10
Commander les livrets du programme
- 11
Suivre les prévisions météo
- 12
Envoyer les informations sur les artistes
- 13
Faire les courses
2 personnes
- 14
Récupérer le matériel
2 personnes
- 15
Vérifier le matériel
2 personnes
- 16
Préparer le service traiteur
3 personnes
- 17
Communiquer le plan météo
Événement
- 18
Inspecter le site
2 personnes
- 19
Installer la scène
4 personnes
- 20
Monter les tentes
4 personnes
- 21
Installer les chaises
4 personnes
- 22
Installer les tables
2 personnes
- 23
Installer la décoration et la signalétique
3 personnes
- 24
Installer le matériel sonore
3 personnes
- 25
Installer l'éclairage
3 personnes
- 26
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
- 27
Sécuriser les câbles
2 personnes
- 28
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
- 29
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 30
Installer le point café et thé
2 personnes
- 31
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
- 32
Préparer les en-cas
3 personnes
- 33
Accueillir les artistes
2 personnes
- 34
Aménager les vestiaires
2 personnes
- 35
Effectuer la balance technique
3 personnes
- 36
Effectuer le test d’éclairage
2 personnes
- 37
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
- 38
Aménager l'entrée et la caisse
2 personnes
- 39
Préparer les livrets de programme
- 40
Accueillir le public
4 personnes
- 41
Annoncer le programme
- 42
Animer le spectacle
3 personnes
- 43
Encadrer la pause
3 personnes
- 44
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 45
Servir les boissons
2 personnes
- 46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 47
Réapprovisionner le café et le thé
- 48
Vider les poubelles
2 personnes
- 49
Vérifier les toilettes
- 50
Répondre aux questions du public
2 personnes
- 51
Accompagner les applaudissements finaux
- 52
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Suivi
- 53
Clôturer le catering
3 personnes
- 54
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 55
Démonter la décoration
3 personnes
- 56
Rassembler les déchets
4 personnes
- 57
Nettoyer le site
4 personnes
- 58
Démonter les chaises et les tables
4 personnes
- 59
Démonter les tentes
4 personnes
- 60
Démonter le podium
4 personnes
- 61
Ranger le matériel audio
3 personnes
- 62
Emballer l’éclairage
2 personnes
- 63
Faire la vaisselle
3 personnes
- 64
Ranger le stock de restauration
2 personnes
- 65
Nettoyer les toilettes
2 personnes
- 66
Inventorier le matériel
2 personnes
- 67
Retourner les matériels
2 personnes
- 68
Rendre le site
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Éléments de podiumqté 12
- Escalier de podium
- Tentes de réceptionqté 3
- Chaises pliantesqté 120
- Tablesqté 10
- Tabourets de barqté 6
- Portants de logeqté 4
- Tables pliantesqté 4
Équipement
- Table de mixage
- Haut-parleursqté 4
- Subwoofersqté 2
- Microphones sans filqté 4
- Pieds de microqté 4
- Boîtiers DIqté 2
- Câbles audioqté 12
- Piles de rechangeqté 16
- Enrouleurs électriquesqté 6
- Rallongesqté 12
- Multiprisesqté 8
- Goulottes de câblesqté 20
- Passe-câblesqté 12
- Gafferqté 6
- Attaches-câblesqté 100
- Groupe électrogène
Éclairage
- Projecteurs LEDqté 8
- Pieds d’éclairageqté 4
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Lampes de pocheqté 6
- Filtres de lumièreqté 8
Décoration
- Rideaux de scèneqté 2
- Guirlandesqté 12
- Jardinièresqté 8
- Tapis rougesqté 2
- Panneaux d'entréeqté 4
- Panneaux indicateursqté 8
- Panneaux du programmeqté 2
- Brochures du programmeqté 150
Vaisselle
- Verres à boireqté 150
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 150
- Fourchettesqté 150
- Couteauxqté 150
- Cuillèresqté 100
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 6
- Bacs à glaçonsqté 4
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
- Saladiersqté 10
- Verres doseursqté 2
- Conteneurs réfrigérésqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 4
- Brosses de toilettesqté 4
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Sécurité
- Extincteursqté 4
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Lampes de pocheqté 6
- Ruban de balisageqté 4
- Cônes de signalisationqté 12
Courses
- Courses
Conseils
- Déposez les autorisations et déclarations avant de confirmer définitivement le programme. Les délais varient selon le lieu : fixez une date limite interne d’au moins 4 semaines avant le spectacle pour éviter de tout réorganiser.
- Verrouillez les artistes et les techniciens avant d’envoyer les invitations. Demandez leurs horaires d’arrivée, leurs besoins techniques et les informations à transmettre au public au moins 10 jours à l’avance.
- Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires en même temps. Arrêtez les quantités du service traiteur 3 à 5 jours avant l’événement, puis prévoyez une marge pour les invités non inscrits.
- Ne laissez pas la météo décider du plan au dernier moment. Suivez les prévisions dès la semaine précédente et envoyez le scénario pluie, vent ou déplacement au public et aux artistes au plus tard la veille.
- Commencez l’installation par les éléments qui conditionnent tout le reste : scène, alimentation électrique et câblage. Gardez les câbles protégés par des passe-câbles et vérifiez chaque microphone, enceinte, projecteur et pile avant l’arrivée du public.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle en plein air ?
- Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de déposer les autorisations, confirmer les artistes et techniciens, réserver le matériel et préparer un plan météo.
- Quand faut-il déposer les autorisations pour un spectacle en plein air ?
- Déposez-les dès que la date et le site sont identifiés, généralement au moins 4 à 6 semaines avant le spectacle. Vérifiez le délai demandé par la commune ou le gestionnaire du terrain avant d’envoyer les invitations.
- Quand faut-il vérifier la météo pour un spectacle en plein air ?
- Commencez une veille 7 jours avant, puis consultez les prévisions chaque matin pendant les 3 derniers jours. Communiquez la décision et le plan météo au plus tard la veille au soir.
- À quelle heure installer la scène et le matériel sonore ?
- Prévoyez plusieurs heures avant l’ouverture au public : installez la scène, le son et l’éclairage suffisamment tôt pour garder au moins 60 minutes de test. Ce créneau permet aussi de corriger un câble manquant ou une alimentation insuffisante.
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