Cómo organizar un espectáculo al aire libre sin improvisar

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Comprueba el recinto con varias semanas de margen: mide el área de juego, confirma dónde irán el escenario, las carpas y las sillas, y localiza los puntos de acceso y de corriente. Si no hay suministro suficiente, reserva un grupo electrógeno antes de cerrar el montaje.
• Presenta los permisos y notificaciones antes de enviar la información definitiva al público. Incluye horarios de montaje, espectáculo y desmontaje; los requisitos pueden cambiar si usas sonido amplificado, iluminación o estructuras de escenario.
• Confirma con cada artista y técnico el programa, la hora de llegada y el material necesario. Prepara una lista de entradas, micrófonos, cajas DI, cables y tomas de corriente: los adaptadores y las baterías de repuesto suelen olvidarse hasta la prueba de sonido.
• Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de hacer la compra y preparar el catering. Calcula las raciones con el número confirmado de asistentes, no con una estimación inicial, y reserva mesas, sillas y carpas según esa cifra.
• Haz una inspección final el día del espectáculo antes de montar: revisa el suelo, fija las canaletas y alfombrillas de cables, prueba el sonido y cuelga la iluminación antes de que anochezca. Comunica el plan meteorológico al público y a los artistas en cuanto la previsión obligue a cambiar horarios o espacios.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo al aire libre?

Empieza al menos 8 semanas antes para poder fijar fecha, presentar permisos, confirmar artistas y reservar el recinto. Deja la última semana para comprobar materiales, revisar la previsión y comunicar cualquier cambio.

¿Cuándo hay que presentar los permisos para un espectáculo al aire libre?

Preséntalos en cuanto tengas confirmados la fecha, el recinto y el programa, preferiblemente entre 6 y 8 semanas antes. No esperes a cerrar el montaje técnico: el sonido amplificado, las estructuras y el horario pueden influir en la autorización.

¿Cuándo se monta el escenario y el equipo de sonido?

Monta el escenario y las carpas antes de colocar las sillas y las mesas. El equipo de sonido y la iluminación deben instalarse después, dejando como mínimo 2 horas para cableado, prueba de sonido y correcciones.

¿Qué hacer si llueve durante un espectáculo al aire libre?

Define un plan meteorológico como mínimo 48 horas antes y vuelve a evaluarlo el mismo día. Decide por adelantado si retrasas, trasladas o cancelas el espectáculo, y comunica la decisión a artistas y público en cuanto esté tomada.

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