Zo organiseer je een openluchttheatervoorstelling
Begin niet met decoratie, maar met datum, locatie en vergunningvoorwaarden. Daarna leg je artiesten, podium, techniek, toiletten en catering vast voordat je bezoekers uitnodigt. Werk toe naar een technische plattegrond, een duidelijke stoelenindeling en een regenplan dat je op tijd communiceert. In de laatste week controleer je weersverwachting, bezoekerslijst, dieetwensen, programma’s en alle materialen op locatie. Zo voorkom je dat een ontbrekende stroomhaspel of onduidelijke route pas bij aanvang wordt ontdekt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Voorstellingsdatum bevestigen
- 2
Locatiebeschikbaarheid bevestigen
- 3
Vergunningvoorwaarden controleren
- 4
Artiestencontracten vastleggen
- 5
Techniek reserveren
- 6
Podium reserveren
- 7
Toiletten reserveren
- 8
Cateringafspraken vastleggen
- 9
Voorstellingsinformatie schrijven
- 10
Uitnodigingen ontwerpen
- 11
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 12
Aanmeldingen verwerken
- 13
Dieetwensen verzamelen
- 14
Bezoekerslijst bijwerken
- 15
Programma afdrukken
2 personen
- 16
Routebeschrijving publiceren
- 17
Weersverwachting controleren
- 18
Regenplan communiceren
- 19
Technische plattegrond maken
2 personen
- 20
Stoelenindeling bepalen
2 personen
- 21
Cateringmenu definitief maken
- 22
Boodschappenlijst controleren
- 23
Boodschappen doen
2 personen
- 24
Programma's sorteren
2 personen
- 25
Materialen verzamelen
2 personen
- 26
Catering voorbereiden
3 personen
- 27
Locatie inspecteren
2 personen
- 28
Podium opbouwen
4 personen
- 29
Achterdoek bevestigen
2 personen
- 30
Geluidsapparatuur plaatsen
3 personen
- 31
Microfoons aansluiten
2 personen
- 32
Lichtapparatuur plaatsen
3 personen
- 33
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
- 34
Stoelen opstellen
4 personen
- 35
Tafels opstellen
2 personen
- 36
Toegangsroute markeren
2 personen
- 37
Publieksborden plaatsen
2 personen
- 38
Versiering ophangen
2 personen
- 39
Dranken koud zetten
2 personen
- 40
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 41
Cateringbuffet inrichten
2 personen
- 42
Garderobe inrichten
- 43
Kassa en check-in inrichten
2 personen
- 44
Techniek testen
3 personen
- 45
Podium veilig controleren
2 personen
Event
- 46
Artiesten ontvangen
2 personen
- 47
Artiënten laten omkleden
- 48
Publiek ontvangen
4 personen
- 49
Programma's uitdelen
2 personen
- 50
Kaarten controleren
2 personen
- 51
Welkomstdrank serveren
3 personen
- 52
Openingsaankondiging verzorgen
- 53
Voorstelling begeleiden
3 personen
- 54
Dranken bijvullen
2 personen
- 55
Hapjes serveren
3 personen
- 56
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
- 57
Pauzepubliek begeleiden
3 personen
- 58
Avondverlichting inschakelen
- 59
Tweede voorstelling begeleiden
3 personen
- 60
Publieksvragen begeleiden
- 61
Afscheid en vertrek begeleiden
3 personen
- 62
Artiesten uitzwaaien
Nazorg
- 63
Catering afbouwen
3 personen
- 64
Afval verzamelen
3 personen
- 65
Stoelen opruimen
4 personen
- 66
Tafels opruimen
2 personen
- 67
Decoratie verwijderen
2 personen
- 68
Geluidsapparatuur afkoppelen
3 personen
- 69
Lichtapparatuur afkoppelen
2 personen
- 70
Podium demonteren
4 personen
- 71
Servies afwassen
3 personen
- 72
Terrein schoonmaken
4 personen
- 73
Toiletten controleren
- 74
Materialen inpakken
2 personen
- 75
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 76
Verloren voorwerpen verzamelen
- 77
Locatie netjes opleveren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podiumdelenaantal 12
- Podiumtrap
- Regisseursstoelaantal 2
- Stoelenaantal 120
- Statafelsaantal 6
- Tafelsaantal 8
- Partytentenaantal 3
- Garderoberekkenaantal 2
Apparatuur
- Mengpaneel
- Actieve speakersaantal 2
- Subwoofersaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 4
- DI-boxenaantal 2
- Audiokabelsaantal 12
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Stroomhaspelsaantal 4
- Muziekspeler
Verlichting
- LED-spotsaantal 8
- Lichtstatievenaantal 4
- Lichtsnoerenaantal 6
- Zaklampenaantal 6
Decoratie
- Achterdoek
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Tafelkledenaantal 10
- Decoratieve lantaarnsaantal 12
- Pijlbordenaantal 8
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 160
- Wijnglazenaantal 80
- Bordenaantal 140
- Besteksetsaantal 140
- Opscheplepelsaantal 8
- Koffiekopjesaantal 80
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkokersaantal 2
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Serveerbladenaantal 10
- Schaaltjesaantal 12
- Tangenaantal 6
- Afdekfolieaantal 2
- Koelelementenaantal 16
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Bezemsetsaantal 3
- Vloertrekkersaantal 2
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 24
- Handzeepdispensersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer podium, techniek en toiletten zodra datum en locatie bevestigd zijn. Controleer daarbij stroompunten, kabelroutes en de plek van de mengtafel; een technische plattegrond voorkomt improvisatie op de speeldag.
- Maak het regenplan uiterlijk enkele dagen voor de voorstelling definitief en stuur het direct naar bezoekers, artiesten en medewerkers. Vermeld concreet of de voorstelling doorgaat, wordt verplaatst of onder partytenten plaatsvindt.
- Bepaal de stoelenindeling vóór je routebeschrijving publiceert. Houd looppaden vrij, wijs plaatsen voor techniek en artiesten aan en zet pijlborden klaar op de punten waar bezoekers anders verkeerd lopen.
- Verzamel dieetwensen bij de aanmeldingen en maak het cateringmenu pas definitief nadat je de bezoekerslijst hebt bijgewerkt. Tel vervolgens servies en herbruikbare bekers per gast, plus een kleine reserve voor breuk of extra bezoekers.
- Plan één volledige materiaalcontrole vóór transport naar de locatie. Test microfoons, speakers, LED-spots, audiokabels en verlengkabels samen en controleer zaklampen, programma’s en decoratie apart.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een openluchttheatervoorstelling organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken van tevoren. Leg in de eerste 2 weken de datum, locatie, vergunningvoorwaarden, artiesten, podium en techniek vast; daarna kun je uitnodigingen en publieksinformatie regelen.
- Wanneer moet ik een regenplan voor openluchttheater communiceren?
- Maak het plan uiterlijk 3 dagen voor de voorstelling definitief en communiceer het meteen. Controleer de weersverwachting opnieuw op de ochtend zelf en zorg dat medewerkers weten wie bezoekers informeert.
- Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een openluchttheatervoorstelling?
- Plan één stoel per aangemelde bezoeker en houd ongeveer 5 tot 10 procent extra achter de hand. Bij 100 aanmeldingen betekent dat 105 tot 110 stoelen, tenzij je bewust met staanplaatsen werkt.
- Wanneer test je de techniek voor een openluchttheatervoorstelling?
- Test alle audio- en lichtapparatuur tijdens de opbouw en doe daarna minimaal 2 uur voor aanvang een volledige doorloop. Controleer vooral stroomhaspels, verlengkabels, draadloze microfoons en de verstaanbaarheid vanaf de achterste rij.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!