Cómo organizar un espectáculo de teatro al aire libre

Organizar teatro al aire libre requiere cerrar primero la fecha, el lugar y los permisos, y después encajar artistas, escenario y técnica. La programación para el público debe avanzar en paralelo con la logística: invitaciones, inscripciones, preferencias dietéticas y ruta de acceso. El punto que más suele fallar es el tiempo, así que prepara un plan de lluvia antes de anunciar la función. En la última fase, comprueba sonido, iluminación, sillas, aseos y materiales impresos en el propio recinto.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar la fecha de la función
2
Confirmar la disponibilidad de la ubicación
3
Comprobar las condiciones del permiso
4
Cerrar contratos con artistas
5
Reservar técnica
6
Reservar el escenario
7
Reservar los aseos
8
Cerrar acuerdos de catering
9
Redactar información de la función
10
Diseñar invitaciones
11
Enviar invitaciones
2 personas
12
Gestionar inscripciones
13
Recoger preferencias dietéticas
14
Actualizar la lista de visitantes
15
Imprimir el programa
2 personas
16
Publicar la ruta
17
Comprobar el pronóstico del tiempo
18
Comunicar el plan de lluvia
19
Elaborar el plano técnico
2 personas
20
Determinar la distribución de sillas
2 personas
21
Cerrar el menú de catering
22
Comprobar la lista de la compra
23
Hacer la compra
2 personas
24
Clasificar los programas
2 personas
25
Reunir los materiales
2 personas
26
Preparar el catering
3 personas
27
Inspeccionar el lugar
2 personas
28
Montar el escenario
4 personas
29
Colocar el telón de fondo
2 personas
30
Colocar el equipo de sonido
3 personas
31
Conectar los micrófonos
2 personas
32
Colocar el equipo de iluminación
3 personas
33
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
34
Colocar las sillas
4 personas
35
Montar mesas
2 personas
36
Señalizar la ruta de acceso
2 personas
37
Colocar los carteles para el público
2 personas
38
Colgar la decoración
2 personas
39
Enfriar las bebidas
2 personas
40
Preparar aperitivos
3 personas
41
Montar el buffet de catering
2 personas
42
Montar el guardarropa
43
Organizar la taquilla y el check-in
2 personas
44
Probar la técnica
3 personas
45
Comprobar la seguridad del escenario
2 personas

Evento

46
Recibir a los artistas
2 personas
47
Ayudar a los artistas a cambiarse
48
Recibir al público
4 personas
49
Repartir programas
2 personas
50
Comprobar los mapas
2 personas
51
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
52
Encargarse del anuncio de apertura
53
Coordinar la presentación
3 personas
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Servir aperitivos
3 personas
56
Reponer el bufé del descanso
2 personas
57
Guiar al público en el descanso
3 personas
58
Encender la iluminación nocturna
59
Coordinar la segunda función
3 personas
60
Gestionar las preguntas del público
61
Coordinar la despedida y la salida
3 personas
62
Despedir a los artistas

Seguimiento

63
Desmontar el catering
3 personas
64
Recoger la basura
3 personas
65
Recoger sillas
4 personas
66
Recoger las mesas
2 personas
67
Retirar la decoración
2 personas
68
Desconectar el equipo de sonido
3 personas
69
Desconectar equipos de iluminación
2 personas
70
Desmontar el escenario
4 personas
71
Lavar la vajilla
3 personas
72
Limpiar el recinto
4 personas
73
Comprobar los baños
74
Empaquetar materiales
2 personas
75
Devolver el material prestado
2 personas
76
Recoger objetos perdidos
77
Entregar el lugar en orden
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 12
Escalera del escenario
Silla de directorcant. 2
Sillascant. 120
Mesas altascant. 6
Mesascant. 8
Carpas de fiestacant. 3
Percheroscant. 2

Equipo

Mesa de mezclas
Altavoces activoscant. 2
Subwooferscant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Cajas DIcant. 2
Cables de audiocant. 12
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Enrollacablescant. 4
Reproductor de música

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternascant. 6

Decoración

Telón de fondo
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 10
Faroles decorativoscant. 12
Carteles direccionalescant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 160
Copas de vinocant. 80
Platoscant. 140
Cubiertoscant. 140
Cucharonescant. 8
Tazas de cafécant. 80

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Bandejas de serviciocant. 10
Cuencoscant. 12
Pinzascant. 6
Lámina protectoracant. 2
Acumuladores de fríocant. 16

Limpieza

Papeleracant. 8
Sets de escobacant. 3
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 24
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Empieza por la fecha, el lugar y el permiso. No cierres invitaciones hasta comprobar las condiciones del permiso y confirmar por escrito que la ubicación está disponible; reserva al menos 6 semanas para resolver cambios.
Cierra artistas, escenario y técnica como un solo bloque. El plano técnico debe indicar dónde van la mesa de mezclas, los altavoces, los micrófonos, los focos y los cables, y conviene hacer una prueba de sonido el mismo día con 2 horas de margen.
Define el aforo antes de distribuir las sillas. Deja pasillos claros, marca la entrada con carteles direccionales y confirma los aseos; estos servicios suelen olvidarse hasta la semana de la función.
Gestiona las inscripciones con una fecha límite concreta. Pide las preferencias dietéticas al registrarse, actualiza la lista de visitantes 48 horas antes y entrega al catering el número final junto con el menú cerrado.
Comunica el plan de lluvia antes de enviar las invitaciones. Indica cuándo se toma la decisión, por ejemplo 24 horas antes, y qué cambia: carpas, reubicación, aplazamiento o cancelación; revisa también el pronóstico esa mañana.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo de teatro al aire libre?: Reserva al menos 6 semanas para confirmar fecha, ubicación, permisos, artistas, escenario, técnica y aseos. Deja la última semana para compras, programa, plano del recinto y comprobaciones, no para contratar servicios básicos.
¿Cuándo hay que preparar el plan de lluvia para una función al aire libre?: Define el plan antes de publicar la función y comunica la decisión final 24 horas antes. Si dependes de carpas o de otra ubicación, confirma su disponibilidad como mínimo 7 días antes.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar el escenario y el sonido?: Reserva al menos 2 horas para el montaje y la prueba de sonido, además del tiempo de carga y descarga. Comprueba micrófonos, mesa de mezclas, altavoces, iluminación y alargadores antes de abrir las puertas.
¿Cuándo cerrar el número de asistentes y el catering?: Cierra las inscripciones entre 48 y 72 horas antes, recoge entonces las preferencias dietéticas y actualiza la lista de visitantes. Entrega al catering el número final y el menú cerrado antes de hacer la compra.

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