Eine Open-Air-Theateraufführung sicher organisieren
Bei einer Open-Air-Theateraufführung entscheidet nicht nur das Bühnenprogramm über den Ablauf. Du musst zuerst Termin, Spielort und Genehmigungsauflagen klären, danach Künstler, Technik, Bühne und Toiletten verbindlich buchen. Parallel entstehen Besucherinformationen, Einladungen und ein Regenplan. Plane die letzten Tage nicht für Grundsatzentscheidungen ein: Wetter, Sitzordnung, Catering, Lageplan und Material müssen vorher feststehen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Vorstellungsdatum bestätigen
- 2
Verfügbarkeit der Location bestätigen
- 3
Genehmigungsauflagen prüfen
- 4
Künstlerverträge abschließen
- 5
Technik reservieren
- 6
Bühne reservieren
- 7
Toiletten reservieren
- 8
Cateringabsprachen festhalten
- 9
Vorstellungsinformationen schreiben
- 10
Einladungen gestalten
- 11
Einladungen verschicken
2 Personen
- 12
Anmeldungen bearbeiten
- 13
Ernährungswünsche erfassen
- 14
Besucherliste aktualisieren
- 15
Programm drucken
2 Personen
- 16
Wegbeschreibung veröffentlichen
- 17
Wettervorhersage prüfen
- 18
Regenplan kommunizieren
- 19
Technischen Lageplan erstellen
2 Personen
- 20
Sitzordnung festlegen
2 Personen
- 21
Cateringmenü finalisieren
- 22
Einkaufsliste prüfen
- 23
Einkaufen gehen
2 Personen
- 24
Programme sortieren
2 Personen
- 25
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 26
Catering vorbereiten
3 Personen
- 27
Location inspizieren
2 Personen
- 28
Bühne aufbauen
4 Personen
- 29
Hintergrund befestigen
2 Personen
- 30
Tonanlage aufbauen
3 Personen
- 31
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 32
Lichttechnik aufbauen
3 Personen
- 33
Stromversorgung anschließen
2 Personen
- 34
Stühle aufstellen
4 Personen
- 35
Tische aufstellen
2 Personen
- 36
Zufahrtsweg markieren
2 Personen
- 37
Publikumsbeschilderung aufstellen
2 Personen
- 38
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 39
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 40
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 41
Cateringbuffet einrichten
2 Personen
- 42
Garderobe einrichten
- 43
Kasse und Check-in einrichten
2 Personen
- 44
Technik testen
3 Personen
- 45
Bühne sicher kontrollieren
2 Personen
Event
- 46
Künstler empfangen
2 Personen
- 47
Künstler umziehen lassen
- 48
Publikum empfangen
4 Personen
- 49
Programme ausgeben
2 Personen
- 50
Karten kontrollieren
2 Personen
- 51
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
- 52
Eröffnungsansage durchführen
- 53
Aufführung begleiten
3 Personen
- 54
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 55
Snacks servieren
3 Personen
- 56
Pausebuffet auffüllen
2 Personen
- 57
Publikum in der Pause betreuen
3 Personen
- 58
Abendbeleuchtung einschalten
- 59
Zweite Vorstellung begleiten
3 Personen
- 60
Publikumsfragen betreuen
- 61
Verabschiedung und Abreise begleiten
3 Personen
- 62
Artiesten verabschieden
Nachbereitung
- 63
Catering abbauen
3 Personen
- 64
Abfall sammeln
3 Personen
- 65
Stühle aufräumen
4 Personen
- 66
Tische aufräumen
2 Personen
- 67
Dekoration entfernen
2 Personen
- 68
Audioausrüstung abkoppeln
3 Personen
- 69
Lichttechnik abkoppeln
2 Personen
- 70
Bühne abbauen
4 Personen
- 71
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 72
Gelände reinigen
4 Personen
- 73
Toiletten kontrollieren
- 74
Materialien einpacken
2 Personen
- 75
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 76
Fundsachen sammeln
- 77
Location sauber übergeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BühnenelementeAnz. 12
- Bühnentreppe
- RegiestuhlAnz. 2
- StühleAnz. 120
- StehtischeAnz. 6
- TischeAnz. 8
- PartyzelteAnz. 3
- GarderobenständerAnz. 2
Ausstattung
- Mischpult
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- SubwooferAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- DI-BoxenAnz. 2
- AudiokabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabeltrommelnAnz. 4
- Musikplayer
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 8
- LichtstativeAnz. 4
- LichterkettenAnz. 6
- TaschenlampenAnz. 6
Dekoration
- Hintergrundvorhang
- WimpelkettenAnz. 8
- TischdeckenAnz. 10
- Dekorative LaternenAnz. 12
- WegweiserAnz. 8
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 160
- WeingläserAnz. 80
- TellerAnz. 140
- BestecksetsAnz. 140
- ServierlöffelAnz. 8
- KaffeetassenAnz. 80
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 6
- WasserkocherAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- ServiertablettsAnz. 10
- SchälchenAnz. 12
- ZangenAnz. 6
- AbdeckfolieAnz. 2
- KühlelementeAnz. 16
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- BesensetsAnz. 3
- BodenabzieherAnz. 2
- EimerAnz. 4
- PutzlappenAnz. 24
- HandseifenspenderAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beginne mit Termin, Location und Genehmigungen. Kläre diese Punkte mindestens 8 bis 12 Wochen vor der Aufführung, bevor du Künstler, Bühne oder Technik verbindlich beauftragst.
- Erstelle einen technischen Lageplan, bevor Kabel, Lautsprecher und Licht reserviert werden. Markiere Bühne, Mischpult, aktive Lautsprecher, Funkmikrofone, Stromwege, Sitzplätze und Fluchtwege maßstabsnah.
- Plane die Besucherführung mit ein: Wegweiser, Taschenlampen und beleuchtete Wege werden nach Einbruch der Dunkelheit schnell wichtiger als zusätzliche Dekoration. Veröffentliche die Wegbeschreibung spätestens mit der Einladung.
- Halte Anmeldungen und Ernährungswünsche laufend fest und finalisiere das Cateringmenü 7 bis 10 Tage vor der Aufführung. Aktualisiere die Besucherliste danach nur noch für Absagen oder zwingende Änderungen.
- Lege den Regenplan spätestens 5 Tage vorher fest und kommuniziere ihn erneut am Veranstaltungstag. Prüfe die Wettervorhersage morgens und etwa 6 Stunden vor Beginn, damit Sitzordnung, Partyzelte und Technik rechtzeitig angepasst werden können.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Open-Air-Theateraufführung organisieren?
- Starte mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, Künstlerverträge, Bühne, Technik und Toiletten haben oft längere Vorläufe als Einladungen und Catering.
- Wann sollte der Regenplan für eine Open-Air-Theateraufführung feststehen?
- Lege ihn spätestens 5 Tage vor der Aufführung fest und teile ihn den Gästen erneut am Veranstaltungstag mit. Eine letzte Wetterprüfung etwa 6 Stunden vor Beginn lässt noch Zeit, Zelte, Technik und Sitzplätze anzupassen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Open-Air-Theateraufführung?
- Plane mindestens 4 bis 6 Stunden für Bühne, Ton, Licht, Sitzplätze und Wegweisung ein. Führe zusätzlich einen Technik- und Mikrofontest spätestens 60 Minuten vor Einlass durch.
- Wann soll man Programme und Besucherliste fertig machen?
- Aktualisiere die Besucherliste bis 2 bis 3 Tage vor der Aufführung und drucke die Programme danach. Sortiere Programme, Einlassmaterial und sonstige Unterlagen am Vortag, nicht erst während des Aufbaus.
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