Organiser une représentation en plein air, étape par étape
Une représentation en plein air se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Commencez par verrouiller la date et le lieu, avant de confirmer les autorisations, les artistes et les prestataires techniques. Ensuite, faites avancer en parallèle les inscriptions, l’accueil du public et le plan de restauration. La dernière semaine sert surtout à vérifier la météo, ajuster le plan pluie et contrôler que chaque élément est disponible le jour du spectacle.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date de la représentation
- 2
Confirmer la disponibilité du lieu
- 3
Vérifier les conditions du permis
- 4
Consigner les contrats des artistes
- 5
Réserver la technique
- 6
Réserver la scène
- 7
Réserver les toilettes
- 8
Finaliser les accords de restauration
- 9
Rédiger les informations du spectacle
- 10
Concevoir les invitations
- 11
Envoyer les invitations
2 personnes
- 12
Traiter les inscriptions
- 13
Recueillir les besoins alimentaires
- 14
Mettre à jour la liste des visiteurs
- 15
Imprimer le programme
2 personnes
- 16
Publier l’itinéraire
- 17
Vérifier les prévisions météo
- 18
Communiquer le plan pluie
- 19
Créer le plan technique
2 personnes
- 20
Déterminer la disposition des sièges
2 personnes
- 21
Finaliser le menu du catering
- 22
Vérifier la liste des courses
- 23
Faire les courses
2 personnes
- 24
Trier les programmes
2 personnes
- 25
Rassembler le matériel
2 personnes
- 26
Préparer le service traiteur
3 personnes
- 27
Inspecter le lieu
2 personnes
- 28
Monter la scène
4 personnes
- 29
Fixer la toile de fond
2 personnes
- 30
Installer le matériel sonore
3 personnes
- 31
Brancher les microphones
2 personnes
- 32
Installer l'éclairage
3 personnes
- 33
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
- 34
Installer les chaises
4 personnes
- 35
Installer les tables
2 personnes
- 36
Balisage de l’accès
2 personnes
- 37
Installer les panneaux pour le public
2 personnes
- 38
Suspendre la décoration
2 personnes
- 39
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 40
Préparer les en-cas
3 personnes
- 41
Mettre en place le buffet traiteur
2 personnes
- 42
Aménager le vestiaire
- 43
Installer la caisse et l’accueil
2 personnes
- 44
Tester la technique
3 personnes
- 45
Vérifier la sécurité de la scène
2 personnes
Événement
- 46
Accueillir les artistes
2 personnes
- 47
Faire changer les artistes
- 48
Accueillir le public
4 personnes
- 49
Distribuer les programmes
2 personnes
- 50
Contrôler les billets
2 personnes
- 51
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
- 52
Faire l'annonce d'ouverture
- 53
Animer le spectacle
3 personnes
- 54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 55
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 56
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
- 57
Superviser le public de la pause
3 personnes
- 58
Allumer l’éclairage du soir
- 59
Accompagner la deuxième représentation
3 personnes
- 60
Animer les questions du public
- 61
Accompagner les départs
3 personnes
- 62
Dire au revoir aux artistes
Suivi
- 63
Démonter le catering
3 personnes
- 64
Rassembler les déchets
3 personnes
- 65
Ranger les chaises
4 personnes
- 66
Dégager les tables
2 personnes
- 67
Retirer la décoration
2 personnes
- 68
Débrancher le matériel de sonorisation
3 personnes
- 69
Débrancher le matériel d'éclairage
2 personnes
- 70
Démonter le podium
4 personnes
- 71
Faire la vaisselle
3 personnes
- 72
Nettoyer le site
4 personnes
- 73
Vérifier les toilettes
- 74
Emballer le matériel
2 personnes
- 75
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 76
Rassembler les objets perdus
- 77
Rendre le lieu en parfait état
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Éléments de podiumqté 12
- Escalier de podium
- Chaise de réalisateurqté 2
- Chaisesqté 120
- Tables hautesqté 6
- Tablesqté 8
- Tentes de réceptionqté 3
- Portantsqté 2
Équipement
- Table de mixage
- Intervenants actifsqté 2
- Subwoofersqté 2
- Microphones sans filqté 4
- Pieds de microqté 4
- Boîtiers DIqté 2
- Câbles audioqté 12
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 6
- Enrouleurs électriquesqté 4
- Lecteur audio
Éclairage
- Projecteurs LEDqté 8
- Pieds d’éclairageqté 4
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Lampes de pocheqté 6
Décoration
- Fond de scène
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Nappesqté 10
- Lanternes décorativesqté 12
- Panneaux indicateursqté 8
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 160
- Verres à vinqté 80
- Assiettesqté 140
- Couvertsqté 140
- Louchesqté 8
- Tasses à caféqté 80
Cuisine
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 6
- Bouilloiresqté 2
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
- Plateaux de serviceqté 10
- Petits bolsqté 12
- Pincesqté 6
- Film de protectionqté 2
- Pains de glaceqté 16
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Sets de balaiqté 3
- Raclettes de solqté 2
- Seauxqté 4
- Chiffons de nettoyageqté 24
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez la date, le lieu et les conditions du permis avant de signer les contrats des artistes. Certaines contraintes du site, comme les horaires, le bruit ou l’alimentation électrique, peuvent modifier toute la production.
- Réservez la scène, la sonorisation et les toilettes plusieurs semaines à l’avance. Le plan technique doit préciser l’emplacement des enceintes, de la table de mixage, des microphones, des câbles et des rallonges avant l’installation.
- Traitez les inscriptions au fil de l’eau et notez les besoins alimentaires dans une liste séparée. Une relance 7 jours avant la représentation évite de découvrir trop tard un régime particulier ou un changement de participant.
- Définissez la disposition des chaises, des tables et des tentes avant d’imprimer le programme et les panneaux indicateurs. Gardez des passages dégagés et prévoyez un éclairage utilisable dès la tombée de la nuit.
- Consultez les prévisions 72 heures avant, puis communiquez le plan pluie au plus tard la veille. Contrôlez ensuite les courses, le catering, les programmes imprimés et le matériel rassemblé avec une liste unique, afin de repérer les oublis avant l’arrivée du public.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une représentation en plein air ?
- Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines pour confirmer le lieu, le permis, les artistes, la scène, la technique et les toilettes. Un délai plus court reste possible, mais il réduit fortement le choix des prestataires et le temps disponible pour les inscriptions.
- Quand faut-il réserver la scène et la sonorisation ?
- Réservez-les dès que la date et le lieu sont confirmés, de préférence 6 à 8 semaines avant la représentation. Le nombre de microphones, les enceintes, les subwoofers et les besoins électriques doivent être validés dans le plan technique.
- Quand annoncer le plan pluie pour un spectacle en plein air ?
- Préparez-le au moins 7 jours avant et envoyez la version définitive la veille, après la dernière vérification météo. Indiquez clairement l’horaire, le lieu de repli ou l’éventuel changement de programme.
- Quand faut-il finaliser les inscriptions et le catering ?
- Fixez une date limite 7 jours avant le spectacle pour les inscriptions et les besoins alimentaires. Finalisez ensuite le menu, la liste des courses et les quantités afin que le catering corresponde au nombre réel de visiteurs.
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