Zo organiseer je een openluchtconcert zonder last-minute stress

Begin niet met het programma, maar met de randvoorwaarden: locatie, vergunning, stroom en geluid bepalen wat haalbaar is. Bevestig daarna de artiesten en leg vast wie verantwoordelijk is voor catering, beveiliging en EHBO. Werk vervolgens toe naar de bezoekerscommunicatie en de productie op locatie. Controleer in de laatste week het weer, bevestig het slechtweerplan en loop op de dag zelf elk onderdeel na voordat bezoekers en artiesten arriveren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Vergunning aanvragen
3
Artiesten bevestigen
4
Geluidsinstallatie reserveren
5
Stroomvoorziening vastleggen
6
Catering reserveren
7
Beveiliging regelen
8
EHBO-afspraken maken
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Programma publiceren
13
Weersverwachting controleren
14
Slechtweerplan bevestigen
2 personen
15
Bezoekerslijst afdrukken
16
Artiesteninformatie versturen
17
Materialen controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Hapjes voorbereiden
3 personen
21
Muziekbestanden verzamelen
22
Kassa en betaalmiddelen klaarzetten
2 personen
23
Locatie inspecteren
3 personen
24
Leveringen ontvangen
3 personen
25
Podium opbouwen
4 personen
26
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
27
Microfoons aansluiten
2 personen
28
Verlichting aansluiten
2 personen
29
Stroomkabels beveiligen
3 personen
30
Tafels opstellen
3 personen
31
Stoelen plaatsen
3 personen
32
Partytenten opzetten
4 personen
33
Bar inrichten
3 personen
34
Cateringbuffet inrichten
3 personen
35
Decoratie ophangen
2 personen
36
Toegangsroute markeren
2 personen
37
Informatieborden plaatsen
2 personen
38
Afvalpunten plaatsen
2 personen
39
EHBO-punt inrichten
2 personen
40
Artiesten ontvangen
2 personen
41
Soundcheck uitvoeren
4 personen
42
Catering koelen
2 personen
43
Crewbriefing houden
4 personen

Event

44
Entree bemannen
3 personen
45
Bezoekers ontvangen
3 personen
46
Programma aankondigen
47
Hapjes serveren
3 personen
48
Dranken serveren
4 personen
49
Eerste optreden begeleiden
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Buffet bijvullen
2 personen
52
Publieksterrein schoonhouden
2 personen
53
Tweede optreden begeleiden
2 personen
54
Artiesten voorzien van water
55
Lichtstanden bedienen
56
Derde optreden begeleiden
2 personen
57
Warme hapjes serveren
3 personen
58
Barvoorraad controleren
59
Hoofdoptreden begeleiden
3 personen
60
Laatste ronde aankondigen
61
Bezoekers veilig laten vertrekken
4 personen
62
Bar sluiten
3 personen

Nazorg

63
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
64
Voedsel veilig opbergen
2 personen
65
Afval verzamelen
4 personen
66
Terrein opruimen
4 personen
67
Tafels en stoelen afnemen
3 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Podium afbreken
4 personen
70
Geluidsinstallatie afbreken
4 personen
71
Verlichting afbreken
2 personen
72
Partytenten afbreken
4 personen
73
Decoratie verwijderen
2 personen
74
Locatie schoonmaken
4 personen
75
Geleende spullen controleren
2 personen
76
Materialen retourneren
2 personen
77
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
78
Afval wegbrengen
2 personen
79
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 100
Barkrukkenaantal 8
Biertafelsaantal 6
Statafelsaantal 8
Podiumdelenaantal 12
Artiestenstoelenaantal 8

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Koffiekannenaantal 4

Apparatuur

PA-speakersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengpaneel
Podiumkabelsaantal 20
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Koptelefoonaantal 2
Stroomhaspelsaantal 6
Verdeelstekkersaantal 10
Kabelgotenaantal 12

Verlichting

LED-lichtbalkenaantal 8
Podiumspotsaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 10
Batterijlantaarnsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Eventpostersaantal 10
Podiumachterdoek
Tafeldecoratieaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJsboxenaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 4
Inductiekookplatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerbestekaantal 12
Barbakkenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 3
Recyclingbakkenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Afzethekkenaantal 12
Zaklampenaantal 6
Waarschuwingshesjesaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Regel de vergunning en locatie vroeg genoeg om aanpassingen te kunnen verwerken. Controleer direct waar podium, publieksruimte, catering en sanitaire voorzieningen komen te staan.
Maak een technisch overzicht voor de artiesten en geluidsploeg. Leg vast hoeveel microfoons, DI-boxen, podiumkabels en stroomgroepen nodig zijn en stuur de artiesteninformatie uiterlijk enkele dagen vooraf.
Plan stroom niet als sluitpost. Stem het vermogen af op PA-speakers, subwoofers, mengpaneel, verlichting en catering en bescherm kabels met kabelgoten waar bezoekers lopen.
Neem uiterlijk 48 uur voor aanvang een besluit over het weer. Bevestig dan het slechtweerplan, controleer partytenten en zorg dat apparatuur en bezoekers bij regen veilig kunnen staan.
Plan op de concertdag extra tijd voor leveringen, podiumopbouw en een soundcheck. Houd minimaal 60 minuten tussen het afronden van de techniek en de geplande opening over voor een laatste locatie-inspectie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een openluchtconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met locatie, vergunning en artiesten. Reserveer geluid, stroom, catering, beveiliging en EHBO zodra de datum vaststaat.
Wanneer moet je een vergunning voor een openluchtconcert aanvragen?: Dien de aanvraag in volgens de termijn van je gemeente, vaak enkele weken tot maanden voor het concert. Wacht niet tot de artiesten en bezoekers al zijn uitgenodigd.
Hoeveel stroom heb je nodig voor een openluchtconcert?: Dat hangt af van PA, subwoofers, verlichting, catering en overige apparatuur. Laat de technische leverancier het totale vermogen berekenen en leg de stroomvoorziening vóór de opbouw vast.
Wanneer controleer je het weer voor een openluchtconcert?: Controleer de verwachting dagelijks in de laatste week en neem uiterlijk 48 uur vooraf een besluit over het slechtweerplan. Controleer op de dag zelf opnieuw wind, neerslag en de veiligheid van tenten en kabels.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.