So organisierst du ein Open-Air-Konzert
Bei einem Open-Air-Konzert entscheidet die Reihenfolge: Erst stehen Location, Genehmigung und Künstler fest, danach Technik, Strom, Sicherheit und Catering. Plane außerdem früh einen Schlechtwetterplan, denn Zelte, Bühne und Tonanlage lassen sich nicht kurzfristig zuverlässig ersetzen. In den letzten Tagen geht es vor allem um Anmeldungen, Ernährungswünsche, Getränke, Materialien und Lieferungen. Diese Anleitung zeigt dir, worauf du vor dem Konzert, beim Aufbau und am Veranstaltungstag achten musst.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Genehmigung beantragen
- 3
Künstler bestätigen
- 4
Tonanlage reservieren
- 5
Stromversorgung festlegen
- 6
Catering reservieren
- 7
Sicherheitsdienst organisieren
- 8
Erste-Hilfe-Absprachen treffen
- 9
Einladungen verschicken
2 Personen
- 10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 11
Ernährungswünsche erfassen
- 12
Programm veröffentlichen
- 13
Wettervorhersage prüfen
- 14
Schlechtwetterplan bestätigen
2 Personen
- 15
Besucherliste ausdrucken
- 16
Künstlerinformationen versenden
- 17
Materialien prüfen
2 Personen
- 18
Einkaufen gehen
3 Personen
- 19
Getränke kühlen
2 Personen
- 20
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 21
Musikdateien sammeln
- 22
Kasse und Zahlungsmittel bereitstellen
2 Personen
- 23
Location inspizieren
3 Personen
- 24
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
- 25
Bühne aufbauen
4 Personen
- 26
Beschallungsanlage aufbauen
4 Personen
- 27
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 28
Beleuchtung anschließen
2 Personen
- 29
Stromkabel sichern
3 Personen
- 30
Tische aufstellen
3 Personen
- 31
Stühle aufstellen
3 Personen
- 32
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 33
Bar einrichten
3 Personen
- 34
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 35
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 36
Zufahrtsweg markieren
2 Personen
- 37
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
- 38
Müllstationen aufstellen
2 Personen
- 39
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
- 40
Künstler empfangen
2 Personen
- 41
Soundcheck durchführen
4 Personen
- 42
Catering kühlen
2 Personen
- 43
Crew-Briefing abhalten
4 Personen
Event
- 44
Eingang besetzen
3 Personen
- 45
Besucher empfangen
3 Personen
- 46
Programm ankündigen
- 47
Snacks servieren
3 Personen
- 48
Getränke servieren
4 Personen
- 49
Ersten Auftritt begleiten
2 Personen
- 50
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 51
Buffet nachfüllen
2 Personen
- 52
Publikumsbereich sauber halten
2 Personen
- 53
Zweiten Auftritt betreuen
2 Personen
- 54
Künstler mit Wasser versorgen
- 55
Lichtstimmungen steuern
- 56
Dritten Auftritt begleiten
2 Personen
- 57
Warme Snacks servieren
3 Personen
- 58
Barvorrat kontrollieren
- 59
Hauptauftritt begleiten
3 Personen
- 60
Letzte Runde ankündigen
- 61
Besucher sicher abreisen lassen
4 Personen
- 62
Bar schließen
3 Personen
Nachbereitung
- 63
Anlage ausschalten
2 Personen
- 64
Lebensmittel sicher verstauen
2 Personen
- 65
Abfall sammeln
4 Personen
- 66
Gelände aufräumen
4 Personen
- 67
Tische und Stühle abwischen
3 Personen
- 68
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 69
Bühne abbauen
4 Personen
- 70
Beschallungsanlage abbauen
4 Personen
- 71
Beleuchtung abbauen
2 Personen
- 72
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 73
Dekoration entfernen
2 Personen
- 74
Location reinigen
4 Personen
- 75
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
- 76
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 77
Restbestand einlagern
2 Personen
- 78
Müll entsorgen
2 Personen
- 79
Fundsachen sammeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- KlappischeAnz. 10
- KlappstühleAnz. 100
- BarhockerAnz. 8
- BiertischeAnz. 6
- StehtischeAnz. 8
- BühnenelementeAnz. 12
- KünstlerstühleAnz. 8
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 40
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServierschalenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 8
- KaffeekannenAnz. 4
Ausstattung
- PA-LautsprecherAnz. 2
- SubwooferAnz. 2
- Mischpult
- BühnkabelAnz. 20
- MikrofoneAnz. 6
- MikrofonständerAnz. 6
- DI-BoxenAnz. 4
- KopfhörerAnz. 2
- KabeltrommelnAnz. 6
- SteckdosenleistenAnz. 10
- KabelkanäleAnz. 12
Beleuchtung
- LED-LichtleistenAnz. 8
- BühnenstrahlerAnz. 4
- StimmungsbeleuchtungAnz. 10
- BatterielaternenAnz. 8
- LichtstativeAnz. 4
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 12
- EventplakateAnz. 10
- Bühnenhintergrund
- TischdekorationAnz. 12
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 3
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- InduktionskochplattenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierbesteckAnz. 12
- BarbänkeAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 10
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- PutzeimerAnz. 3
- RecyclingbehälterAnz. 4
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- FeuerlöscherAnz. 2
- AbsperrgitterAnz. 12
- TaschenlampenAnz. 6
- WarnwestenAnz. 10
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere die Location zuerst und beantrage die Genehmigung, bevor du Einladungen verschickst. Kläre dabei auch, bis wann Musik, Besucherzahl und Ausschank gemeldet werden müssen.
- Bestätige Künstler, Tonanlage und Stromversorgung spätestens mehrere Wochen vor dem Konzert. Für eine Bühne mit PA-Lautsprechern, Subwoofern, Mischpult und Mikrofonen brauchst du außerdem einen verbindlichen Aufbau- und Soundcheck-Zeitplan.
- Lege den Schlechtwetterplan nicht erst am Veranstaltungstag fest. Bestätige Partyzelte, überdachte Bereiche und einen Ausweichablauf mindestens 48 Stunden vorher anhand der Wettervorhersage.
- Plane Getränke und Verpflegung nach der erwarteten Besucherzahl und kühle die Getränke rechtzeitig. Wiederverwendbare Trinkgläser, Teller, Besteck und Servierschalen müssen vor dem Eintreffen der Lieferungen geprüft und gezählt werden.
- Führe am Veranstaltungstag zuerst eine Ortsbegehung durch und kontrolliere Kabel, Kabeltrommeln, Steckdosenleisten und Kabelkanäle. Drucke die Besucherliste aus, richte Kasse und Zahlungsmittel ein und halte Erste-Hilfe-Absprachen sowie Sicherheitsdienst vor Einlass einsatzbereit.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man ein Open-Air-Konzert anmelden?
- Beantrage die Genehmigung möglichst 8 bis 12 Wochen vor dem Konzert. Je nach Gemeinde können zusätzlich Angaben zu Lärm, Strom, Ausschank, Sicherheit und erwarteter Besucherzahl verlangt werden.
- Wann sollte man die Tonanlage für ein Open-Air-Konzert reservieren?
- Reserviere PA-Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, Mikrofone und Kabel idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. Der Aufbau sollte am Veranstaltungstag mindestens 3 Stunden vor dem Einlass beginnen, damit ein vollständiger Soundcheck möglich ist.
- Was macht man bei schlechtem Wetter während eines Open-Air-Konzerts?
- Lege mindestens 48 Stunden vorher fest, ob Partyzelte, ein Ausweichort oder eine Verschiebung genutzt werden. Prüfe am selben Morgen erneut Wind- und Regenlage und kommuniziere die Entscheidung vor dem Einlass an alle Angemeldeten.
- Wie viel Getränke braucht man für ein Open-Air-Konzert?
- Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Bei warmem Wetter solltest du zusätzlich Wasser einplanen und die Getränke spätestens am Vortag kühlen.
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