Organiser un concert en plein air, étape par étape

Un concert en plein air se prépare dans un ordre précis : le lieu et les autorisations d’abord, puis les artistes, la technique, la sécurité et l’accueil du public. Prévoyez une marge pour les livraisons, le montage de la scène et les essais sonores. La météo, l’alimentation électrique et les premiers secours sont souvent traités trop tard. Ce guide vous aide à structurer les 79 tâches du plan sans perdre de vue le déroulement du jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Demander une autorisation
3
Confirmer les artistes
4
Réserver la sono
5
Prévoir l’alimentation électrique
6
Réserver le catering
7
Organiser la sécurité
8
Prendre les dispositions de premiers secours
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Publier le programme
13
Vérifier les prévisions météo
14
Confirmer le plan en cas de mauvais temps
2 personnes
15
Imprimer la liste des visiteurs
16
Envoyer les informations sur les artistes
17
Vérifier le matériel
2 personnes
18
Faire les courses
3 personnes
19
Refroidir les boissons
2 personnes
20
Préparer les en-cas
3 personnes
21
Rassembler les fichiers musicaux
22
Installer la caisse et les moyens de paiement
2 personnes
23
Inspecter le lieu
3 personnes
24
Réception des livraisons
3 personnes
25
Monter la scène
4 personnes
26
Installer le système de sonorisation
4 personnes
27
Brancher les microphones
2 personnes
28
Brancher l’éclairage
2 personnes
29
Sécuriser les câbles électriques
3 personnes
30
Installer les tables
3 personnes
31
Installer les chaises
3 personnes
32
Installer les tentes de fête
4 personnes
33
Aménager le bar
3 personnes
34
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
35
Installer la décoration
2 personnes
36
Balisage de l’accès
2 personnes
37
Placer les panneaux d’information
2 personnes
38
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
39
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
40
Accueillir les artistes
2 personnes
41
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
42
Refroidir le catering
2 personnes
43
Tenir le briefing de l’équipe
4 personnes

Événement

44
Tenir l'entrée
3 personnes
45
Accueillir les visiteurs
3 personnes
46
Annoncer le programme
47
Servir des amuse-bouches
3 personnes
48
Servir les boissons
4 personnes
49
Encadrer la première prestation
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
52
Maintenir la propreté de l’espace public
2 personnes
53
Accompagner la deuxième prestation
2 personnes
54
Fournir de l’eau aux artistes
55
Gérer les réglages d’éclairage
56
Accompagner le troisième spectacle
2 personnes
57
Servir les amuse-bouches chauds
3 personnes
58
Vérifier le stock du bar
59
Encadrer la prestation principale
3 personnes
60
Annoncer le dernier tour
61
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
4 personnes
62
Fermer le bar
3 personnes

Suivi

63
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
64
Stocker les aliments en toute sécurité
2 personnes
65
Rassembler les déchets
4 personnes
66
Ranger le site
4 personnes
67
Essuyer les tables et les chaises
3 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Démonter la scène
4 personnes
70
Démonter le système de sonorisation
4 personnes
71
Démonter l’éclairage
2 personnes
72
Démonter les tentes de fête
4 personnes
73
Retirer la décoration
2 personnes
74
Nettoyer le lieu
4 personnes
75
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
76
Retourner les matériels
2 personnes
77
Ranger le stock restant
2 personnes
78
Évacuer les déchets
2 personnes
79
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 100
Tabourets de barqté 8
Tables de bièreqté 6
Tables hautesqté 8
Éléments de podiumqté 12
Chaises pour artistesqté 8

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Pichets à caféqté 4

Équipement

Haut-parleurs PAqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Câbles de scèneqté 20
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Casque audioqté 2
Enrouleurs électriquesqté 6
Multiprisesqté 10
Goulottes de câblesqté 12

Éclairage

Barres lumineuses LEDqté 8
Projecteurs de scèneqté 4
Éclairage d’ambianceqté 10
Lampes à pilesqté 8
Pieds d’éclairageqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Affiches de l’événementqté 10
Fond de scène
Décoration de tableqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs à glaceqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4
Plaques à inductionqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Couverts de serviceqté 12
Plateaux de barqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seaux de nettoyageqté 3
Bacs de recyclageqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Barrières de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 6
Gilets de sécuritéqté 10

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le lieu et les autorisations au moins 8 à 12 semaines avant le concert. Vérifiez notamment les horaires autorisés, l’accès des livraisons, la capacité d’accueil et les contraintes sonores.
Confirmez les artistes avant de réserver la sonorisation. Demandez ensuite leurs besoins techniques, leurs fichiers musicaux et leurs horaires d’arrivée afin d’établir un conducteur réaliste.
Prévoyez l’alimentation électrique avant le montage : la sono, la table de mixage, l’éclairage LED et les autres équipements ne doivent pas partager des rallonges surchargées. Gardez les câbles protégés par des goulottes.
Fixez une échéance météo à 48 heures, puis appliquez le plan prévu en cas de mauvais temps. Les tentes, les lampes à piles, les boissons et le matériel sensible à l’humidité doivent être attribués à des personnes précises.
Le jour du concert, gardez au moins 2 heures entre l’arrivée des livraisons et l’ouverture au public. Utilisez ce créneau pour inspecter le lieu, monter la scène, vérifier le matériel, installer la caisse et effectuer les essais sonores.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert en plein air ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines pour réserver le lieu, obtenir l’autorisation, confirmer les artistes et organiser la sécurité. Un délai plus court reste possible, mais il réduit vos choix de prestataires et votre marge en cas d’imprévu.
Quand faut-il vérifier la météo pour un concert en plein air ?: Faites une première vérification 7 jours avant, puis une décision opérationnelle 48 heures avant l’ouverture. À ce moment-là, confirmez si le concert est maintenu, déplacé ou adapté selon le plan prévu en cas de mauvais temps.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une scène et la sonorisation ?: Réservez au moins 4 heures pour la livraison, le montage de la scène, le câblage, l’installation des haut-parleurs et les essais. Ajoutez 1 heure de marge si le lieu est difficile d’accès ou si plusieurs artistes se succèdent.
Quand envoyer les informations pratiques aux visiteurs et aux artistes ?: Envoyez les informations aux artistes 7 jours avant, avec les horaires, les besoins techniques et les consignes d’arrivée. Pour le public, transmettez le programme et les informations pratiques au moins 3 jours avant le concert, puis imprimez la liste des visiteurs le jour même.

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