Cómo organizar un concierto al aire libre sin perder el control
Un concierto al aire libre se organiza en un orden concreto: primero aseguras el lugar, los permisos y los artistas; después cierras sonido, electricidad, catering y seguridad. Las inscripciones y las preferencias dietéticas deben quedar resueltas antes de publicar el programa. En la última semana se confirma el pronóstico, el plan para mal tiempo y cada entrega. El día del concierto, una inspección temprana evita que el montaje del escenario, los cables o los pagos se conviertan en problemas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Solicitar permiso
- 3
Confirmar a los artistas
- 4
Reservar el equipo de sonido
- 5
Asegurar el suministro eléctrico
- 6
Reservar el catering
- 7
Organizar la seguridad
- 8
Organizar primeros auxilios
- 9
Enviar invitaciones
2 personas
- 10
Gestionar inscripciones
2 personas
- 11
Recoger preferencias dietéticas
- 12
Publicar el programa
- 13
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 14
Confirmar el plan para mal tiempo
2 personas
- 15
Imprimir la lista de visitantes
- 16
Enviar la información de los artistas
- 17
Comprobar los materiales
2 personas
- 18
Hacer la compra
3 personas
- 19
Enfriar bebidas
2 personas
- 20
Preparar aperitivos
3 personas
- 21
Reunir archivos de música
- 22
Preparar la caja y los medios de pago
2 personas
- 23
Inspeccionar el lugar
3 personas
- 24
Recibir entregas
3 personas
- 25
Montar el escenario
4 personas
- 26
Montar el sistema de sonido
4 personas
- 27
Conectar los micrófonos
2 personas
- 28
Conectar la iluminación
2 personas
- 29
Asegurar los cables eléctricos
3 personas
- 30
Montar mesas
3 personas
- 31
Colocar las sillas
3 personas
- 32
Montar carpas
4 personas
- 33
Montar la barra
3 personas
- 34
Montar el buffet de catering
3 personas
- 35
Colgar la decoración
2 personas
- 36
Señalizar la ruta de acceso
2 personas
- 37
Colocar los paneles informativos
2 personas
- 38
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
- 39
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
- 40
Recibir a los artistas
2 personas
- 41
Hacer la prueba de sonido
4 personas
- 42
Refrigerar el catering
2 personas
- 43
Realizar briefing al personal
4 personas
Evento
- 44
Atender la entrada
3 personas
- 45
Recibir a los visitantes
3 personas
- 46
Anunciar el programa
- 47
Servir aperitivos
3 personas
- 48
Servir las bebidas
4 personas
- 49
Acompañar la primera actuación
2 personas
- 50
Rellenar las bebidas
2 personas
- 51
Reponer el bufé
2 personas
- 52
Mantener limpia la zona del público
2 personas
- 53
Acompañar la segunda actuación
2 personas
- 54
Proporcionar agua a los artistas
- 55
Controlar las luces
- 56
Acompañar la tercera actuación
2 personas
- 57
Servir aperitivos calientes
3 personas
- 58
Comprobar las existencias del bar
- 59
Coordinar la actuación principal
3 personas
- 60
Anunciar la última ronda
- 61
Hacer que los visitantes salgan de forma segura
4 personas
- 62
Cerrar el bar
3 personas
Seguimiento
- 63
Apagar el sistema de sonido
2 personas
- 64
Almacenar los alimentos de forma segura
2 personas
- 65
Recoger la basura
4 personas
- 66
Limpiar el recinto
4 personas
- 67
Limpiar mesas y sillas
3 personas
- 68
Lavar la vajilla
3 personas
- 69
Desmontar el escenario
4 personas
- 70
Desmontar el sistema de sonido
4 personas
- 71
Desmontar la iluminación
2 personas
- 72
Desmontar las carpas
4 personas
- 73
Retirar la decoración
2 personas
- 74
Limpiar el lugar
4 personas
- 75
Comprobar los objetos prestados
2 personas
- 76
Devolver los materiales
2 personas
- 77
Guardar el stock restante
2 personas
- 78
Llevar la basura
2 personas
- 79
Recoger objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesas plegablescant. 10
- Sillas plegablescant. 100
- Taburetes de barcant. 8
- Mesas de cervezacant. 6
- Mesas altascant. 8
- Piezas de escenariocant. 12
- Sillas para artistascant. 8
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 40
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de servircant. 12
- Cucharonescant. 8
- Jarras de cafécant. 4
Equipo
- Altavoces de PAcant. 2
- Subwooferscant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables del escenariocant. 20
- Micrófonoscant. 6
- Soportes de micrófonocant. 6
- Cajas DIcant. 4
- Auricularescant. 2
- Enrollacablescant. 6
- Regletascant. 10
- Canaletas para cablescant. 12
Iluminación
- Barras de luz LEDcant. 8
- Focos de escenariocant. 4
- Iluminación ambientalcant. 10
- Linternas a pilascant. 8
- Trípodes de iluminacióncant. 4
Decoración
- Guirnaldascant. 12
- Carteles del eventocant. 10
- Telón de fondo del escenario
- Decoración de mesacant. 12
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Cajas de hielocant. 3
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Placas de induccióncant. 2
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Cubiertos de serviciocant. 12
- Bandejas para barbacoacant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cubos de limpiezacant. 3
- Contenedores de reciclajecant. 4
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Extintorescant. 2
- Vallas de separacióncant. 12
- Linternascant. 6
- Chalecos reflectantescant. 10
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva el lugar y solicita los permisos antes de confirmar el programa. Deja varias semanas de margen para recibir autorizaciones y comprueba qué requisitos aplican al sonido, los horarios y la asistencia prevista.
- Confirma por escrito a los artistas, el equipo de sonido y el suministro eléctrico. Verifica que la potencia disponible cubra la mesa de mezclas, los altavoces, los subwoofers y la iluminación, y prepara enrollacables, regletas y canaletas para evitar cables sueltos.
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de encargar el catering. Calcula las raciones con el número confirmado de visitantes y enfría las bebidas con varias horas de antelación, no justo cuando empieza el concierto.
- Publica el programa solo después de confirmar artistas, horarios y necesidades técnicas. Envía a cada artista su información de llegada y prepara sillas, micrófonos, soportes, cajas DI y archivos de música antes del montaje.
- Comprueba el pronóstico y activa el plan para mal tiempo con al menos 24 horas de margen. Inspecciona el lugar a primera hora, recibe las entregas, monta el escenario y deja preparada la caja con los medios de pago antes de abrir el acceso.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que pedir permiso para un concierto al aire libre?
- Solicítalo varias semanas antes de la fecha y no confirmes todos los detalles públicos hasta recibir la autorización. El plazo exacto depende del lugar y de la administración, así que consúltalo antes de reservar artistas o publicar el programa.
- ¿Cuándo se debe contratar el equipo de sonido?
- Resérvalo en cuanto estén confirmados el lugar y los artistas, preferiblemente con varias semanas de margen. Como mínimo, confirma antes del programa qué altavoces, subwoofers, micrófonos, cajas DI y conexiones necesita cada actuación.
- ¿Cuánta bebida se calcula para un concierto al aire libre?
- Para la primera hora, calcula aproximadamente dos o tres bebidas por persona y ajusta el total según la duración y el calor. Enfría una primera tanda con varias horas de antelación y reserva vasos reutilizables suficientes para evitar interrupciones durante el servicio.
- ¿Cuándo hay que decidir qué hacer si llueve?
- Define el plan alternativo al menos 24 horas antes y comunícalo a artistas, equipo y visitantes si cambia el lugar o el horario. No esperes al montaje: las carpas, las conexiones eléctricas y la protección del escenario requieren tiempo para comprobarse.
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