Zo organiseer je een openluchtconcert

Begin met datum, locatie en capaciteit; die bepalen vrijwel alle volgende keuzes. Regel daarna vergunningen, artiesten, podium, geluid, beveiliging, EHBO en toiletten voordat je uitnodigingen verstuurt. Werk vanaf vier weken vooraf met een draaiboek voor leveringen, crew, opbouw en stroom. Controleer de weersverwachting uiterlijk 48 uur van tevoren en leg een alternatief vast, zodat je niet op de concertdag hoeft te improviseren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Vergunningen aanvragen
3
Artiesten reserveren
4
Geluidsapparatuur reserveren
5
Podium reserveren
6
Beveiliging reserveren
7
EHBO regelen
8
Toiletten reserveren
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Programma publiceren
13
Weersverwachting controleren
14
Alternatief weerplan bevestigen
2 personen
15
Artiesteninformatie versturen
16
Crewrooster maken
17
Leveringen bevestigen
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
21
Locatie afzetten
3 personen
22
Podium opbouwen
6 personen
23
Geluidsinstallatie plaatsen
4 personen
24
Lichtinstallatie plaatsen
3 personen
25
Stroomvoorziening aansluiten
3 personen
26
Tenten opzetten
4 personen
27
Tafels opstellen
3 personen
28
Stoelen plaatsen
4 personen
29
Drankuitgifte inrichten
3 personen
30
Cateringbuffet inrichten
3 personen
31
Toiletten controleren
2 personen
32
Afvalpunten plaatsen
2 personen
33
Versiering ophangen
3 personen
34
Artiesten ontvangen
2 personen
35
Artiestencatering klaarzetten
2 personen
36
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
37
Lichttest uitvoeren
3 personen
38
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen
39
Kassa en betaalterminal testen
2 personen
40
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

41
Publieksingang openen
4 personen
42
Bezoekers ontvangen
4 personen
43
Programma en route uitleggen
2 personen
44
Hapjes serveren
4 personen
45
Dranken serveren
4 personen
46
Dranken bijvullen
3 personen
47
Buffetvoorraad aanvullen
2 personen
48
Publieksruimte schoonhouden
3 personen
49
Afvalbakken legen
2 personen
50
Toiletten controleren
2 personen
51
Artiesten begeleiden
2 personen
52
Optredens aankondigen
53
Publieksveiligheid bewaken
4 personen
54
EHBO aanspreekpunt bemannen
2 personen
55
Geluidsniveau controleren
56
Licht bedienen
2 personen
57
Laatste optreden begeleiden
3 personen
58
Publiek naar uitgang begeleiden
4 personen
59
Drankverkoop afsluiten
2 personen

Nazorg

60
Apparatuur uitschakelen
3 personen
61
Terrein ontruimen
5 personen
62
Afval verzamelen
4 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Catering afbouwen
3 personen
65
Locatie schoonmaken
5 personen
66
Podium laten afbouwen
6 personen
67
Geluidsapparatuur laten afbouwen
4 personen
68
Lichtapparatuur laten afbouwen
3 personen
69
Tenten en meubilair afbreken
5 personen
70
Materialen sorteren
3 personen
71
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Biertafelsaantal 10
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 150
Barkrukkenaantal 12
Afvalbakkenaantal 12
Dranghekkenaantal 30
Garderoberekkenaantal 2

Apparatuur

Podium
Podiumtrapaantal 2
Frontspeakersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Monitorspeakersaantal 4
Mengtafel
Draadloze microfoonsaantal 4
Bedrade microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 8
DI-boxenaantal 4
XLR-kabelsaantal 16
Jackkabelsaantal 10
Stroomhaspelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 12
Kabelmattenaantal 20
Reservebatterijenaantal 24

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Lichtcontroller
Prikkabelsaantal 6
Bouwlampenaantal 4
Zaklampenaantal 6

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 400
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 250
Vorkenaantal 250
Messenaantal 250
Lepelsaantal 150
Serveerbladenaantal 12
Scharenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Tangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Voedselbakkenaantal 20

Decoratie

Podiumdoekenaantal 4
Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 150
Tafelkledenaantal 18
Programmabordenaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Polsbandjesaantal 350
Naamstickersaantal 100

Schoonmaak

Stofzuiger
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 3
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Toiletborstelsaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de stroom vóór je geluids- en lichtapparatuur reserveert. Tel het vermogen van frontspeakers, subwoofers, monitors, mengtafel, LED-spots en bouwlampen op en laat kabels met kabelmatten afdekken.
Maak het crewrooster in blokken van 2 tot 3 uur. Wijs per blok iemand aan voor artiesten, publiek, backstage, leveringen en een snelle controle van stroomhaspels, stekkerdozen en microfoons.
Stuur artiesteninformatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld het programma, aankomsttijd, podiummaat, beschikbare microfoons en DI-boxen, soundchecktijd en een telefoonnummer voor de opbouwdag.
Controleer niet alleen de weersverwachting, maar ook wind en ondergrond. Bevestig uiterlijk 48 uur vooraf of partytenten, dranghekken, podium en kabelmatten veilig kunnen blijven staan of welke alternatieve opstelling je gebruikt.
Leg gekoelde dranken pas na de laatste leveringscontrole op hun vaste plek. Houd per bezoeker voor het eerste uur 2 tot 3 drankjes aan en reserveer extra opslagruimte voor crew en artiesten.?

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een openluchtconcert organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met locatie, vergunningen, artiesten, podium en geluid. Verstuur uitnodigingen pas wanneer capaciteit, programma en basisvoorzieningen bevestigd zijn.
Wanneer vraag ik een vergunning aan voor een openluchtconcert?: Vraag de vergunning aan zodra datum, locatie en verwachte bezoekersaantal vaststaan, bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Controleer de lokale termijn, want die kan per gemeente verschillen.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een openluchtconcert?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 tot 2 per uur. Koop gekoelde voorraad niet pas op de concertdag: plan de levering en opslag uiterlijk 1 dag vooraf.
Wanneer maak ik een weerplan voor een openluchtconcert?: Maak het alternatieve weerplan bij de start van de organisatie en bevestig de uitvoering 48 uur vooraf. Controleer op de dag zelf opnieuw wind, regen en onweerskans voordat podium, tenten en licht worden opgebouwd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.