Ein Open-Air-Konzert Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Open-Air-Konzert entscheidet die Reihenfolge über einen reibungslosen Ablauf. Kläre zuerst Datum, Ort und Genehmigungen, bevor du Künstler, Bühne und Technik fest buchst. Danach folgen Sicherheit, Erste Hilfe, Toiletten und die Kommunikation mit Gästen und Crew. Plane außerdem früh einen Wetterplan: Bühne, Strom, Tonanlage und Beleuchtung lassen sich nicht kurzfristig improvisieren.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Genehmigungen beantragen
3
Künstler reservieren
4
Tonanlage reservieren
5
Bühne reservieren
6
Sicherheit buchen
7
Erste Hilfe organisieren
8
Toiletten reservieren
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Programm veröffentlichen
13
Wettervorhersage prüfen
14
Alternativen Wetterplan bestätigen
2 Personen
15
Künstlerinformationen versenden
16
Crewplan erstellen
17
Lieferungen bestätigen
18
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
19
Einkaufen gehen
3 Personen
20
Getränke gekühlt lagern
2 Personen
21
Ort absperren
3 Personen
22
Bühne aufbauen
6 Personen
23
Beschallungsanlage aufstellen
4 Personen
24
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
25
Stromversorgung anschließen
3 Personen
26
Zelte aufbauen
4 Personen
27
Tische aufstellen
3 Personen
28
Stühle aufstellen
4 Personen
29
Getränkeausgabe einrichten
3 Personen
30
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
31
Toiletten kontrollieren
2 Personen
32
Müllstationen aufstellen
2 Personen
33
Dekoration aufhängen
3 Personen
34
Künstler empfangen
2 Personen
35
Catering für Künstler bereitstellen
2 Personen
36
Soundcheck durchführen
4 Personen
37
Lichttest durchführen
3 Personen
38
Sicherheitskontrolle durchführen
3 Personen
39
Kasse und Zahlungsterminal testen
2 Personen
40
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

41
Publikumseingang öffnen
4 Personen
42
Besucher empfangen
4 Personen
43
Programm und Route erläutern
2 Personen
44
Snacks servieren
4 Personen
45
Getränke servieren
4 Personen
46
Getränke nachfüllen
3 Personen
47
Buffetvorräte auffüllen
2 Personen
48
Publikumsbereich sauber halten
3 Personen
49
Mülleimer leeren
2 Personen
50
Toiletten kontrollieren
2 Personen
51
Künstler betreuen
2 Personen
52
Auftritte ankündigen
53
Publikumssicherheit überwachen
4 Personen
54
Erste-Hilfe-Anlaufstelle besetzen
2 Personen
55
Lautstärke kontrollieren
56
Licht steuern
2 Personen
57
Letzten Auftritt begleiten
3 Personen
58
Publikum zum Ausgang begleiten
4 Personen
59
Getränkeverkauf abschließen
2 Personen

Nachbereitung

60
Geräte ausschalten
3 Personen
61
Gelände räumen
5 Personen
62
Abfall sammeln
4 Personen
63
Geschirr abwaschen
3 Personen
64
Catering abbauen
3 Personen
65
Location reinigen
5 Personen
66
Bühne abbauen lassen
6 Personen
67
Beschallungsanlage abbauen lassen
4 Personen
68
Lichttechnik abbauen lassen
3 Personen
69
Zelte und Möbel abbauen
5 Personen
70
Materialien sortieren
3 Personen
71
Materialien zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
BiertischeAnz. 10
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 150
BarhockerAnz. 12
AbfallbehälterAnz. 12
AbsperrgitterAnz. 30
GarderobenständerAnz. 2

Ausstattung

Bühne
BühnentreppeAnz. 2
FrontlautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
MonitorlautsprecherAnz. 4
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 4
KabelmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 8
DI-BoxenAnz. 4
XLR-KabelAnz. 16
JackkabelAnz. 10
KabeltrommelnAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 12
KabelmattenAnz. 20
ErsatzbatterienAnz. 24

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
Lichtcontroller
LichterkettenAnz. 6
BaustrahlerAnz. 4
TaschenlampenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 400
WeingläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 250
GabelnAnz. 250
MesserAnz. 250
LöffelAnz. 150
ServiertablettsAnz. 12
ScherenAnz. 4

Küche

KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
ZangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8
LebensmittelboxenAnz. 20

Dekoration

BühnentücherAnz. 4
WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 150
TischdeckenAnz. 18
ProgrammschilderAnz. 6
WegweiserAnz. 12
ArmbänderAnz. 350
NamensaufkleberAnz. 100

Reinigung

Staubsauger
BesensetsAnz. 4
BodenabzieherAnz. 3
EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Beantrage Genehmigungen möglichst 8 bis 12 Wochen vor dem Konzert. Kläre dabei auch Auflagen zu Lärm, Strom, Fluchtwegen und Absperrgittern.
Buche Künstler, Bühne, Tonanlage, Licht und Sicherheit erst nach der Ortsbestätigung. Für Aufbau und Soundcheck solltest du mindestens 6 Stunden vor Einlass einplanen.
Lege spätestens 14 Tage vorher fest, wie das Konzert bei Regen weitergeht oder abgesagt wird. Partyzelte allein ersetzen keinen sicheren Plan für Bühne, Strom und Publikumsbereich.
Schicke Künstlern und Crew ihre Informationen mindestens 7 Tage vorher: Ankunft, Aufbauzeiten, Ansprechpartner, Parkmöglichkeit und technische Anforderungen.
Prüfe Lieferungen und Einkäufe 2 bis 3 Tage vor dem Konzert. Getränke müssen vor Einlass gekühlt sein; Kabel, Ersatzbatterien, Kabelmatten und Taschenlampen werden oft erst beim Aufbau vermisst.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Open-Air-Konzert anmelden?: Rechne mit 8 bis 12 Wochen Vorlauf für Genehmigungen, besonders bei öffentlichem Raum, verstärktem Ton und erwarteten Besucherzahlen. Prüfe die örtlichen Fristen sofort nach der Termin- und Ortsbestätigung.
Wann sollte die Technik für ein Open-Air-Konzert aufgebaut werden?: Beginne mindestens 6 Stunden vor dem Einlass mit Bühne, Strom, Beschallung und Licht. Plane danach Zeit für Soundcheck, Sicherheitsprüfung und eine Reserve von etwa 60 Minuten ein.
Wie viele Toiletten braucht ein Open-Air-Konzert?: Als grobe Planung kannst du mit einer Toilette je 50 bis 75 erwarteten Gästen rechnen. Bestelle sie mindestens 4 bis 6 Wochen vorher und kläre Reinigung, Zugang und Standfläche.
Was macht man bei Regen bei einem Open-Air-Konzert?: Lege spätestens 14 Tage vorher einen konkreten Alternativplan fest. Entscheide darin, ob das Konzert verschoben, in einen geeigneten Bereich verlegt oder abgesagt wird, und wann Gäste und Künstler informiert werden.

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