Cómo organizar un concierto al aire libre

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Empieza por la fecha, el recinto y los permisos. Hazlo antes de reservar definitivamente a los artistas o publicar invitaciones: los trámites y las condiciones del lugar pueden cambiar el aforo, los horarios y el montaje permitido.
• Reserva juntos los elementos que dependen entre sí: escenario, sonido, iluminación, seguridad, aseos y primeros auxilios. Programa la prueba de sonido antes de abrir las puertas y deja por escrito quién entrega cada equipo y a qué hora.
• Prepara el plan de lluvia cuando confirmes el recinto, no el día anterior. Define con antelación si el concierto se cubre, se retrasa, se traslada o se cancela, y comunica ese procedimiento junto con la información del programa.
• No dejes la electricidad para el montaje final. Antes de conectar la mesa de mezclas, los altavoces, los focos LED y las guirnaldas, comprueba la potencia disponible, los enrollacables, las regletas, las protecciones de cable y las baterías de repuesto.
• Organiza el acceso del público y del equipo por separado. Delimita el recinto con vallas, coloca aseos, papeleras, mesas y sillas, y entrega al personal un horario con las horas de llegada, montaje, prueba, actuación y desmontaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto al aire libre?

Empieza entre 8 y 12 semanas antes si habrá artistas contratados, permisos y proveedores técnicos. Reserva primero el lugar, tramita los permisos y confirma escenario, sonido, seguridad y aseos antes de anunciar el programa.

¿Qué permisos necesito para un concierto al aire libre?

Depende del municipio, el recinto, el horario, el aforo y el nivel de sonido. Consulta los requisitos al menos 6 u 8 semanas antes y no cierres la comunicación pública hasta saber qué autorizaciones son necesarias.

¿Cuándo se debe montar el escenario y probar el sonido?

Programa la llegada del escenario y del equipo técnico varias horas antes de la apertura. Reserva como mínimo 2 horas para montar, conectar electricidad, instalar sonido e iluminación y hacer una prueba completa con los artistas.

¿Qué hacer si llueve durante un concierto al aire libre?

Define el plan alternativo antes de vender o enviar invitaciones: cubierta, traslado, retraso o cancelación. Comprueba el pronóstico 24 y 6 horas antes, y comunica cualquier cambio por el canal que hayas indicado al público.

Planes parecidos a este

• Checklist para organizar la apertura de temporada del camping
• Checklist para organizar una Barbacoa del Día del Padre
• Checklist para organizar una boda al aire libre
• Checklist para organizar una boda bohemia